Implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público exige sistemas robustos, documentados y trazables, y la norma ISO 37301 ofrece un marco claro para lograrlo. Aplicar de forma estratégica cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público reduce riesgos legales y reputacionales y, además, fortalece la competitividad en licitaciones y contratos clave.

La presión de los grandes clientes y del sector público sobre el compliance corporativo

Cuando defines cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, debes partir de una realidad sencilla: estos grupos de interés exigen evidencias sólidas, y ya no basta con códigos éticos genéricos. Los departamentos de compras, compliance y contratación pública piden pruebas documentadas de integridad, controles preventivos y una cultura real de cumplimiento, porque se juegan su propia reputación.

ISO 37301 como base para un sistema de compliance exigible y demostrable

Si te preguntas cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, la respuesta más sólida pasa por un sistema alineado con la norma internacional de sistemas de gestión de compliance ISO 37301. Este estándar define requisitos verificables para identificar riesgos de incumplimiento, establecer controles, formar a las personas y generar evidencias auditables, lo que encaja muy bien con pliegos de licitación y procesos de homologación de proveedores.

La norma adopta la estructura de alto nivel de otros estándares ISO, así que se integra con facilidad con sistemas de calidad, seguridad de la información o antisoborno. Gracias a esta compatibilidad, puedes aprovechar políticas, procesos y canales ya existentes y reforzarlos con un enfoque específico de cumplimiento normativo, evitando duplicidades y reduciendo la carga operativa para las áreas implicadas en el día a día.

Diversas administraciones están incorporando requisitos de integridad, prevención de corrupción y control de conflictos de interés en sus marcos de contratación, y esto impacta en tu organización. Contar con un sistema alineado con ISO 37301 facilita demostrar diligencia debida ante organismos de control y órganos de contratación, lo que aumenta tu puntuación técnica y la confianza de los evaluadores en la fase de adjudicación.

Claves para alinear el compliance con los requisitos de grandes clientes y sector público

Comprender las expectativas específicas de grandes clientes y administraciones

El primer paso para cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público consiste en entender qué espera cada grupo de interés. No todas las cadenas de suministro, ni todos los pliegos, exigen lo mismo y conviene analizar cada caso. Revisa cláusulas contractuales, códigos de conducta de proveedores, políticas antisoborno y requisitos de reporte de tus clientes prioritarios, y compáralos con tu situación actual.

Con esa información, puedes priorizar riesgos y brechas de cumplimiento que afecten directamente a contratos estratégicos. Por ejemplo, tal vez un cliente multinacional pida due diligence de terceros y otro exija formación anual en integridad a toda la plantilla. Traducir esas exigencias en controles concretos dentro del sistema ISO 37301 permite responder de forma homogénea, trazable y eficiente, sin improvisar cuando llega una auditoría externa o una visita de homologación.

Para profundizar en cómo estructurar tu sistema de gestión de compliance y convertirlo en una ventaja competitiva frente a grandes clientes, resulta útil revisar contenidos especializados sobre la implantación de la ISO 37301. En este sentido, un recurso de alto valor es el análisis práctico incluido en una guía centrada en la implementación del sistema de gestión de compliance según ISO 37301 en organizaciones que afrontan exigencias crecientes.

Integrar el análisis de riesgos de compliance en los procesos críticos

Un sistema basado en ISO 37301 requiere identificar, analizar y evaluar riesgos de cumplimiento en procesos como ventas, compras, subvenciones o licitaciones. Si tu foco es cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, es clave que priorices actividades con mayor exposición a sobornos, fraudes, colusión en concursos o conflictos de interés. El mapa de riesgos debe estar conectado con decisiones de negocio y no quedarse en un documento aislado.

Para lograrlo, vincula cada riesgo a controles específicos: segregación de funciones en contratación, due diligence de terceros, revisión de ofertas sensibles por parte de compliance o límites claros a hospitalidades y regalos. La clave es que cada control tenga un responsable, una evidencia asociada y una periodicidad, para que puedas demostrar su funcionamiento ante auditores o comités de compras de tus clientes, reduciendo incertidumbres y negociaciones defensivas.

Cuando operas con entidades públicas, el análisis de riesgos debe considerar la normativa de contratación, las reglas de incompatibilidades y las obligaciones de transparencia aplicables al sector. Es recomendable mapear cómo pueden surgir malas prácticas en cada fase de la licitación y definir controles preventivos claros, como la gestión de conflictos de interés o la prohibición de intercambiar información sensible con competidores durante un procedimiento de concurrencia.

