El papel que desempeñan las organizaciones en la protección del medio ambiente es esencial. Para ello, es imprescindible realizar una adecuada gestión empresarial donde se debe fomentar la sostenibilidad en la organización, porque en la actualidad, el desarrollo empresarial debe realizarse teniendo en cuenta la conciencia ambiental.
Nociones maquiavélicas como “el fin justifica los medios” van perdiendo fuerza en el mundo de los negocios. La generación de riquezas a costa del sacrificio del planeta, bienestar de los trabajadores e incumplimiento legal cada día van siendo reveladas en forma de escándalos en que clientes y partes interesadas no desean verse envueltos. Aunque las compañías tienen como propósito la obtención de ganancias, la sociedad observa y demanda que el proceso sea limpio. Por eso conviene que el compliance officer elabore programas de cumplimiento en los que se identifiquen las normas, leyes y obligaciones legales (preventivas y/o reactivas), riesgos a los que se enfrenta la organización se incumple y trace la actitud y comportamientos de los trabajadores de cara a estas responsabilidades legales.
Hace poco escribimos un artículo en el que os anunciamos que el plazo de migración de OHSAS 18001 a ISO 45001 se ampliaba como consecuencia de la pandemia que se ha sufrido a nivel mundial desde el pasado año.
La norma ISO/FDIS 37301 sitúa la política y los objetivos de compliance como los dos pilares que dan dirección a todo el sistema de gestión del cumplimiento. La política, definida y aprobada por la alta dirección, debe ser apropiada para el propósito de la organización, servir de marco para fijar objetivos, comprometerse con el cumplimiento de los requisitos aplicables y con la mejora continua; además, tiene que estar redactada en lenguaje sencillo, comunicarse a toda la plantilla y garantizar la protección frente a represalias de quien reporta una irregularidad. Los objetivos, por su parte, se derivan de esa política y pueden ser estratégicos, tácticos u operativos: deben ser medibles siempre que sea posible, hacer seguimiento continuo y actualizarse cuando cambien las circunstancias. En conjunto, política y objetivos funcionan como el timón del sistema de compliance: sin ellos, la organización navegaría a la deriva; con ellos bien alineados, la empresa puede convertir el cumplimiento normativo en una ventaja estratégica real.
Un sistema de gestión de cumplimiento requiere de un corpus sólido para ser completo. Debe estar compuesto por personas responsables de su puesta en marcha, revisión, mejora continua, entre otros. En esta entrega tomaremos en cuenta dos de los aspectos que juzgamos como particularmente relevantes: se trata de la política y los objetivos de compliance.
La gestión de riesgos cuenta con unas etapas definidas y comunes en la mayoría de organizaciones que son, análisis del contexto, Identificación de los riesgos, análisis de los riesgos (Determinar riesgo inherente), Establecer controles, evaluación (determinar riesgo residual), plan de acción, y el monitoreo, esta última es una de esas etapas iterativas, pero fundamental ya que garantizará que la gestión de riesgos esté siempre actualizada, y por ende que dé respuesta a la realidad en las organizaciones y las influencias del medio ambiente externo que les rodea.
El compliance officer es una figura clave y relativamente reciente en las organizaciones, y su eficacia depende de cuatro competencias fundamentales: autoridad para que sus recomendaciones se respeten, integridad para ganarse la credibilidad, intuición para detectar riesgos legales y reputacionales antes de que se materialicen y capacidad como modelador de conductas para instaurar una cultura ética real. La norma ISO/DIS 37301, en su apartado 7.2.2, complementa este perfil exigiendo que la formación de todos los empleados en materia de compliance esté adaptada a sus riesgos y responsabilidades, se imparta desde el inicio de la relación laboral y de forma continua, se evalúe por su eficacia y quede debidamente registrada.
Oficial de cumplimiento, un cargo relativamente novedoso que debe ser ejercido por personas que reúnan ciertas características de formación, educación y experiencia capaces de agregar valor a las labores emprendidas por el profesional dentro de la organización.
En la actualidad, existen innumerables factores en constante cambio, que pueden afectar la supervivencia de una organización, y más aún, en un mercado tan competitivo y complejo como el de ahora, por ello es de suma importancia contar con un Sistema de Gestión Integrado (SGI), que ofrezca una mayor efectividad, además de permitir estar preparado ante cualquier adversidad y así garantizar la continuidad de negocio.
Independientemente del ámbito en el que opera una organización, encontraremos riesgos de accidentes, frente a los que se recomienda llevar a cabo medidas preventivas para así evitar que se produzcan.
El rol de oficial de cumplimiento o compliance officer, como lo conocemos hoy en día (instancias en las que participa, funciones y relevancia), es de reciente data. Aunque en ocasiones se duda de la valía de este profesional, consideramos necesario acotar que se trata de un miembro meritorio de la organización. Y no es porque estemos en contra de la polivalencia de los colaboradores, sino porque concluimos que un área tan sensible y primordial como el compliance no debería descuidarse o dejarse en manos de trabajadores que ya tienen sus quehaceres bien definidos. Reivindicamos la labor del oficial de cumplimiento porque a él le competen muchos aspectos, entre ellos tener conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa.
Hoy por hoy, cualquier organización que cuente con un Sistema de Gestión Integral SGI, está a un paso adelante en la competitividad y exigencias del mercado, además de lograr una unificación de sus procesos con mayor productividad, estratégicamente en áreas como ambiente, seguridad y salud en el trabajo, se posiciona como un modelo a seguir, ya que fomenta la sostenibilidad responsable y la continuidad de negocio.