El equipo de auditoría interna. Selección y responsabilidades

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Auditoría interna

Antes de continuar adentrándonos en las técnicas de auditoría, no queremos dejar de pasar por alto un paso previo muy importante que es la selección del equipo auditor.

En primer lugar, es saber el número de auditores aproximado que debe de manejar nuestra empresa. Normalmente, no nos vamos a poder permitir mantener un número de auditores internos en nómina, dedicados exclusivamente a estas labores, por lo que serán empleados que ya desempeñan otras funciones.

El número de auditores internos siempre será mayor o igual a dos y variará en función del tamaño de la organización, el tipo de producto o servicio prestado y el alcance de la auditoría. No debemos sobrecargar al personal con muchas auditorías al año, puesto que de lo que se trata es que estas no sean superficiales y estén bien preparadas, por ello es preferible contar mejor con un mayor número de auditores.

En segundo lugar, debemos tener en cuenta la motivación de las personas. Hay empleados a los que realizar una auditoría interna supone un problema, ya que no se sienten cómodos “husmeando” en el trabajo de los demás. Esto ocasionará que la auditoría no sea objetiva, sea muy superficial y la labor no tenga los resultados esperados. Quien audite deberá ser un “apasionado” de la calidad.

Como tercer ítem tenemos que tener en cuenta la preparación académica y la experiencia del auditor. Hay organizaciones y procesos que precisan tener conocimientos técnicos muy específicos. Por ejemplo, en una empresa de alimentos el auditor deberá de tener conocimientos específicos sobre HACCP, Codex Alimentario y legislación específica.

Los auditores internos no deben ser empleados solo del departamento de calidad. La ISO 9001 no es del departamento de calidad, es de toda la organización, por lo que debemos de dar un enfoque sistémico y global haciendo partícipes a personas de todos los departamentos y áreas. Si la empresa tiene posibilidad, tener un auditor interno por cada departamento tiene grandes ventajas. Primero son auténticos motores de mejora continua que impulsarán la implementación de acciones de mejora en cada departamento, por otro lado, además son auditores internos no solo durante el tiempo que dura la auditoría, sino durante todo el año.

Finalmente, nos gustaría reseñar algunas cualidades, características o atributos que debe de recoger un auditor eficaz, según lo especificado en la ISO 19011.

Ética: El auditor ha de ser justo, veraz, sincero, honesto y discreto.
Imparcialidad: debe de estar abierto a considerar distintos puntos de vista e ideas alternativas. Si el auditor interno encuentra procesos que se realizan de diferente manera a como él los realiza en su departamento y están procedimentados y son eficaces.
Diplomacia: debe de tener mucho tacto para tratar con las personas. El auditor debe de reconocer a la persona a la cual está auditando, tratándola con respecto y valorando su trabajo, además de comunicar las conclusiones de forma diplomática, respetando la experiencia del auditado.
Observación: el auditor debe de estar pendiente en todo momento de las actividades que están sucediendo a su alrededor y no solo centrarse en la lisa de comprobación. Debe de estar atento y focalizar en las actividades que merezca la pena profundizar.
Percepción: debe de apreciar las situaciones cambiantes y adaptarse a ellas.