Diseñar una gobernanza de compliance sólida y libre de conflictos de interés

Los grandes clientes y las administraciones valoran, cada vez más, la madurez de la estructura de gobernanza que sostiene el compliance. La norma ISO 37009:2025 refuerza este enfoque y se centra en estructuras de buen gobierno y gestión de conflictos de interés. Profundizar en estos aspectos te ayuda a diseñar un modelo de gobernanza donde los responsables de cumplimiento tengan independencia y acceso directo al máximo órgano de gobierno, algo muy apreciado por los evaluadores.

Si tu organización gestiona contratos sensibles o licitaciones complejas, la gestión de conflictos de interés resulta crítica. Conviene apoyarse en recursos especializados que analizan el papel del consejo, comités específicos y líneas de reporte. Un ejemplo es el contenido dedicado a esta temática que describe las implicaciones de la nueva ISO 37009:2025, centrada en estructuras de compliance y buen gobierno corporativo, donde se detalla cómo reforzar la transparencia en decisiones clave.

Desde la perspectiva operativa, debes definir con claridad funciones y responsabilidades de consejo, alta dirección, área de compliance, auditoría interna y responsables de procesos. Un organigrama de cumplimiento bien definido, con líneas de escalado claras y mecanismos de sustitución, genera confianza y facilita la rendición de cuentas ante clientes estratégicos o ante órganos de control público, porque muestra que el modelo no depende de una sola persona.

Pasos prácticos para implantar ISO 37301 en empresas con grandes clientes o contratos públicos

Realizar un diagnóstico inicial enfocado en contratos clave y licitaciones

Cuando decides cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, el diagnóstico inicial marca la diferencia entre un proyecto teórico y uno útil. Empieza por identificar contratos prioritarios, licitaciones en curso y clientes que ya exigen evidencia de compliance. Evalúa tus políticas, procedimientos, formación, controles y canales de denuncia frente a los requisitos de ISO 37301 y las exigencias concretas de esos grupos de interés, usando una matriz clara de brechas.

Durante el diagnóstico, entrevista a responsables de ventas, contratación pública, compras y asesoría jurídica, y pregunta qué problemas de cumplimiento han afrontado. Esta información aporta contexto real a los documentos formales y te orienta en la priorización de acciones. No olvides incluir en el análisis la gestión de terceros, porque muchos incumplimientos relevantes se originan en agentes, distribuidores o subcontratas, que también influyen en tu reputación ante grandes clientes y administraciones.

El resultado del diagnóstico debe ser un plan de acción pragmático, con hitos, responsables y plazos realistas. Ese plan debe distinguir entre acciones imprescindibles para responder a licitaciones y homologaciones en el corto plazo y mejoras progresivas del sistema. Este enfoque te permite avanzar sin paralizar el negocio y, además, demuestra a los clientes que dispones de una hoja de ruta seria en materia de compliance, alineada con estándares internacionales y con tus recursos reales.

Formalizar políticas, procedimientos y canales que generen evidencias

Una vez conoces las brechas, el siguiente paso para cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o sector público consiste en formalizar un marco documental coherente. Necesitas una política de compliance, un código ético y procedimientos que regulen regalos, donaciones, relación con autoridades, contratación de terceros y gestión de licitaciones. Estos documentos deben ser claros, accesibles y adaptados al lenguaje del negocio, porque así los equipos los aplican de verdad, no solo los archivan.

Tan importante como los procedimientos es disponer de un canal de denuncias efectivo, confidencial y bien gestionado, tanto para la plantilla como para terceros. Debe incluir protocolos claros de recepción, investigación y respuesta. Los grandes clientes y las administraciones valoran especialmente que puedas demostrar cómo gestionas las alertas y qué medidas correctivas adoptas, lo que muestra madurez y compromiso real con la integridad y la mejora continua.

Por último, asegúrate de que cada procedimiento define qué evidencias genera y dónde se registran: informes, actas, aprobaciones o registros en herramientas digitales. Sin evidencias, cualquier control resulta difícil de defender ante una auditoría de cliente o un requerimiento de un organismo de control, y el esfuerzo invertido en redactar políticas no se traduce en garantías prácticas para la organización frente a riesgos de sanciones o exclusiones.

Implantar formación, comunicación y cultura de cumplimiento enfocadas al negocio

La cultura de cumplimiento es uno de los aspectos más revisados por grandes clientes y administraciones cuando evalúan proveedores estratégicos. Por eso, dentro de Cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, la formación y la comunicación no son opcionales. Diseña programas formativos adaptados a los riesgos de cada colectivo, con casos reales de licitaciones, conflictos de interés y relaciones con autoridades, para que las personas entiendan el impacto de sus decisiones diarias.

