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Política de compliance de una empresa y objetivos según la norma ISO/FDIS 37301

La norma ISO/FDIS 37301 sitúa la política y los objetivos de compliance como los dos pilares que dan dirección a todo el sistema de gestión del cumplimiento. La política, definida y aprobada por la alta dirección, debe ser apropiada para el propósito de la organización, servir de marco para fijar objetivos, comprometerse con el cumplimiento de los requisitos aplicables y con la mejora continua; además, tiene que estar redactada en lenguaje sencillo, comunicarse a toda la plantilla y garantizar la protección frente a represalias de quien reporta una irregularidad. Los objetivos, por su parte, se derivan de esa política y pueden ser estratégicos, tácticos u operativos: deben ser medibles siempre que sea posible, hacer seguimiento continuo y actualizarse cuando cambien las circunstancias. En conjunto, política y objetivos funcionan como el timón del sistema de compliance: sin ellos, la organización navegaría a la deriva; con ellos bien alineados, la empresa puede convertir el cumplimiento normativo en una ventaja estratégica real.

Política y objetivos de compliance según ISO/FDIS 37301

Un sistema de gestión de cumplimiento requiere de un corpus sólido para ser completo. Debe estar compuesto por personas responsables de su puesta en marcha, revisión, mejora continua, entre otros. En esta entrega tomaremos en cuenta dos de los aspectos que juzgamos como particularmente relevantes: se trata de la política y los objetivos de compliance.

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Competencias del compliance officer según la norma ISO/FDIS 37301

El compliance officer es una figura clave y relativamente reciente en las organizaciones, y su eficacia depende de cuatro competencias fundamentales: autoridad para que sus recomendaciones se respeten, integridad para ganarse la credibilidad, intuición para detectar riesgos legales y reputacionales antes de que se materialicen y capacidad como modelador de conductas para instaurar una cultura ética real. La norma ISO/DIS 37301, en su apartado 7.2.2, complementa este perfil exigiendo que la formación de todos los empleados en materia de compliance esté adaptada a sus riesgos y responsabilidades, se imparta desde el inicio de la relación laboral y de forma continua, se evalúe por su eficacia y quede debidamente registrada.

Qué competencias debe tener un compliance officer

Oficial de cumplimiento, un cargo relativamente novedoso que debe ser ejercido por personas que reúnan ciertas características de formación, educación y experiencia capaces de agregar valor a las labores emprendidas por el profesional dentro de la organización.

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¿Es necesario un compliance officer en un sistema de gestión basado en la futura norma ISO 37301?

Compliance officer

El rol de oficial de cumplimiento o compliance officer, como lo conocemos hoy en día (instancias en las que participa, funciones y relevancia), es de reciente data. Aunque en ocasiones se duda de la valía de este profesional, consideramos necesario acotar que se trata de un miembro meritorio de la organización. Y no es porque estemos en contra de la polivalencia de los colaboradores, sino porque concluimos que un área tan sensible y primordial como el compliance no debería descuidarse o dejarse en manos de trabajadores que ya tienen sus quehaceres bien definidos. Reivindicamos la labor del oficial de cumplimiento porque a él le competen muchos aspectos, entre ellos tener conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa.

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Órgano de gobierno en la futura norma ISO 37301

ISO 37301

Si entendemos al órgano de gobierno como el encargado de pautar las conductas correctas a seguir en la organización y la relación de esas conductas con las partes interesadas, y deseamos llevar esta función al ámbito del compliance, debemos señalar que lo primero que requerirá la Dirección será propiciar un cambio de mentalidad, pues los esfuerzos empresariales siempre están dirigidos a generar ganancias rápidamente. Por supuesto, la compañía no es un centro de beneficencia y uno de sus objetivos primordiales es ser rentable, pero las nociones de una entidad depredadora que canibaliza recursos naturales y humanos, que es corto de vista – pues siempre mira a corto plazo – y que percibe a la ley como a una molestia de la que prefiere escapar, requieren cambiar. Desechar estos paradigmas nos lleva al cumplimiento y sostenibilidad.

