Competencias del compliance officer según la norma ISO/FDIS 37301

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Qué competencias debe tener un compliance officer

Oficial de cumplimiento, un cargo relativamente novedoso que debe ser ejercido por personas que reúnan ciertas características de formación, educación y experiencia capaces de agregar valor a las labores emprendidas por el profesional dentro de la organización.

A medida que pasa el tiempo, se desarrollan las tecnologías y se afianza la globalización, más enteradas están las personas acerca de las acciones organizacionales y se hacen presentes dos posibilidades: el sentido de pertenencia hacia una empresa ética y que cuenta con valores capaces de garantizar la sostenibilidad; y el alejamiento de las personas y partes interesadas para con organizaciones envueltas en escándalos, corrupción, prácticas ilegales y antiéticas.

Corresponde al oficial de cumplimiento estar versado en leyes nacionales, internacionales, códigos y reglamentos que rijan los lugares en que la empresa mantiene operaciones. También requiere saber cuáles son las prácticas ilegales más frecuentes del medio en el que trabaja, cómo prevenir, tratar y gestionar delitos, concienciar a los trabajadores acerca de ello, diseñar indicadores, metas, objetivos y plan de trabajo; además de asegurarse de contar con recursos y apoyo de la directiva, mandos medios y resto de colaboradores.

Como no es poca la responsabilidad del compliance officer, opinamos que lo ideal sería que este profesional cuente con características bien definidas, de modo que sus habilidades sean de utilidad en el trabajo. Por eso nos animamos a hacer un perfil que contiene estos elementos:

Autoridad

El oficial de cumplimiento es una figura de autoridad y tiene que ser vista como tal. De hecho, cuando el oficial haga informes y observaciones a diferentes personas, áreas o departamentos de la compañía, es vital hacer seguimiento y gestión, puesto que no acatar los consejos del oficial puede implicar incurrir en asuntos que estén al margen de la ley. No ganamos nada tomando conciencia sobre el compliance y designando a una persona que asuma la responsabilidad si luego vamos a desoír sus opiniones, que deben ser fundamentadas por situaciones que ha observado.

Integridad

Por supuesto que deseamos dotar de autoridad a nuestro compliance officer, pero para esto, él debe ganárselo al mantener una conducta intachable e íntegra desde los puntos de vista personal y profesional. De esta forma el oficial será un ejemplo a seguir y menos reticencias tendrán los compañeros a la hora de seguir sus indicaciones. Si nuestro oficial de cumplimiento no es capaz de gestionar su trabajo desde el apego a la ley, honestidad y transparencia, difícilmente su discurso cale en sus compañeros y se logre el efecto deseado.

Intuición

Esta no es una característica mística ni irracional. La intuición debe estar tan bien entrenada que, cuando surjan nuevas oportunidades, él sepa decir si conviene o no involucrarse y por qué. Puede que el trato parezca muy bueno y traiga grandes ingresos, pero ¿qué tan legal es? ¿Qué riesgos incluye? Si existen incumplimientos legales, ¿la organización podría enfrentar multas, encarcelamiento de miembros o cierre? ¿Qué riesgos reputacionales entraña la decisión? Todo esto lo debe descifrar nuestro profesional para que las negociaciones lleguen a feliz término.

Modelador de conductas

Si en la organización tienen ideas vagas sobre el cumplimiento, el oficial tiene la tarea encomiable de hacer ver que su labor no consiste en apremiar a todas las áreas de la empresa con observaciones molestas, sino que vela por la transparencia, compliance, ética y honestidad de la empresa, y que sin ellas no es posible continuar.

La norma ISO/DIS 37301, en su apartado 7.2.2 establece que la educación y formación de los empleados deberían:

• estar hechas a medida de las obligaciones y los riesgos de compliance relacionados con los roles y responsabilidades del empleado;
• cuando sea necesario, estar basadas en una evaluación de las carencias de conocimientos y competencias del empleado;
• llevarse a cabo al comienzo de la relación del empleado con la organización y posteriormente de forma continua;
• estar alineadas con el programa de formación corporativo e incorporadas en los planes anuales de formación;
• ser prácticas y fácilmente comprensibles para los empleados;
• ser relevantes para el trabajo diario de los empleados e ilustrativas de la industria, organización o sector de que se trate;
• ser lo suficientemente flexibles como para que puedan ser impartidas por varias técnicas para acomodarse a las diferentes necesidades de las organizaciones y los empleados;
• ser evaluadas por su eficacia;
• ser actualizadas siempre que sea necesario;
• ser registradas y conservadas.