Combina sesiones presenciales, formación online y píldoras breves, aprovechando herramientas digitales o la propia intranet corporativa. Mantén un plan anual de comunicaciones internas con campañas temáticas sobre integridad en compras, regalos, patrocinio o uso del canal de denuncias. Estas acciones continuadas consolidan mensajes clave y reducen la brecha entre lo que dicen las políticas y lo que sucede en los procesos críticos, algo que cualquier auditor financiero o de cumplimiento detecta con rapidez.

Reforzar el compromiso

Para reforzar el compromiso, involucra a la alta dirección y a los mandos intermedios como embajadores de la integridad. Es vital que sean los primeros en cumplir y en hablar de compliance en reuniones comerciales o comités de licitación. Cuando los clientes ven que la dirección se implica en estos temas, perciben el sistema ISO 37301 como una parte real de la estrategia y no como un mero requisito documental, lo que potencia la confianza y reduce dudas en la fase de adjudicación o renovación contractual.

Diseñar un sistema de compliance alineado con ISO 37301 permite responder con evidencias sólidas a las exigencias de grandes clientes y del sector público
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Medir, mejorar y demostrar el valor del compliance ante grandes clientes y administraciones

Definir indicadores y reportes que conecten compliance con negocio

Si quieres que tus esfuerzos en cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público generen resultados tangibles, necesitas medir. Define indicadores que muestren el impacto del sistema: número de controles clave implantados, grado de cobertura de formación, tiempos de respuesta a denuncias o volumen de terceros evaluados. Relaciona estos datos con hitos de negocio, como adjudicaciones logradas o renovaciones de contratos estratégicos, para reforzar la narrativa interna.

El sistema ISO 37301 exige revisiones periódicas por la dirección, y aquí los indicadores juegan un papel decisivo. Prepara informes claros, visuales y orientados a decisiones, para que la alta dirección priorice recursos donde más valor aportan. Cuando consigues que los comités de dirección traten el compliance como un habilitador de negocio y no solo como un coste, tu sistema gana sostenibilidad y apoyo, y esto se nota en las relaciones con grandes clientes y organismos públicos.

Además, muchos pliegos de licitación y códigos de proveedores piden evidencias de seguimiento y mejora del programa de compliance. Contar con métricas claras y series históricas muestra madurez. Así puedes explicar no solo lo que has implantado, sino cómo revisas y mejoras el sistema con datos objetivos, un punto que los auditores valoran especialmente cuando comparan proveedores con niveles de riesgo similares en una misma categoría.

Aprovechar la tecnología para automatizar y dar trazabilidad al compliance

Trabajar con grandes clientes o contratos públicos implica gestionar un volumen creciente de requisitos, evidencias, plazos y compromisos de integridad. Por eso, cuando aterrizas cómo implantar compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público, la tecnología deja de ser un complemento y se convierte en un factor crítico. Las soluciones de gestión de sistemas de compliance permiten centralizar obligaciones normativas, riesgos, controles, evidencias y reportes, reduciendo errores manuales y cuellos de botella.

La digitalización del sistema facilita acceder en segundos a la documentación que te pide un auditor de cliente o un organismo regulador. También permite automatizar alertas de vencimiento de formaciones, reevaluaciones de terceros o revisiones de políticas. Esta trazabilidad aporta seguridad a la dirección y tranquilidad a los equipos que se relacionan con clientes estratégicos o licitaciones complejas, ya que saben que el sistema les acompañará con recordatorios y flujos guiados.

Además, la tecnología habilita el análisis avanzado de datos de cumplimiento: patrones en denuncias, áreas con más incidencias o terceros con mayor exposición. Con esta información puedes anticipar problemas, ajustar controles y comunicar a tus grandes clientes que estás gestionando de forma proactiva los riesgos compartidos, lo que eleva la calidad de la relación y refuerza tu perfil como socio fiable y responsable.

Reforzar la transparencia y el buen gobierno como ventaja competitiva

La transparencia y el buen gobierno ya no son solo conceptos reputacionales, sino criterios que influyen en decisiones de adjudicación y en la continuidad de proveedores. Integrar en tu sistema de compliance referencias a estándares como ISO 37009:2025 te ayuda a ir un paso más allá. Un gobierno corporativo que gestiona bien conflictos de interés y asegura la independencia de las funciones de control transmite seriedad y estabilidad, algo esencial para contratos de larga duración.

Demuestra esta transparencia con evidencias: actas de comités de compliance, decisiones documentadas sobre casos de conflicto de interés y respuestas a denuncias relevantes. Cuando compartes, de forma proporcionada, esta información con grandes clientes o administraciones, generas una relación basada en la confianza informada. Esto puede marcar la diferencia cuando el órgano de contratación o el comité de compras evalúa proveedores con ofertas técnicas similares, porque el factor de integridad se vuelve decisivo.