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Pasos para implementar la nueva Norma ISO / FDIS 37301

ISO / FDIS 37301

Hoy por hoy, un Sistema de Gestión de Compliance, puede ser una asertiva estrategia de negocio, ya que representa grandes ventajas en cualquier organización, por medio de una efectiva gestión de riesgos, las oportunidades son aprovechadas al máximo, pudiendo así cumplir con la mejora continua y todas las obligaciones legales presentes en el contexto donde opera.

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Indicadores de compliance en la ISO 37301

ISO 37301

Dentro de los sistemas de gestión los indicadores tienen especial importancia, tanto así que nunca pueden faltar. Ellos sirven para definir en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos y evaluar cuál es el estado en que se encuentra la compañía en determina área. Si nos referimos al caso puntual de los sistemas de gestión de compliance basados en la norma ISO 37301, nos sirven para chequear qué tanto cumplimos con las políticas, protocolos y reglamentos de la empresa, leyes y disposiciones nacionales, controles, entre otros. Con los hallazgos obtenidos podemos tomar decisiones conscientes, inteligentes e informadas, puesto que nos estaríamos basando en datos y evidencias confiables. Estas herramientas son potencialmente valiosas si nos proponemos hacer crecer el negocio.

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¿Cómo ayudará a mitigar los riesgos de compliance la futura ISO 37301?

Compliance

Como asesores, auditores y consultores, nos consta que en las organizaciones incurren en incumplimientos variados por ignorancia y no por mala fe. Y el desconocimiento les juega malas pasadas a los trabajadores, puesto que no conocer las leyes, reglamentos o cláusulas de los contratos, códigos y estándares internacionales, no justifica que estos no se incumplan. Allí es cuando surgen los riesgos a los que nos debemos enfrentar cuando nos subyuga la ausencia de saber. Después de todo, ¿cómo podemos tratar riesgos cuya existencia no nos es familiar?  Es como tratarse un padecimiento que uno no puede percibir. ¿Tiene sentido tomar un analgésico cuando sentimos que todo en nuestro cuerpo marcha bien? Absolutamente no.

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Obtener la certificación ISO 19600: 10 motivos para certificarse en cumplimiento

ISO 19600

Hasta ahora la certificación en cumplimiento no había sido contemplada en el estándar, aunque sí podía acreditarse la implementación de ISO 19600 a través de la garantía aportada por un tercero. Pero ya no va a ser necesario conformarse con eso, porque obtener la certificación ISO 19600 será posible al finalizar el año 2020. Esto es gracias a la publicación próxima del nuevo estándar sobre gestión de cumplimiento, ISO 37301, el sustituto certificable de ISO 19600 tras su revisión.

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Claves para entender la futura norma ISO 37301

Norma ISO 37301

La norma ISO 37301, que para el momento de esta en versión DIS, y se estima que será publicada en marzo de este año. El estándar supone un apoyo en la promoción del compliance, también logrará comprometer a la alta gerencia en cuanto al seguimiento, medición, análisis y evaluación de la conformidad en las organizaciones. Las expectativas en la venidera norma son altas, puesto que valores como la integridad, transparencia y responsabilidad deben materializarse en forma de marco referencial claro y medible, capaz de detectar a tiempo conductas éticas inapropiadas y evasivas, y tratarlas en caso de que se presenten.

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¿Cuándo se publica la nueva norma ISO 37301?

ISO 37301

En la actualidad, el contexto mundial ha estado amenazado por la pandemia generada por el Covid-19, que ha golpeado duramente la economía, considerando que era un riesgo no previsto, para ello es sumamente importante que una organización este preparada ante cualquier tipo de adversidad y pueda adaptarse a cualquier entorno legal.

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