Preparando la auditoría interna. ¿Por dónde empezar?

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1.- Conocer el alcance de la auditoría:

El auditor tiene que conocer los procedimientos y apartados de la norma ISO 9001 que tiene que auditar. Para ello es necesario que los auditores tengan por adelantado una copia de los procedimientos y/o instructivos y/o manuales actualizados de los procesos a auditar, una lista de chequeo de los procesos a auditar y los resultados de las auditorías anteriores.

2.- Repasar las normas aplicables:

Los auditores deben de revisar las normas a aplicar en la auditoría y todos sus requisitos. Hay que tener claro si aplica sólo la ISO 9001 o la empresa tiene un sistema integrado con otras normas como la ISO 14001 o la OHSAS 18001.

Un “truco” es centrarnos en la palabra “debe” que destacan los requisitos. Si el auditor no tiene claro los requisitos debe de clarificarlos por ejemplo acudiendo al representante de la dirección, al coordinador de la auditoría o revisando normas como la ISO 9000:2005 o la ISO 9004.

3.- Preparar un modelo de proceso

Este paso nos permite enfocar claramente la auditoría a la gestión por procesos y no a los chequeos típicos por punto de norma.

En este caso el auditor interno tiene que tener claro conceptos como: la entrada del proceso, la salida, las métricas que determinan la eficacia y eficiencia del proceso, el propietario del proceso, los participantes del proceso, los recursos necesarios y cómo se desarrolla el proceso además de incluir la documentación que lo describe (instrucciones, fichas, hojas, especificaciones de producto…).

4.- Revisar la documentación aplicable

La documentación básica que el auditor interno debe de conocer y sobre todo comprender son:

• El manual de calidad: sirve como guía orientativa para el resto del sistema. Debe de contener básicamente el alcance  del sistema, los procedimientos que desarrollan el sistema y la interacción de los procesos.
• Procedimientos: ofrecen información adiciona sobre procesos del sistema. Hay seis procedimientos documentados obligatorios por la norma ISO 9001: control de documentos, control de los registros, auditoría interna, control del producto no conforme, acción correctiva y acción preventiva.
• Instructivos: proporcionan información sobre cómo se realizan en detalle la actividades específicas de cada proceso,

Es importante que al analizar cada documento el auditor resalte los puntos a verificar en la auditoría, las responsabilidades y autoridades de los procesos y sobre todo cuáles son los registros que luego tendrá que verificar en terreno.

5.- Revisar resultados de auditorías anteriores

Fundamental revisar cuáles han sido las no conformidades que surgieron en auditorías internas y externas anteriores. Nos servirán para centrar los problemas.

6.- Crear una lista de comprobación

Aunque tiene detractores ya que “robotiza” el proceso, hay empresas que generan, sobre todo a lo largo del tiempo un listado de chequeo que les va a servir para comprobar que se están dando cumplimiento a todos los requisitos del proceso, nos permiten que no se escape nada, se ahorra tiempo, garantiza la cobertura rigurosa y genera un espacio para que el auditor vaya registrando todas las no conformidades y evidencias.

7.- Reunirse antes de la auditoría

El representante de la dirección debe de reunir a los auditados para “sensibilizar” ante el proceso que se avecina en a organización resaltando las ventajas y beneficios de la ISO 9001 así como las funciones que como empleados deberán de desempeñar en la auditoría.
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