En definitiva, la forma en que gobiernas tu sistema de compliance y lo conectas con la estrategia de negocio se convierte en un argumento de venta. Si eres capaz de explicar de manera sencilla cómo tu organización previene y gestiona el incumplimiento, estarás mejor posicionado para ganar y conservar contratos de alto valor, incluso en mercados muy regulados y con fuerte presión competitiva.

La implantación de un sistema de compliance alineado con ISO 37301 en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público no es solo una respuesta defensiva ante sanciones o escándalos. Es una inversión estratégica que te ayuda a ganar contratos, consolidar relaciones de largo plazo y proteger la reputación corporativa en entornos cada vez más exigentes, siempre que combines un diseño riguroso con una implementación práctica, apoyada en tecnología y orientada a la realidad de tu negocio.

Software ISOTools para la gestión de ISO 37301

Cuando te enfrentas a múltiples pliegos de licitación, auditorías de grandes clientes y exigencias crecientes de integridad, es normal sentir que el compliance se vuelve inabarcable. Necesitas una solución que simplifique la gestión diaria, que conecte la estrategia con las tareas concretas y que te ayude a demostrar, sin dudas, que controlas tus riesgos de cumplimiento, tanto ante clientes privados como ante administraciones públicas.

El software ISO 37301 de ISOTools centraliza tu sistema de compliance en una única plataforma unificada, con flujos guiados para riesgos, controles, denuncias y acciones. Automatiza procesos repetitivos, reduce errores manuales y te permite tener siempre actualizados los expedientes que revisan tus grandes clientes o los órganos de contratación, para que llegues a cada auditoría con confianza, datos y evidencias ordenadas.

La solución integra funcionalidades de inteligencia artificial que te ayudan a identificar patrones de riesgo, priorizar acciones y generar informes claros para comités y alta dirección. Al mismo tiempo, cuentas con el acompañamiento de expertos que entienden la realidad de las organizaciones que compiten en licitaciones y cadenas de suministro globales. De esta manera, transformas el cumplimiento en una palanca de valor, alineada con la mejora continua y la transformación digital de tus procesos, y aseguras que tu sistema ISO 37301 evolucione contigo.

Preguntas frecuentes sobre compliance en empresas que trabajan con grandes clientes o el sector público

¿Qué es un sistema de gestión de compliance según ISO 37301?

Un sistema de gestión de compliance según ISO 37301 es un marco estructurado para identificar, evaluar y gestionar riesgos de incumplimiento normativo, ético y contractual. Incluye políticas, procedimientos, controles, formación, canales de denuncia y procesos de mejora continua. Su objetivo es prevenir, detectar y responder a incumplimientos, demostrando diligencia debida ante autoridades, clientes y otras partes interesadas.

¿Cómo empezar a implantar compliance si ya trabajo con grandes clientes?

Para empezar, identifica los clientes estratégicos y revisa sus requisitos de integridad, códigos de proveedores y cláusulas contractuales. Después, realiza un diagnóstico de brechas frente a esos requisitos y frente a los principios de la ISO 37301. Define un plan de acción priorizado, centrado en procesos críticos, y establece responsables claros, recursos y plazos realistas para cada iniciativa de implementación.

¿En qué se diferencian los requisitos de compliance del sector público y del privado?

El sector público suele contar con marcos legales específicos de contratación, integridad y transparencia, con obligaciones formales muy detalladas. El sector privado, en cambio, aplica políticas internas y códigos de conducta de proveedores, que pueden variar mucho entre empresas. Sin embargo, ambos entornos comparten la exigencia de evidencias documentadas, controles preventivos y una cultura de cumplimiento verificable.

¿Por qué el compliance influye en la adjudicación de contratos y licitaciones?

El compliance influye porque las organizaciones compradoras necesitan protegerse frente a sanciones, escándalos y riesgos reputacionales vinculados a su cadena de suministro. Un sistema de cumplimiento sólido reduce la probabilidad de incidentes y demuestra diligencia debida. Por ello, muchos pliegos y procesos de homologación incluyen criterios de integridad, evaluación de riesgos y madurez del programa de cumplimiento.

¿Cuánto tiempo tarda una empresa en implantar un sistema de compliance eficaz?

El tiempo depende del tamaño de la empresa, de su madurez previa y de la complejidad regulatoria que afronta. Unos primeros resultados visibles pueden alcanzarse en varios meses, si se priorizan procesos críticos y contratos clave. La consolidación completa del sistema, con cultura arraigada, formación continua y medición sistemática, suele requerir un enfoque de varios años con mejora progresiva.

