Auditorías en centros educativos. El camino hacia la certificación y la mejora continua

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ISO 9001

Una auditoría de calidad es “un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios aceptados en la ISO 9001:2008”.

Todo centro que desea certificarse en calidad, tiene que pasar por varias auditorías. En primer lugar será el mismo centro quien realice una auditoría interna para verificar que la implantación del Sistema de Garantía de Calidad se está realizando correctamente. Y más tarde será la empresa certificadora la que realizará una auditoría externa para decidir si el centro cumple los requisitos necesarios para obtener la certificación.

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Todas las auditorías tienen como rasgos comunes que: se ejecutan sobre una muestra, tienen una norma (ISO9001) de referencia y se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad directa en las áreas que se desean estudiar.

Para la implantación del SGC del centro se nombrará a un Auditor Jefe, que normalmente será el actual responsable de calidad, y éste a su vez, nombrará a los miembros de su equipo auditor. Todas estas personas deberán conocer el SGC del centro y la norma ISO9001:2008.

Con la Auditoría interna, realizada por el Auditor Jefe, se pretende reunir y documentar la información que el Equipo de dirección necesita para determinar la evaluación del cumplimiento de lo dispuesto en el SGC, su grado de implementación y su eficacia y eficiencia.

Al inicio del curso escolar, el Equipo auditor, junto a los Jefes de departamento, elaboran la planificación de las auditorías que se llevarán a cabo durante el curso, especificando su propósito, alcance, personas que participarán… Y el Auditor Jefe, asignará a cada miembro de su equipo las tareas que cada uno debe desempeñar en el proceso. También se elaboran listas de comprobación que más tarde facilitarán la labor de la auditoría.

La Auditoría interna comienza con una Reunión inicial entre el Auditor Jefe y el resto de auditores en la que:

Se presenta y comenta el plan de auditoría
Se determinan los criterios para identificar no conformidades
Se levanta Acta de reunión

El siguiente paso es recoger evidencias e información mediante la técnica del muestreo y las listas de comprobación previamente elaboradas. De dichas evidencias, el auditor podrá determinar: no conformidades (si se incumple algún requisito de la norma), desviaciones (si el incumplimiento es parcial), observaciones (para resaltar algún aspecto significativo) y oportunidades de mejora (aspectos que se pueden mejorar).

Una vez contamos con las evidencias, auditor y auditado se reuninen para comentar las conclusiones oportunas.

El auditor tomará nota y tendrá en cuenta las observaciones del auditado sobre el proceso de auditoría para reflejarlas en el informe.

Una vez el auditor cuenta con toda la información, realiza el informe de auditoría, éste debe redactarse de forma clara, sencilla, concisa y veraz.

Datos que debe contener un informe de auditoría:

No conformidades asociadas al punto correspondiente de la norma
Observaciones del auditor
Puntos fuertes
Puntos débiles
Oportunidades de mejora
Observaciones del auditado

Se aconseja que el Equipo auditor se reúna una vez finalizado el informe. Éste se remite al auditado para que lo analice y responda sobre el tipo de no conformidad que se va a establecer y las acciones correctivas que se van a planificar.

La auditoría quedará cerrada en el momento en que el auditor haya realizado un seguimiento sobre las acciones acometidas por el auditado para solventar la no conformidad y vea que efectivamente se están cumpliendo.

Una vez el centro supere con éxito una auditoría interna, podrá contactar con la entidad acreditadora del certificado de calidad, para que, si se desea, se realice una visita previa a la auditoría externa. Posteriormente, un auditor externo, miembro de la acreditadora, realizará la auditoría al centro, siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente. Esta auditoría puede tener una duración de uno a cuatro días, en los que el auditor revise la documentación y encuentre evidencias sobre el cumplimiento de los requisitos de la norma. Para posteriormente redactar el informe.

Una vez otorgada la certificación, el centro debe pasar por una auditoría de seguimiento de forma anual, y cada tres años, la auditoría tendrá por objeto la renovación de la certificación.

ISOTools es una herramienta que le permite acceder a toda la documentación del centro de forma fácil y segura, restringiendo el uso de papel a cero. El auditor podrá acceder a toda la documentación desde un mismo lugar.
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También permite redactar el informe de auditoría en la misma herramienta, creando las No conformidades indicadas por el auditor. Y a su vez, creando una acción correctiva para solventar la No conformidad. Programando las tareas que lleven al cumplimiento de la acción y al cierre de la No conformidad.

Con la ayuda de ISOTools podrá dar continuidad y mantener el SGC, mejorar el sistema y el servicio que prestan, aumentando la satisfacción de sus clientes (padre y alumnos) y ayudará a su integración en la vida del centro.