Se debería considerar la necesidad de impartir formación adicional siempre que haya:

• cambios en la posición o en las responsabilidades;
• cambios en las políticas, procedimientos y procesos internos.

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Formación y experiencia del compliance officer según ISO 37301

La norma ISO 37301 no exige un perfil académico único para ejercer como compliance officer, pero sí deja claro que la organización debe garantizar que la persona designada cuenta con la formación, los conocimientos y la experiencia necesarios para desempeñar su función con solvencia. No basta con nombrar a alguien «de confianza»: el sistema de gestión de compliance exige competencia demostrable.

En la práctica, esto se traduce en un perfil que combina varias dimensiones:

• Formación jurídica y normativa: conocimiento de la legislación aplicable —nacional e internacional— en las materias que afectan a la actividad de la organización, así como de los códigos de conducta y reglamentos sectoriales.
• Conocimiento del negocio: comprensión real de cómo opera la empresa, sus procesos, sus riesgos y el contexto en el que se mueve, para poder anticipar dónde pueden surgir incumplimientos.
• Experiencia en gestión de riesgos: capacidad para identificar, evaluar y priorizar riesgos de compliance, y para diseñar controles proporcionados a cada situación.
• Habilidades de comunicación y liderazgo: el oficial de cumplimiento debe saber trasladar información compleja de forma clara a la alta dirección y, a la vez, formar y sensibilizar al resto de la plantilla.
• Actualización continua: dado que el marco normativo cambia constantemente, la norma espera que el compliance officer mantenga su formación al día mediante planes de desarrollo profesional continuo.

La ISO 37301 recomienda además que esta competencia se evalúe periódicamente, detectando posibles carencias de conocimiento y cubriéndolas mediante formación específica, tal y como se establece en el apartado 7.2 de la norma dedicado a la competencia del personal. De esta manera, la organización no solo cumple con el requisito normativo, sino que refuerza la credibilidad de la función de compliance ante el resto de la empresa.

Responsabilidades del compliance officer dentro del sistema de gestión compliance

Más allá del perfil personal y profesional, ISO 37301 define con bastante precisión qué se espera del compliance officer dentro del sistema de gestión. Sus responsabilidades no se limitan a «vigilar» que se cumplan las normas, sino que abarcan un papel activo en el diseño, implementación y mejora continua del sistema. Entre las principales funciones que la norma le atribuye destacan:

• Supervisar el diseño e implementación del sistema de gestión de compliance, asegurando que está alineado con los objetivos y el contexto de la organización.
• Informar directamente al órgano de gobierno y a la alta dirección sobre el desempeño del sistema, los riesgos detectados y los incumplimientos identificados, con acceso directo y sin filtros que puedan condicionar su independencia.
• Fomentar una cultura de compliance en toda la organización, promoviendo la formación, la sensibilización y la comunicación de las políticas y procedimientos.
• Gestionar los canales de denuncia, asegurando que las comunicaciones se reciben, investigan y gestionan de forma confidencial y sin represalias hacia quien informa.
• Evaluar la eficacia del sistema mediante auditorías internas, indicadores y revisiones periódicas, proponiendo acciones correctivas cuando sea necesario.
• Actuar con autoridad e independencia, lo que implica que debe contar con recursos suficientes y con el respaldo real de la dirección para poder ejercer su función sin interferencias.

La norma insiste en que estas responsabilidades solo tienen sentido si van acompañadas de autoridad suficiente y acceso directo a los niveles de decisión. Un compliance officer sin recursos, sin respaldo o sin capacidad de actuación se convierte en una figura meramente decorativa, incapaz de proteger a la organización de los riesgos legales, reputacionales y económicos derivados del incumplimiento.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc., de los que dependerá la futura certificación.

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