Referencias bibliográficas

• International Organization for Standardization. (2021). Compliance management systems — Requirements with guidance for use (ISO 37301:2021). ISO. https://www.iso.org/standard/75080.html
• International Organization for Standardization. (2016). Compliance management systems — Guidelines (ISO 19600:2014). ISO. https://www.iso.org/standard/62342.html
• Organisation for Economic Co-operation and Development. (2016). Preventing Corruption in Public Procurement. OECD. https://www.oecd.org/gov/ethics/Corruption-Public-Procurement-Brochure.pdf

ISO 37009 

La transparencia y la ética son dos pilares muy importantes en lo que respecta al éxito y la sostenibilidad de las empresas. La norma ISO 37009 busca reforzar estos principios, a través de un marco sólido para la gestión de los conflictos de interés de forma eficaz. Esto ayudará a prevenir situaciones que comprometan la integridad corporativa. 

Si tu organización aspira a fortalecer el gobierno corporativo y construir un ambiente de trabajo ético, es esencial entender los aspectos clave de esta norma. A continuación, te explicamos cinco puntos críticos del nuevo marco que no puedes pasar por alto. 

1. Definir qué es un conflicto de interés

ISO 37009 define y actualiza el concepto de conflicto de interés para reflejar de la mejor forma posible los desafíos de las empresas actuales. La norma reconoce que los conflictos pueden surgir en las interacciones financieras, en decisiones estratégicas, relaciones personales y otros contextos menos evidentes. Esto permite a las empresas ampliar su campo de actuación para detectar y prevenir de riesgos. 

2. Identificar y evaluar 

El marco de ISO 37009 establece las guías para identificar posibles conflictos antes de que afecten las operaciones. Las empresas deben llevar a cabo análisis sistemáticos, considerando las situaciones obvias y los escenarios de conflicto potenciales. Además, se recomienda hacer evaluaciones de forma periódicas para mantener el proceso actualizado. 

3. Establecer mecanismos de control y gestión con la ISO 37009

Una de las innovaciones de ISO 37009 es el énfasis en crear de mecanismos efectivos de control interno. La norma busca implementar políticas claras, crear comités de ética y usar de herramientas tecnológicas para el monitoreo continuo. De esta forma, se asegura una gestión robusta y alineada con las mejores prácticas internacionales. 

La transparencia y la ética son dos pilares muy importantes en lo que respecta al éxito y la sostenibilidad de las empresas.
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4. Transparencia y comunicación

La transparencia es un valor ético y un mecanismo de protección para las empresas. ISO 37009 exige que las políticas y decisiones relacionadas con la gestión de conflictos de interés son comunicadas a todas las partes interesadas. Esto incluye compartir información relevante y formar al personal para comprender y reportar posibles conflictos de forma segura. 

5. Manejar de forma adecuada a los denunciantes

Finalmente, la norma aborda la importancia de proteger a quienes denuncian conflictos de interés. ISO 37009 detalla cómo las organizaciones deben establecer canales seguros y confidenciales para recibir denuncias, además de garantizar que los denunciantes no sufran represalias. Esto refuerza la cultura de integridad y fomenta la colaboración de los trabajadores y trabajadoras en prevención de riesgos. 

ISO 37009 establece un marco integral para gestionar los conflictos de interés de manera estructurada y proactiva en las empresas. Adoptar esta norma mejora el cumplimiento y el gobierno corporativo, y potencia la reputación de la compañía al demostrar un compromiso fuerte con la ética y la transparencia. Mantente informado y prepara a tu empresa para implementar esta norma, asegurando así un entorno empresarial sólido y seguro. 

ISOTools: aliado en la implementación de ISO 37009 

Implementar y gestionar los requisitos de la norma ISO 37009 puede ser un desafío si no se hace uso de la transformación digital. ISOTools es un aliado que facilita este proceso, a través de un software que permite identificar, evaluar y gestionar los conflictos de interés de forma automatizada.  

Gracias a sus funciones avanzadas, ISOTools permite a las empresas establecer controles internos efectivos, gestionar la documentación de forma centralizada y asegurar la transparencia en la comunicación. Además, el software ISOTools garantiza la protección de los denunciantes a través de mecanismos seguros de reporte, promoviendo una cultura de integridad y cumplimiento ético. De esta manera, ISOTools simplifica la implementación de ISO 37009 y potencia la capacidad de las organizaciones para mantener un gobierno corporativo sólido y confiable. 

ISO/DIS 37009 

Para las organizaciones, llevar a cabo una adecuada gestión adecuada de los conflictos de intereses es un imperativo del entorno empresarial, lo que en ocasiones puede suponer un desafío. El manejo deficiente de este tipo de situación puede derivar en problemas éticos, legales y de reputación, afectando la integridad y la sostenibilidad de las operaciones. Aquí entra en juego la nueva norma en desarrollo, ISO/DIS 37009. Esta norma establece las directrices necesarias para abordar esta problemática crítica de las organizaciones. 

