Planificación y seguimiento ISO 9001: claves para alcanzar objetivos

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La planificación y el seguimiento en un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a ISO 9001 son elementos clave para asegurar el cumplimiento de los objetivos y la coherencia entre la estrategia y la operativa diaria. Una correcta definición de metas, junto con la asignación adecuada de recursos y el control sistemático de los procesos, permite a las organizaciones anticiparse a desviaciones, mejorar el desempeño y responder eficazmente a las expectativas de clientes y partes interesadas. Integrar herramientas de seguimiento y análisis, facilita la toma de decisiones basadas en datos fiables, refuerza la mejora continua y convierte al SGC en un verdadero motor de eficiencia y competitividad empresarial.

¿Qué es la planificación en ISO 9001?

La medición del comportamiento y la eficacia en la organización es el insumo más importante para que la alta dirección pueda tomar decisiones, por tal razón es fundamental que las actividades se desarrollen de forma correcta, tal y como se define en los procedimientos y planes de acción relacionados con la norma ISO9001.

Es posible encontrar casos en los que la falta de seguimiento tiene como consecuencia que el equipo de trabajo desarrolle malas prácticas en la realización de sus actividades, llevando al líder del proceso a comunicar datos que no son reales, que afectarían considerablemente la planeación y a lo previsto respecto a obtener los resultados esperados.

La gestión de recursos es uno de los puntos de gran importancia para las partes interesadas, pues de aquí depende que los procesos cuenten con lo necesario para operar, garantizando la conservación de los bienes internos y el margen de rentabilidad para la inversión.

Orientar a la organización garantizando la continuidad del negocio es responsabilidad de la alta dirección y, para lograrlo, el equipo hace uso de metodologías de análisis de información que permiten identificar si todo está alineado a esta consecución de objetivos.

Planificación y definición de objetivos

Planificación de objetivos ISO 9001 requiere la participación de todos los líderes, ya que los objetivos se componen de tareas que se aplican en cada uno de los procesos. En estos procesos, es el líder el que tiene la responsabilidad de orientar hacia el cumplimiento de objetivos el día a día, teniendo en cuenta la cantidad de recursos, la capacidad del equipo, su formación y experiencia, entre otras cosas.

Además, hay que tener en cuenta que, dentro del sistema de gestión de calidad, el cliente es la parte interesada que requiere mayor atención; sin embargo, lograr satisfacción en esta parte interesada, requiere la cooperación de todos los procesos que conforman la cadena de valor, así como otros que aportan sus insumos a la misma.

Al momento que la dirección decide realizar cambios para el beneficio general, se buscará que afecten de forma positiva todos los niveles de la estructura organizacional, al permitir al equipo contar con prácticas que optimizan la realización de sus tareas, obteniendo resultados en menor tiempo o el cumplimiento de las metas con el mínimo de los recursos asignados. En definitiva, haciéndolos más eficientes en el cumplimiento de lo planificado.

Seguimiento en el día a día

Cada proceso se compone de tareas rutinarias y no rutinarias que tienen una frecuencia de aplicación. La implementación del sistema de gestión de calidad, puede generar tareas nuevas o complementar las que ya existen, de ahí que estas nuevas actividades o la nueva forma de realizarlas, deben estar contempladas en el seguimiento.

El seguimiento a las actividades se debe ejecutar con base en los siguientes aspectos:

• Realización de tareas
• Uso de recursos de cualquier tipo
• Cumplimiento del cronograma de actividades
• Carga de trabajo
• Resultados

El análisis de la información le da al líder del sistema de gestión o proceso, las evidencias para la definición de metodologías ágiles, para el seguimiento y aporte a la cultura de mejoramiento continuo, con la identificación de fallas u oportunidades de mejora fundamentales para el cumplimiento de los objetivos que representa para la organización crecimiento y reconocimiento en el sector económico donde se desempeña.

Cómo planificar objetivos en ISO 9001

La planificación de objetivos en ISO 9001 debe partir de una comprensión clara del contexto de la organización y de las necesidades de las partes interesadas, asegurando que los objetivos de calidad estén alineados con la estrategia global del negocio. Estos objetivos deben ser coherentes con la política de calidad, relevantes para mejorar el desempeño de los procesos y orientados a incrementar la satisfacción del cliente.

Para que los objetivos sean eficaces, es fundamental que cumplan criterios claros de planificación: deben ser medibles, alcanzables y evaluables en el tiempo, definiendo responsables, recursos necesarios y plazos de cumplimiento. Además, ISO 9001 exige que se planifiquen las acciones necesarias para lograrlos, lo que implica identificar posibles riesgos y oportunidades que puedan afectar su consecución y establecer controles adecuados desde el inicio.

El seguimiento periódico de los objetivos permite evaluar su grado de cumplimiento, analizar desviaciones y ajustar las acciones cuando sea necesario. De este modo, la planificación de objetivos deja de ser un ejercicio teórico para convertirse en una herramienta práctica de gestión, que impulsa la mejora continua y refuerza la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Software para la planificación y el seguimiento ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad con un software para la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools, que permite y facilita el control del sistema, garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Gracias a la Transformación Digital de los Sistemas de Gestión podrá desarrollar un cumplimiento normativo según ISO 9001, facilitando el proceso de mejora continua en la organización con base en la automatización de procesos y la ganancia de eficiencia.