El punto 7 de la norma ISO 37301 – Sistemas de gestión de compliance es uno de los más extensos e importantes del estándar y se titula Soporte (en algunos estándares la traducción al castellano de esta sección se le denomina apoyo en la HLS).
Las maneras o formas de organizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de una organización, puede depender de diversas variables de acuerdo a los criterios de la misma empresa, usualmente la documentación en las empresas se organiza de acuerdo a las áreas de la gestión, a los procesos y/o los criterios de estructura que ofrecen las normas de gestión.
Comenzamos este mes de febrero pisando fuerte y os presentamos de primera mano una nueva edición de la revista Empresa Excelente. Recuerde que estos ejemplares exclusivos que ponemos cada mes a su disposición son totalmente gratuitos y cómodos de leer en su formato PDF.
La planificación puede ser el terror de las almas libres y una bofetada al conocido y cómodo “dejar que fluya”. Pero en el mundo organizacional las sorpresas que nos brinda la improvisación pueden conducir a una organización al final de su operación o costar cientos de empleos.
El hombre ha tenido la necesidad de llevar un orden de los sucesos, acontecimientos o eventos que, dentro de sus actividades diarias, requieren un tiempo. Este orden y organización permite, además, conocer en qué medida cumplimos con los objetivos.
La Dirección en un sistema de gestión de compliance es u proceso que está compuesta por los líderes de la organización, la constituyen profesionales capaces de conducir al equipo de trabajo a la consecución del propósito y éxito corporativo.
El objetivo de las organizaciones es lograr la excelencia para satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo muchas de ellas encuentran un estancamiento en el proceso; incluso muchas caen en su curva de crecimiento.
El apartado 5.3.2 de la norma ISO 37301 es, sin exagerar, el más importante del estándar, ya que define la función de cumplimiento: el engranaje encargado de que todo el sistema de gestión de compliance funcione correctamente. Esta función abarca ocho responsabilidades clave —identificar las obligaciones de cumplimiento, documentar la evaluación de riesgos, alinear el sistema con los objetivos, monitorear y medir el desempeño, analizar la necesidad de acciones correctivas, establecer un sistema de documentación e informes, garantizar revisiones periódicas y crear un canal para plantear inquietudes—, además de supervisar que estas obligaciones se integren correctamente en políticas, procesos y procedimientos de toda la organización. La norma recomienda que esta carga recaiga en un equipo y no en una sola persona, dotado de conocimientos sólidos y actualizados sobre leyes y normativas, ya sea con personal propio o mediante servicios externos, y siempre con los recursos necesarios. Como recomendación final, ISO 37301 exige que la función de compliance cuente con tres atributos esenciales: autoridad (poderes suficientes concedidos por la dirección), respaldo (que su opinión sea escuchada y respetada) e independencia (mantenerse alejada de las actividades expuestas a riesgo).
En ocasiones, las normas no son tan específicas como deseamos y, si queremos implementarlas de forma eficaz, necesitamos encontrar el sentido de cada frase para saber de qué forma el estándar se relaciona con nosotros, nuestra organización y la forma en que asumimos los quehaceres, objetivos, operaciones, finanzas, administración, calidad y, por supuesto, compliance.
Otro año más, como les tenemos acostumbrados, nos llena de orgullo presentarles los 50 Excelentes de ISOTools. Esta publicación anual consiste en una recopilación de los 50 artículos más vistos y valorados durante el año 2021. De este modo, podrá disponer de este contenido de valor de manera unificada en un ejemplar único y gratuito.
Dentro de una organización cada individuo cuenta con una posición particular desde la que hace sus labores y aportes. La empresa es un ente vivo y todo colaborador es una parte importantísima. En esta entrega abordaremos los roles, responsabilidades y autoridades (5.3) del órgano de gobierno y alta dirección (5.3.1) de acuerdo con la norma ISO 37301 – Sistemas de gestión de compliance. En los puntos citados el estándar establece las actividades específicas del órgano de gobierno y de la alta dirección que, como máximos responsables de la organización, deben llevar a cabo para garantizar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de cumplimiento.