¿Qué es ISO/DIS 37009? 

ISO/DIS 37009, en su fase de Draft International Standard (DIS), proporciona un marco normativo integral para la gestión de conflictos de intereses en las empresas públicas y privadas. Esta norma da respuesta a la necesidad de estándares internacionales que promueva la transparencia, la ética y la gobernanza responsable. 

La ISO 37009 está diseñada como complemento para otras normas de gobierno corporativo como ISO 37001 (Sistema de Gestión Antisoborno) y ISO 37301 (Sistema de Gestión de Cumplimiento). Su implementación ayuda a las empresas a prevenir, detectar y gestionar conflictos de intereses que puedan comprometer sus decisiones. 

¿Por qué es importante gestionar los conflictos de intereses? 

Un conflicto de intereses ocurre cuando una persona o grupo dentro de la organización tiene un interés personal que podría influir en la imparcialidad de sus decisiones. Si no se aborda de manera adecuada, este tipo situación puede mermar la confianza, afectar a la toma de decisiones y exponer a las empresas a riesgos legales y de reputación. 

ISO/DIS 37009 propone herramientas y estrategias para: 

• Identificar y evaluar los riesgos de conflictos de intereses. La identificación proactiva previene que los intereses personales interfieran con las funciones de la organización. 
• Establecer políticas claras. La norma ISO/DIS 37009 guía a las empresas para desarrollar políticas que promuevan la transparencia y la integridad. 
• Implementar controles y medidas para mitigar. Estas incluyen la declaración de intereses y la formación en materias éticas. 
• Monitorear y revisar de manera continua. El enfoque de mejora continua asegura que la gestión de conflictos de intereses se adapte a los cambios del entorno y de las tareas de la empresa. 

Beneficios de implementar la normativa 

Implementar ISO/DIS 37009 tiene las siguientes ventajas para las empresas: 

• Refuerza la ética y la integridad corporativa. El compromiso con un manejo transparente fortalece la confianza de las partes interesadas y reduce los riesgos de corrupción o abuso de poder. 
• Mejora la toma de decisiones. La claridad en los procesos evita influencias no debidas, lo que asegura que las decisiones se tomen de la mejor forma para la empresa. 
• Protección legal y de reputación. Cumplir con normas internacionales ayuda a las empresas a cumplir con la normativa local e internacional. Esto reduce la posibilidad de sanción y los daños de reputación. 
• Fomenta la cultura empresarial transparente. A largo plazo, una gestión ética de los conflictos de intereses contribuye a una cultura basada en la integridad y el respeto a las normativas. 

ISO/DIS 37009, en su fase de Draft International Standard (DIS), proporciona un marco normativo integral para la gestión de conflictos de intereses en las empresas públicas y privadas.
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¿Cómo implementar la norma? 

Implementar ISO/DIS 37009 necesita de un enfoque estratégico y comprometido. Aquí se desarrollan algunas recomendaciones iniciales para su implementación: 

• Evaluar el estado actual de la gestión de conflictos de intereses. Identificar brechas y áreas de mejora. 
• Formar al personal. Asegurar que los líderes y empleados comprendan la importancia de la norma ISO 37009 y cómo aplicarla en el día a día. 
• Integrar la norma con el resto de sistemas de gestión. Aprovechar otras normas ISO, como ISO 37001 o ISO 9001, hace más eficiente su implementación. 

ISO/DIS 37009 representa un avance en el gobierno corporativo, promoviendo prácticas éticas y transparentes para gestionar los conflictos de intereses. Prepararse y adoptar ISO/DIS 37009 refuerza la integridad interna y posiciona a las empresas como líderes responsables y confiables en un entorno cada vez más exigente. 

Beneficios de ISOTools para adoptar ISO/DIS 37009 

Adoptar ISO/DIS 37009 puede parecer un desafío, pero con el apoyo de ISOTools, las empresas mejoran este proceso. ISOTools ofrece un software flexible que permite el seguimiento continuo de políticas de conflicto de intereses y la integración con otros sistemas de gestión ISO. 

Cuenta con aplicaciones para la gestión documental, el monitoreo de riesgos y la capacitación del personal. El software ISOTools asegura que las empresas cumplan con los requisitos de la norma y fortalezcan su cultura ética, manteniendo un gobierno corporativo en el tiempo. ISOTools potencia la transparencia, minimiza los errores humanos y promueve la mejora continua, brindando un retorno tangible en términos de eficiencia y cumplimiento. 

