Gestión documental eficaz en centros educativos

Gestión documental

Debido al innumerable papeleo que cada día se lleva a cabo en los centros educativos, estos deben contar con un sistema de archivo eficaz y eficiente, que todos los miembros del centro conozcan y al que puedan acceder cuando necesiten algún documento que consultar o formulario que cumplimentar.

Más importante es si cabe tener en cuenta los requisitos de documentación que exige la norma, indicando que el Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir:

• Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad,
• Un manual de la calidad,
• Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional, y
• Los documentos, incluidos los registros que la organización determina, que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

ISOTools permite organizar la documentación mediante la creación de una estructura compuesta por Librerías, áreas, categorías y carpetas. Teniendo en cuenta lo comentado hasta ahora, los centros deberían organizar sus documentos teniendo en cuenta la Documentación general del Centro, la Documentación por Departamentos e incluso la Documentación Estratégica.

Dentro de la Documentación de Centro, se encontrarán los diferentes manuales de centro, como el Manual de calidad, y dentro del mismo o en documento separado, la Política de calidad y los Objetivos de calidad.

Dentro de la Documentación por Departamentos, se dedicaría un área a cada departamento y dentro de ellas una carpeta para las programaciones, actas, informes…

Y dentro de la Documentación Estratégica, se incluiría todo lo relacionado con los procedimientos que se hayan definido para el SGC. Se podría dedicar un área a cada tipo de proceso, y una carpeta en cada una con todos los procedimientos de cada uno. En todas las áreas, lo más conveniente sería distinguir entre los documentos vigentes y los obsoletos. Por tanto, se crearían dos categorías, una llamada Vigente y otra llamada Obsoleto. En esta segunda se irían pasando las versiones antiguas de los documentos. Y siempre podríamos acceder a ellas para realizar las consultas pertinentes.

La norma también estipula que todos los documentos SGC pasen por unos circuitos de elaboración, revisión y aprobación.

Con ISOTools, todo documento podrá asociarse a un circuito previamente configurado, mediante el cual, hasta que cada responsable de elaboración, revisión y aprobación, no elabore, revise y apruebe el documento, ninguna otra persona tendrá acceso a él.

Cuando un centro decide certificarse en calidad ISO9001, debe tener en cuenta que no es una acción aislada de un trabajador, sino que es una decisión que implica el compromiso y participación de todo el personal, para conseguir no solo una certificación, sino una mejora continua en la labor del centro y un camino hacia la excelencia.

Del mismo modo, no hay que tratar la documentación del SGC aislada del resto de documentación del centro. La documentación del centro es un todo que hay que organizar de forma fácil y sencilla para todos los usuarios. ISOTools además, permite reducir el uso de papel prácticamente al 100%, ya que todos los documentos pueden consultarse a través de la herramienta sin necesidad de imprimirlos. Y también permite rellenar los formularios de actas, por ejemplo, directamente, sin que tenga que crearse un documento externo.

Por tanto, como ventajas de la creación de una estructura documental en ISOTools podemos decir las siguientes:

• Sistema integrado de documentación, todos los documentos en un mismo lugar
• Acceso inmediato al documento
• Cumplimentación de formularios desde la herramienta
• Cero papel
• Cada usuario accede a los documentos que le corresponde
• Los documentos pasan por elaboración, revisión y aprobación de los responsables