Contar con uno o varios sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001 genera una gran cantidad de documentación y tareas operativas. A medida que una organización crece y madura en su gestión, surge la necesidad de optimizar sus procesos. En este contexto, la digitalización del sistema de gestión se vuelve clave. Por ello, en este artículo te ofrecemos los principales tips para seleccionar un software para tu sistema de gestión.
¿Por qué digitalizar el sistema de gestión?
Las normas han estado presentes durante décadas. Inicialmente, los sistemas se gestionaban con documentos físicos. Más tarde, se informatizaron mediante archivos Word o Excel, pero aún así seguían siendo poco dinámicos. Hoy en día, automatizar el sistema de gestión se ha vuelto esencial para mejorar la eficiencia operativa y reducir la carga administrativa.
Tips para seleccionar un software para tu sistema de gestión
1. Modalidad del software
Asegúrate de que la herramienta funcione en la nube. Esto permite acceder desde cualquier lugar y facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos.
2. Identificación de problemas clave
Define cuáles son los puntos débiles de tu gestión actual y evalúa si el software los puede solucionar. No todas las herramientas ofrecen las mismas funcionalidades.
3. Evaluar al proveedor
Investiga quién está detrás del software. Asegúrate de que tenga experiencia en sistemas de gestión, que actualice la plataforma y que proporcione soporte técnico eficaz.
4. Participación del equipo
Involucra a los responsables de procesos. Ellos conocen mejor que nadie sus necesidades y podrán evaluar si la herramienta se adapta a su trabajo.
5. Facilidad de uso
Elige una solución intuitiva y fácil de usar para asegurar su adopción en todos los niveles de la organización.
6. Personalización
Es clave que el software se adapte a tu sistema de gestión y no al revés. Pregunta qué grado de configuración permite.
7. Soporte y actualizaciones
Verifica si el proveedor ofrece asistencia tras la implementación y actualizaciones vinculadas a cambios normativos.
8. Proceso de implantación
Consulta cómo se realiza la carga de documentos, la migración de datos y la formación a los usuarios.
ISOTools puede ayudarte en todo este proceso, gracias a su plataforma especializada en la digitalización de sistemas de gestión y facilitar la gestión de calidad con herramientas digitales
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