Software compliance

En el mundo actual, donde la regulación y el cumplimiento normativo son fundamentales para la sostenibilidad y reputación de cualquier empresa u organización, contar con herramientas que faciliten estos procesos se ha vuelto vital. ISOTools ofrece una solución integral para la gestión del cumplimiento normativo basado en la norma ISO 37301. De esta forma, ayuda a las empresas de todo el mundo a establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Compliance efectivo. 

¿Qué es la ISO 37301? 

Antes de todo, es necesario sentar las bases acerca de la norma ISO 37301. ISO 37301 es un estándar internacional que proporciona directrices para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance (CMS – Compliance Management System por sus siglas en inglés). Este estándar sustituye a la ISO 19600, proporcionando requisitos más precisos y orientados a ayudar a las empresas y organizaciones a cumplir con las leyes, regulaciones y otros compromisos contractuales y voluntarios. 

Beneficios de ISOTools para la gestión de compliance 

Implementar un sistema de gestión de compliance con el software de cumplimiento de ISOTools ofrece múltiples beneficios entre los que se pueden destacar los siguientes: 

1. Automatizar los Procesos: ISOTools automatizar las tareas rutinarias y repetitivas del Sistema de Gestión de Compliance, permitiendo a las compañías poner el foco en las tareas con un mayor valor añadido. 
2. Centralizar la Información: Con ISOTools, toda la información relevante para el cumplimiento normativo se mantiene almacenada de manera centralizada y segura, lo que facilita el acceso y la gestión de datos críticos. 
3. Mejora Continua: El software de cumplimiento está diseñado en base al cicle PDCA de mejora continua, ayudando a identificar posibles áreas de mejora y a implementar los cambios necesarios de manera efectiva. 
4. Reducir los Riesgos: Al facilitar el cumplimiento de las normativas y estándares, ISOTools ayuda a reducir los riesgos asociados con el incumplimiento, que puedan acarrear sanciones económicas, protegiendo la reputación y los activos de la organización. 
5. Facilidad de Uso: La interfaz intuitiva de ISOTools asegura que todos los usuarios puedan navegar y utilizar el software de compliance con facilidad, reduciendo la curva de aprendizaje y mejorando la eficiencia operativa en un corto plazo de tiempo. 

Características Clave de ISOTools para ISO 37301 

ISOTools cuenta con una serie de características claves y diferenciales, que no pueden encontrarse en otros software del mercado, ya que recientemente se ha incorporado la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) para estar a la vanguardia: 

• Gestión Documental: Administra de manera eficiente toda la documentación relacionados con el Sistema de Gestión de Compliance. 
• Control de Procesos: Supervisa y controla los procesos clave para asegurar el cumplimiento continuo de la organización. 
• Auditorías y Evaluaciones: Facilita la realización de auditorías internas y externas, así como evaluaciones periódicas de cumplimiento en la empresa. 
• Capacitación para Concienciar: Ofrece módulos de formación y recursos para asegurar que todos los miembros de la organización entiendan y cumplan con las normativas vigentes. 
• Reportes y Análisis: Genera reportes detallados y análisis para monitorear el desempeño del Sistema de Gestión de Cumplimiento en tiempo real. 

La regulación y el cumplimiento normativo son fundamentales para la sostenibilidad y reputación de cualquier empresa u organización.
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¿Qué empresas necesitan un software compliance? 

El software de compliance de ISOTools está indicado para empresas de todos los tamaños y sectores que buscan garantizar el cumplimiento de normativas y regulaciones. Desde grandes corporaciones hasta pymes, este tipo de software es esencial para gestionar riesgos, mantener la integridad operativa y asegurar la transparencia en todas las áreas de la organización. Su implementación facilita la supervisión de políticas internas, la auditoría de procesos y la adaptación a cambios en la regulación, proporcionando a las empresas una herramienta robusta y segura para operar con confianza y credibilidad en mercados internacionales cada vez más exigentes. 

Software ISO 37301 de ISOTools 

La gestión efectiva del compliance es crucial para cualquier organización que busque mantener su integridad y confianza en el mercado. Con ISOTools, las empresas pueden simplificar y fortalecer sus sistemas de gestión de compliance gracias al software ISO 37301, asegurando el cumplimiento normativo y protegiendo su reputación. 

Descubre cómo ISOTools puede transformar la gestión de compliance en tu empresa y para garantizar el cumplimiento con todos los requisitos normativos de manera eficiente y efectiva.

En lo que se refiere a la Gestión de Riesgos, hay muchas normas ISO que los expertos del área deben estar al tanto. Estas normativas están encaminadas a establecer la gestión de las empresas en diferentes sectores y son expresadas por el Organismo Internacional de Estandarización (ISO). Su beneficio reside en que funcionan como un lenguaje común entre organizaciones. De este modo, la ejecución de una ISO permite a una organización evidenciar que cumple con unos requisitos de calidad que son registrados internacionalmente. No obstante, son diversas las normas de gestión de riesgos, si más, hay algunas cuya comprensión es indispensable para los profesionales del sector.

