¿Conoce ya la nueva norma ISO 30301:2011?

Publicada el 9 de noviembre del pasado 2011, la norma ISO 30301:2011 establece los requisitos para la implantación de un Sistema de Gestión de los documentos.

La finalidad que busca esta normativa es apoyar a las organizaciones en la consecución de sus objetivos y está basada en la implantación de una política de gestión documental que permite la medición de los resultados de la organización.

Esta norma facilita, además, corroborar el cumplimiento de la empresa de los requisitos relativos a control de documentos de otras normas, como los estándares ISO.

La ISO 30301:2011 es sinónimo de accesibilidad de la información organizacional de forma ordenada y segura además garantiza la fiabilidad de las actividades que realiza el negocio que la implementa.

Se trata de un sello de garantía de transparencia y trazabilidad de las empresas que además aporta competitividad y distinción.

Los anexos de esta norma incluyen interrelaciones entre esta norma y ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001; controles de gestión documental que se deben implementar; tabla con los procesos y cuestionario de autoevaluación.

La ISO 30301:2011 concentra las aportaciones de más de 27 expertos procedentes de todo el mundo.

Esta norma integra la ISO 30300 que incluye definiciones y conceptos presentes en toda la serie y la ISO 30301 que especifica los requisitos para la implantación de un Sistema de Gestión de Registros, SGR. El resto de componentes de la norma se están elaborando en la actualidad.

En entrevistas a las integrantes del grupo de desarrollo de la norma, Judith Ellis y Carlota Bustelo las definieron como un procedimiento para ofrecer un enfoque metódico a la creación y gestión de los registros que no favorece y facilita el desarrollo de la actividad propia de la organización. Afirmaron, además, que esta norma aporta beneficios en procesos operacionales costo-efectivos como el almacenamiento y recuperación de información etc.

Dada la importancia de la generación de registros en una empresa, la implantación de un Sistema de Gestión de Registros cobra una vital importancia ya que aporta eficiencia en el negocio a la vez que gestiona los riesgos y preserva la información organizacional asegurando la durabilidad de la organización.

Esta norma esta especialmente pensada para sectores como las instituciones públicas y educativas y la industria manufacturera, de entre los que destacan particularmente la minería y los laboratorios farmacéuticos. Aunque pueden beneficiarse de las ventajas de garantizar el cumplimiento de este estándar empresas procedentes de cualquier sector.

Como ocurre con el resto de estándares ISO, esta norma aporta una etiqueta de distinción a las empresas que las integran dotándolas de reconocimiento social y competitividad con otras empresas.

Sin embargo un motivo que detiene a los empresarios a la hora de introducirse en la tarea de la implantación de un Sistema de Gestión es lo tedioso que puede llegar a ser la reunión de documentos necesarios para la el desempeño de sus requisitos, seguido con el cumplimiento de los plazos en el seguimiento y la mejora continua.

ISOTools es una solución de carácter tecnológico que facilita el proceso de implantación y seguimiento de sistemas de gestión y excelencia a través de un sistema de alertas y del apoyo de un equipo de consultores.