Indicadores de compliance KCI: qué son y seguimiento

Inicio / Indicadores de compliance KCI: seguimiento y medición en ISO 37301

5/5 - (1 voto)

Los indicadores de compliance, conocidos como KCI (Key Compliance Indicators), son las herramientas de medición que permiten al compliance officer saber si la organización realmente está alcanzando sus objetivos de cumplimiento o si, por el contrario, se está alejando de sus políticas y acercándose a riesgos legales, financieros o reputacionales. En la práctica, esto implica hacer seguimiento a aspectos como los riesgos identificados y sus controles asociados, la eficacia y el funcionamiento de los canales de denuncia, el porcentaje de cumplimiento legal alcanzado, el nivel de formación y concienciación de la plantilla o el grado de conocimiento y difusión real de la política de compliance dentro de la empresa. Contar con estos indicadores bien definidos aporta tres beneficios clave: fomenta la motivación y la participación del equipo, convierte la rendición de cuentas en una práctica habitual y permite obtener una radiografía objetiva de la evolución de la organización a lo largo del tiempo. En definitiva, sin KCI, cualquier sistema de gestión de compliance funciona a ciegas; con ellos, se convierte en una herramienta de decisión basada en evidencia.

Indicadores de cumplimiento: ¿Qué son los KCI y para qué sirven?

Los indicadores son herramientas de medición que nos ayudan a identificar si estamos logrando alcanzar nuestros objetivos. En el caso del compliance, tengamos o no un sistema de gestión, los denominaremos indicadores de cumplimiento o KCI, siglas que significan key compliance indicators. Gracias a tan útiles instrumentos, el encargado de cumplimiento de la organización puede hacerse una idea clara de la situación de la empresa y tener certezas sobre qué aspectos reforzar, encauzar y mejorar.

La utilidad de ellos, KCI, se fundamenta en la orientación que proporcionan al compliance officer, cuyas labores oscilan entre lo legal y lo voluntario. Sin indicadores, la organización correría el grave riesgo de olvidar aspectos relevantes que podrían alejarla de sus políticas de cumplimiento y acercarla a dificultades legales.

¿Cuáles son los indicadores del cumplimiento?

Entonces, ¿qué indicadores son necesarios para garantizar el cumplimiento? En el equipo de expertos de ISOTools creemos que son estos:

¿Cuáles son los riesgos legales, penales, administrativos, financieros y reputacionales que afronta la organización?
¿Existen controles destinados a mitigar, eliminar, transferir y gestionar cada uno de los riesgos?
¿La organización cuenta con varios canales de denuncias, ubicados estratégicamente, que garantizan el anonimato y son fiables para que los colaboradores no tengan reticencias a la hora de declarar?
Promedio de la eficacia de los controles. No basta con crear controles. Algunos de ellos pueden resultar inexactos o ineficientes. Por eso, periódicamente se requiere verificar el desempeño de los mismos para modificarlos, agregar nuevos o eliminarlos según convenga.
Contratos evaluados. ¿Todos los acuerdos han sido chequeados? Vale la pena hacerlo.
Porcentaje de cumplimiento legal de la organización, para saber qué tan cerca o lejos estamos del cumplimiento total.
Formación: ¿El compliance es percibido como un asunto crucial para la empresa o como un tema molesto que solo concierne a abogados? Es primordial atender este aspecto, pues el compliance depende de cada trabajador y cada uno de ellos amerita consciencia, educación y voluntad al respecto.
Establecer una política de compliance: el cumplimiento abarca más que lo legal; también implica temas voluntarios que están relacionados con la ética. Por eso es importante que desde la organización surja una declaración que precise cómo abordará el compliance, cuáles son sus prioridades y metas.
¿La política de compliance es conocida por todos los miembros de la organización? Un documento engavetado no es útil, requiere ser difundido, discutido y modificado cuando sea necesario.
Aparte de las obligaciones legales, contractuales, financieras, penales, administrativas y de política de compliance, ¿existen planes particulares de la empresa? Algunos de ellos tienen que ver con la equidad de género, prevención del delito, integridad y transparencia, planes contra el acoso sexual, discriminación, entre otros.
¿Existe una persona encargada del compliance, una figura como el compliance officer? Independientemente del tamaño de la organización y su rubro, es relevante contar con un profesional que se encargue de verificar y gestionar el cumplimiento.
¿El encargado de cumplimiento cuenta con la formación, educación y experiencia requeridas para desempeñar su cargo? Las normas ISO/FDIS 37301 y UNE ISO 19600 ofrecen aportes valiosos y concisos al respecto.
¿Existe un plan y encargados de gestionar las crisis o incumplimientos inevitables?
Ante la evaluación del desempeño, deben implementarse acciones correctivas, de ser necesario.
¿En la organización existe asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes?
¿Las obligaciones de cumplimiento son fáciles de identificar?
Si existen dudas sobre el cumplimiento, ¿a quién pueden plantearse y a través de qué medios?
Evaluación del riesgo del cumplimiento: es vital saber a qué se enfrenta la organización si llegase a incumplir.
Integrar las obligaciones de cumplimiento a cada procedimiento y proceso.
¿Qué oportunidades de mejora del cumplimiento existen? ¿Cómo abordarlas y aprovecharlas?

