Qué es el Sistema PQRS El Sistema PQRS es una metodología estructurada que busca gestionar de manera eficiente las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones que reciben las organizaciones. Su objetivo principal es identificar oportunidades de mejora y actuar sobre ellas…
La revisión por la dirección es un proceso clave dentro del marco de calidad ISO 9001 que permite a las organizaciones evaluar la efectividad de su sistema de gestión de calidad (SGC) y establecer objetivos y planes de mejora. En este proceso, los líderes de la organización revisan la información relevante para evaluar el desempeño del SGC y tomar decisiones informadas sobre el futuro de la empresa. En este contexto, el uso de Business Intelligence (BI) puede ser un recurso valioso para la revisión por la dirección.
El pensamiento basado en riesgos es vital para el éxito sostenido. Las empresas que transitan el éxito sostenido requieren un proceso de gestión de riesgos eficaz y con el compromiso de la mejora continua. A continuación se explica como se relacionan estos conceptos.
El apartado 9 de la ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar, la tercera fase del ciclo PHVA, sin la cual —advierte el artículo— nos encontraríamos en un ciclo interminable de hacer, sin comprobar en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos ni evaluar cuál es el grado de cumplimiento del CMS. El apartado se estructura en varios puntos clave: el 9.1.2 exige nutrirse de fuentes de retroalimentación —trabajadores, clientes, proveedores y registros de actividad— para conocer el nivel real de cumplimiento; el 9.1.3 se centra en los indicadores, descritos como una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance; el 9.1.4 regula los informes de cumplimiento, que deben garantizar que el desempeño del CMS es informado a las partes interesadas pertinentes; y el 9.1.5 exige un mantenimiento riguroso de los registros por su valor probatorio. A esto se suman la auditoría interna (9.2), clave para detectar fallos que no sabíamos que existían, y la revisión por la dirección (9.3 y 9.4), que debe traducirse en decisiones documentadas sobre cambios en la política, los procesos y las áreas de mejora continua del sistema.
¿Alguna vez pusiste en duda la utilidad del ciclo PHVA? Todas las normas tienen que ver con el ciclo de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar. El punto 9 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar. Engloba la evaluación de desempeño (9), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1), entre otros.
La eficacia de un sistema de gestión de compliance (SGComp) no depende de lo bien redactado que esté en el momento de su implementación, sino de su capacidad para evolucionar de forma continua. La norma ISO/FDIS 37301 exige que la organización mejore de manera constante la idoneidad, adecuación y eficacia de su sistema, apoyándose en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar): planificar implica fijar el alcance, las responsabilidades y los riesgos de incumplimiento; hacer supone formar y concienciar a los colaboradores; verificar consiste en evaluar el sistema mediante auditorías, seguimiento y gestión de denuncias; y actuar significa implementar la mejora en todos los ámbitos de la organización. Cualquier cambio en el sistema debe planificarse teniendo en cuenta su propósito, su eficacia operativa, los recursos disponibles y la reasignación de responsabilidades. Inspirada en la filosofía Kaizen, la norma defiende que son los pequeños cambios constantes —y no las grandes transformaciones puntuales— los que, sumados en el tiempo, generan un impacto real en la sostenibilidad y reputación de la organización.
¿En qué se basa la eficacia de un sistema de gestión de compliance (SGComp)? En su capacidad de evolucionar y mejorar continuamente. La mejora, de acuerdo con Joseph Juran, es una forma de ruptura, de poner fin a hábitos viejos y poco productivos. Muchas veces la atención y esfuerzos se centran en las urgencias a resolver, pero la verdadera prioridad tiene que ver con cumplir los objetivos del sistema de gestión, puesto que una cultura de cumplimiento es la base del comportamiento ético y, por ende, de la conformidad ante leyes, reglamentos, políticas, contratos y otros compromisos que la organización adquiera. La integridad demostrada gracias al compliance asegura una reputación sólida, la justa para que los inversionistas lleguen a la empresa, mantengan allí sus capitales, al tiempo que los clientes y partes interesadas se sienten confiados al tener trato con una compañía que sí cumple.
La mejora continua es uno de los principios de la calidad total y gracias a ella y la aplicación de distintas metodologías podemos conseguir resultados excepcionales en las organizaciones.
El ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), también conocido como ciclo de Deming, es la columna vertebral de la mejora continua y está directamente alineado con la estructura y los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Este enfoque dinámico permite a las organizaciones planificar objetivos y procesos, implementarlos de manera controlada, verificar los resultados mediante seguimiento y mediciones, y finalmente actuar sobre los hallazgos para corregir desviaciones y optimizar sus sistemas de gestión de calidad. Lejos de ser un simple método teórico, el ciclo PHVA ayuda a asegurar que los procesos cuenten con los recursos adecuados, gestionen los riesgos y oportunidades, y generen mejoras sostenibles en la eficacia del sistema, integrándose de forma transversal en las cláusulas de ISO 9001 para garantizar cumplimiento, control y avance continuo.
El ciclo PHVA permite a una organización asegurarse de que sus procesos cuentan con recursos y se gestionan adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y, por tanto, se actúe en consecuencia (International Organization for Standardization, ISO 9001:2015)
En los últimos años se han llevado a cabo importantes avances en los campos de la conectividad, la movilidad, el análisis de datos y la sistematización de procesos. En el contexto de toda esta serie de innovaciones surge la denominada Industria 4.0 y con ella la Calidad 4.0. Dos conceptos que están tomando forma a nuestro alrededor en estos momentos.
Hoy en día, las actualizaciones de las normas ISO están dirigidas a facilitar la integración y comprensión de las mismas. Y como no podría ser de otra forma, así lo hace ISO DIS 22301.
La norma ISO 9001 es uno de los estándares de gestión de la calidad más implantados en las empresas a nivel mundial. Esta certificación especifica los requerimientos necesarios en la implantación y mantenimiento de un sistema de gestión de calidad, así mismo, permite a las organizaciones de cualquier sector demostrar la satisfacción de sus clientes y asegurar que trabajan por mantener y mejorar la calidad de los productos o servicios que ofrecen.