Gestión documental en ISO 45001. ¿Qué dice la norma al respecto?

Gestión documental en ISO 45001

Se debe entender y anotar en primera instancia, lo primero es que el estándar publicado en febrero de 2018 excluye la selección entre registros y documentos. Uno y otro, ahora, se nombran “información documentada”.

Asimismo, en este momento ISO 45001 todavía accede a permisividad en el cómo, qué y cuándo documentar un proceso. Lo cual no es solo para aproximar a formas más recientes de comunicación, como audio, video y otros registros electrónicos, sino para permitir a la organización la habilidad de aprovechar información conveniente, conservar versiones actuales con más facilidad y facilitar capacidad de acceso y disposición más amplia, aminorar los costes añadidos a la obligatoriedad de la documentación en ISO 45001.

Conforme con la información disposición 7.5.3 de ISO 45001, “la información documentada solicitada por el sistema y el estándar debe chequearse para avalar que esté disponible y sea apropiado para su uso cuando y donde sea necesario, y que esté apropiadamente resguardada contra la pérdida de integridad o el uso indebido”

Por lo tanto, ¿cuál sería la documentación necesaria y obligatoria que ISO 45001 a la que debemos de fijarnos? Podemos informar que hoy en día, hay una lista completa de los documentos requeridos y también de algunos que, no siendo obligatorios, son de uso habitual.

Lista de documentación obligatoria en ISO 45001

Varias empresas forman excesivos documentos, tratando de no incidir en una No Conformidad que dificulte el logro de la certificación. Esto sí puede mostrar algún beneficio, pero en términos generales, representa una carga administrativa para los profesionales en seguridad y salud en el trabajo.

Las empresas deberían aprovechar aquella oportunidad que ofrece la norma de establecer un sistema manejable, práctico, eficiente y provechoso. De ahí la importancia de contar con una lista detallada de la documentación obligatoria en ISO 45001.

No obstante, como ya lo hemos registrado, la norma no hace la selección en relación con documentos y registros, para proporcionar el conocimiento de quienes trabajan en la migración desde OHSAS 18001, aquí vamos a presentar una lista en dos secciones, iniciando por los documentos:

1. Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Política de seguridad y salud en el trabajo.
3. Definir los roles y responsabilidades dentro de la organización. 
4. Los riesgos y las oportunidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 
5. Los procesos necesarios para abordar los riesgos y las oportunidades. 
6. Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos en la zona de trabajo. 
7. Los objetivos y los planes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
8. Comunicación. 
9. Controles operacionales. 
10. La preparación para emergencias y los procesos de respuesta.

Registros obligatorios en la nueva ISO/DIS 45001: 

1. Requisitos legales y otras aplicaciones.
2. Deben quedar registros de las capacitaciones, la experiencia y las cualificaciones. 
3. Los resultados del monitoreo y medición.
4. Calibración y verificación de los equipos de seguimiento y medición.
5. Evaluación de las obligaciones de cumplimiento.
6. Auditoría interna al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
7. Registro de los resultados de las auditorías internas.
8. Los resultados de las revisiones por parte de la dirección de la organización.
9. Incidentes y no conformidades.
10. Los resultados de las acciones correctivas.

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