Publicadas las normas ISO 30301 e ISO 30300 sobre información y documentación. Sistema de gestión de documentos.

En dichas normas se especifican los requisitos a cumplir de un Sistema de Gestión respecto a los documentos.

Una buena gestión de los documentos es de vital importancia para las organizaciones, ya que aumenta la eficacia y rapidez en el flujo documental.

En este sentido se han publicado recientemente las normas:

• UNE-ISO 30300:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

• UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.

Estas normas surgen para la implementación de Sistemas de Gestión para Documentos. Mientras que la primera da a conocer los términos y fundamentos necesarios para la poner en marcha el sistema, la segunda especifica los requisitos para la implementación y mantenimiento de dicho sistema.

Ambas supondrán una ayuda para la divulgación de forma transparente y eficiente de documentos. Ya que van a posibilitar la gestión de los registros, evitando los riesgos de pérdida de información y ofreciendo ventajas como su almacenamiento, recuperación, rapidez en la comunicación, demostración de un desempeño responsable y transparente, entre otras.

Posibilitando de este modo una alineación con las estrategias, objetivos y procesos de las organizaciones.

Ambas son compatibles con otros sistemas ISO, como Sistema de Gestión de Calidad, Ambiental, Laboral, de Seguridad de la Información, etc.

La acogida de esta serie de normas ha sido excelente, ya que su implantación no sólo es compatible con otros sistemas ISO como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001; si no que van a suponer un refuerzo al requisito de control documental que ya nos exigían estas normas.

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