El mantenimiento de altos y robustos estándares éticos se suman a la adhesión a leyes nacionales e internacionales, reglamentos, requisitos, códigos y contratos que debe observar una organización.
El punto 10 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance es probablemente nuestro favorito del estándar. ¿Por qué? Es que, si llegamos allí, ya debimos haber implementado el CMS, pero no por eso podemos considerar que todo está resuelto y no queda nada por hacer. Imagina que tienes una receta ganadora y que a medida que pasa el tiempo y la vas preparando, te animas a incorporar nuevos ingredientes o a eliminar otros. El resultado es una versión genial de la fórmula y te sorprendes gratamente: ¡mejoraste! De eso trata este apartado.
El apartado 9 de la ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar, la tercera fase del ciclo PHVA, sin la cual —advierte el artículo— nos encontraríamos en un ciclo interminable de hacer, sin comprobar en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos ni evaluar cuál es el grado de cumplimiento del CMS. El apartado se estructura en varios puntos clave: el 9.1.2 exige nutrirse de fuentes de retroalimentación —trabajadores, clientes, proveedores y registros de actividad— para conocer el nivel real de cumplimiento; el 9.1.3 se centra en los indicadores, descritos como una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance; el 9.1.4 regula los informes de cumplimiento, que deben garantizar que el desempeño del CMS es informado a las partes interesadas pertinentes; y el 9.1.5 exige un mantenimiento riguroso de los registros por su valor probatorio. A esto se suman la auditoría interna (9.2), clave para detectar fallos que no sabíamos que existían, y la revisión por la dirección (9.3 y 9.4), que debe traducirse en decisiones documentadas sobre cambios en la política, los procesos y las áreas de mejora continua del sistema.
¿Alguna vez pusiste en duda la utilidad del ciclo PHVA? Todas las normas tienen que ver con el ciclo de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar. El punto 9 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar. Engloba la evaluación de desempeño (9), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1), entre otros.
Cómo plantear inquietudes, crear controles e investigar; a la norma ISO 37301 no se le escapa nada y estamos seguros de que si implementas este estándar de forma adecuada tendrás resultados sobresalientes.
El punto 7 de la norma ISO 37301 – Sistemas de gestión de compliance es uno de los más extensos e importantes del estándar y se titula Soporte (en algunos estándares la traducción al castellano de esta sección se le denomina apoyo en la HLS).
La planificación puede ser el terror de las almas libres y una bofetada al conocido y cómodo “dejar que fluya”. Pero en el mundo organizacional las sorpresas que nos brinda la improvisación pueden conducir a una organización al final de su operación o costar cientos de empleos.
La Dirección en un sistema de gestión de compliance es u proceso que está compuesta por los líderes de la organización, la constituyen profesionales capaces de conducir al equipo de trabajo a la consecución del propósito y éxito corporativo.
El apartado 5.3.2 de la norma ISO 37301 es, sin exagerar, el más importante del estándar, ya que define la función de cumplimiento: el engranaje encargado de que todo el sistema de gestión de compliance funcione correctamente. Esta función abarca ocho responsabilidades clave —identificar las obligaciones de cumplimiento, documentar la evaluación de riesgos, alinear el sistema con los objetivos, monitorear y medir el desempeño, analizar la necesidad de acciones correctivas, establecer un sistema de documentación e informes, garantizar revisiones periódicas y crear un canal para plantear inquietudes—, además de supervisar que estas obligaciones se integren correctamente en políticas, procesos y procedimientos de toda la organización. La norma recomienda que esta carga recaiga en un equipo y no en una sola persona, dotado de conocimientos sólidos y actualizados sobre leyes y normativas, ya sea con personal propio o mediante servicios externos, y siempre con los recursos necesarios. Como recomendación final, ISO 37301 exige que la función de compliance cuente con tres atributos esenciales: autoridad (poderes suficientes concedidos por la dirección), respaldo (que su opinión sea escuchada y respetada) e independencia (mantenerse alejada de las actividades expuestas a riesgo).
En ocasiones, las normas no son tan específicas como deseamos y, si queremos implementarlas de forma eficaz, necesitamos encontrar el sentido de cada frase para saber de qué forma el estándar se relaciona con nosotros, nuestra organización y la forma en que asumimos los quehaceres, objetivos, operaciones, finanzas, administración, calidad y, por supuesto, compliance.
Dentro de una organización cada individuo cuenta con una posición particular desde la que hace sus labores y aportes. La empresa es un ente vivo y todo colaborador es una parte importantísima. En esta entrega abordaremos los roles, responsabilidades y autoridades (5.3) del órgano de gobierno y alta dirección (5.3.1) de acuerdo con la norma ISO 37301 – Sistemas de gestión de compliance. En los puntos citados el estándar establece las actividades específicas del órgano de gobierno y de la alta dirección que, como máximos responsables de la organización, deben llevar a cabo para garantizar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de cumplimiento.
Cuando los temas relativos al compliance se ponen difíciles en la empresa y surgen situaciones inéditas que implican disyuntivas acerca de cómo debemos proceder, es un acierto revisar la política de cumplimiento. Estamos seguros de que se cometerían menos errores si acudiéramos a este documento cuando es hora de tomar ciertas decisiones.