Los KCI permiten que siempre se revise el tema del cumplimiento y que, por ende, sea una prioridad de la que se hable, se discuta, se aprenda y se busque mejorar. Con los datos que arrojen las mediciones se pueden tomar decisiones basadas en la evidencia, lo que garantiza mejores resultados. Además, existen 3 beneficios cruciales en torno a los KCI:

Incentivan la motivación, participación y sana competencia del equipo laboral: más aún si dentro de la cultura organizacional existen incentivos y reconocimientos a la integridad, transparencia y cumplimiento.
Permiten que la rendición de cuentas sea una actividad rutinaria: así será posible mitigar riesgos de cumplimiento y sabremos que la organización destina sus recursos a actividades lícitas. Podremos comprobar que no se dedica al lavado de dinero o financiación del terrorismo.
Hacen una radiografía a la organización a través del tiempo: la compañía puede observar con datos cómo empezó, cómo ha sido el proceso y todo lo que ha aprendido y avanzado hasta ahora. ¡Y lo que le falta!

Beneficios de utilizar indicadores de compliance KCI

Incorporar indicadores de compliance no es solo un requisito de seguimiento que exige la norma ISO 37301: es una decisión estratégica que aporta beneficios tangibles a toda la organización. Cuando los KCI están bien diseñados y se utilizan de forma sistemática, dejan de ser un ejercicio de «reportar por reportar» y se convierten en una palanca real de mejora del sistema de gestión de compliance. A continuación se detallan los tres beneficios principales que reconoce la norma.

Motivación y participación del equipo

Cuando los empleados pueden ver, a través de indicadores concretos, el impacto real de su trabajo en el sistema de compliance, su nivel de implicación aumenta de forma notable. Ver reflejado en una cifra el número de formaciones completadas, las incidencias resueltas a tiempo o la reducción de riesgos en su área de trabajo genera una sensación de progreso tangible que ningún documento normativo puede transmitir por sí solo. Los KCI convierten el compliance en algo medible y, por tanto, en algo que se puede mejorar activamente, lo que fomenta que los equipos dejen de percibirlo como una obligación impuesta desde arriba y empiecen a asumirlo como parte de su propio desempeño.

Rendición de cuentas y mitigación de riesgos

Los indicadores permiten identificar con claridad quién es responsable de qué dentro del sistema de gestión de compliance, y en qué medida se están cumpliendo los compromisos asignados. Esta trazabilidad facilita que la alta dirección pueda exigir cuentas de forma objetiva, basándose en datos y no en percepciones subjetivas. Además, un seguimiento constante de los KCI permite detectar desviaciones y riesgos emergentes antes de que se materialicen en incumplimientos graves, dando a la organización margen de reacción para aplicar medidas correctivas de forma temprana, en lugar de descubrir el problema durante una auditoría o, peor aún, tras una sanción.

Seguimiento de la evolución del cumplimiento

Uno de los mayores valores de los KCI es que permiten comparar el desempeño del sistema de compliance a lo largo del tiempo, más allá de una fotografía puntual. Analizar la evolución de estos indicadores mes a mes o año a año ayuda a determinar si las acciones implementadas están dando resultado, si el nivel de riesgo de la organización está aumentando o disminuyendo, y si los recursos destinados a compliance se están utilizando de forma eficaz. Esta visión longitudinal es, además, una evidencia muy valiosa de cara a auditorías internas y externas, ya que demuestra que el sistema de gestión no es estático, sino que evoluciona y se adapta a la realidad de la organización.

Cómo utilizar los indicadores de compliance para la mejora continua

Definir buenos KCI es solo el primer paso: su verdadero valor aparece cuando se integran en un ciclo continuo de análisis y acción. Para aprovechar todo su potencial, la organización debería tener en cuenta las siguientes pautas:

Establecer una periodicidad de revisión clara: los indicadores deben analizarse con una frecuencia definida (mensual, trimestral, anual, según su naturaleza) y no únicamente cuando se acerca una auditoría.
Compararlos con objetivos previamente definidos: cada KCI debe contrastarse con la meta establecida en la planificación del sistema, de forma que sea posible identificar de un vistazo si existe una desviación relevante.
Comunicar los resultados a los niveles adecuados: tanto a la alta dirección, para la toma de decisiones estratégicas, como a los equipos operativos, para que puedan ajustar su actuación en el día a día.
Investigar las causas de las desviaciones: cuando un indicador se aleje del objetivo, no basta con registrarlo; hay que analizar qué lo ha provocado y si responde a un problema puntual o a una debilidad estructural del sistema.
Traducir los hallazgos en acciones correctivas concretas: los KCI deben alimentar directamente el ciclo de mejora continua del sistema de gestión, generando cambios reales en procesos, formación o asignación de recursos.
Revisar y actualizar los propios indicadores: con el tiempo, algunos KCI pueden dejar de ser relevantes o pueden aparecer nuevos riesgos que requieran nuevas métricas; el conjunto de indicadores debe evolucionar junto con la organización.

Utilizados de esta manera, los indicadores de compliance dejan de ser un simple requisito documental exigido por la ISO 37301 y se convierten en el motor que impulsa la mejora continua del sistema de gestión, cerrando el ciclo entre medir, analizar, actuar y volver a medir.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc., de los que dependerá la futura certificación.

Ser protecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el software ISOTools para compliance es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

Nunca ha sido tan fácil alinearse con los requisitos de las normas y conseguir la conformidad; contáctanos, y uno de nuestros asesores contactará con usted.