A continuación, nombraremos algunas de las normas relacionadas con la gestión de los riesgos.

ISO 31000 Gestión de Riesgos

Evidentemente, la norma más significativa en Gestión de Riesgos es la ISO 31000. Esta norma instaura las directrices y principios que debe cumplir un Sistema de Gestión de Riesgos. La actual versión actualizada de esta norma es del año 2018.

ISO 9001

Esta normativa ordena cómo debe ser un Sistema de Gestión de la Calidad en la organización. En su última versión, ISO 9001:2015, incluye el pensamiento basado en riesgos.

Norma ISO 55000 de Gestión de Activos

A lo referente a la ISO 55000 es conjunto de tres normas que aprueban establecer un Sistema de Gestión de Activos en las empresas. Se define como de una norma de Gestión de Riesgos principalmente beneficiosa en el ámbito económico. El estándar está encaminado a todo tipo de activos, incluyendo los intangibles.

ISO 27001 Seguridad de la Información

Otra norma que corresponde conocer es la ISO 27001. Este estándar internacional forma las claves para establecer un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). En otras palabras, ayuda a resguardar toda la información sensible que manejan las organizaciones, como por ejemplo pueden ser los datos de los clientes.

ISO 45001

Para aquellos expertos dedicados a la Salud Ocupacional y a la Gestión de Riesgos Laborales, la ISO 45001 es todo un referido. La norma contiene lecciones y comisiones para establecer un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Su creación, consiente a las empresas evitar y prevenir daños y accidentes de sus trabajadores.

ISO 19011:2018

La normativa internacional ISO 19011:2018 es esencial para quienes intenten ser auditores internos o pretendan trabajar para casas certificadoras. Esta medida ofrece las claves para ejecutar una auditoría de sistemas de gestión, o sea se utiliza para evaluar si la empresa está cumpliendo o no con una determinada norma ISO. Así pues, de la misma manera es una norma esencial para la Gestión de Riesgos corporativos.

Gestión de Desastres Naturales y Emergencias ISO 22320

Esta es una norma de Gestión de Riesgos esencial en países que están propensos a desastres naturales y emergencias. Las empresas que siguen este estándar están capacitadas para facilitar una respuesta eficaz ante un incidente. Las emergencias pueden ir desde una inundación hasta un terremoto, además es una norma certificable.

ISO 19600

En lo relacionado con Cumplimiento Legal Corporativo o más conocida como Compliance sin duda es la norma ISO 19600, la cual establece los requisitos para poner en marcha un Sistema de Gestión de Compliance. Gracias a esto, las empresas impiden sanciones por infringir determinadas leyes.

Para la prevención de los sobornos ISO 37001

Así mismo como ISO 19600, la regulación más importante en Compliance es la ISO 37001. La última versión de esta norma es de 2016, accede a una empresa demostrar ante sus clientes viables que está involucrado con prácticas antisoborno. En el sector financiero, esta normativa antisoborno es esencial para la Gestión de Riesgo

Para abarcar nuestro siguiente punto es porque están vital tenerlas en cuenta dentro de nuestras organizaciones, además de implementar un sistema de gestión de riesgos.

• Desarrollar la posibilidad de alcanzar los objetivos propuestos.
• Formar un conocimiento sobre la necesidad de identificar y tratar los riesgos.
• Identificar a tiempo los riesgos a los que está exhibida la organización.
• Obedece los requisitos legales, normas internacionales y reglamentos convenientes.
• Fomentar la gestión proactiva.
• Mejora el gobierno corporativo.
• Perfecciona la franqueza y dignidad de las partes implicadas.
• Rebaja las pérdidas y resguarda los bienes de la empresa.
• Ordena una base confiable para la planificación y la toma de decisiones.
• Progresa la eficiencia operativa, la eficacia.
• Aumenta el rendimiento de la salud y la seguridad, así también la gestión ambiental
• Incrementa la gestión de incidentes en la organización.
• Progresa el aprendizaje, la cultura organizacional, la permisividad.
• Genera valor a la organización.
• Adecuado manejo a la indecisión.
• Amigable al cambio.
• Instaura y resguarda los valores, logro de objetivos / mejora de desempeño.

Gestión de Riesgos Corporativos

El riesgo, como lo conocemos actualmente, es una palabra que deriva de la palabra peligro. En la actualidad es incierto poder establecer una fecha o conocer a quién se le aduce la creación de la palabra riesgo.

En teoría es un concepto utilizado en varios ámbitos, profesiones y es complementada con la palabra “gestión”. Haciendo así el término Gestión de Riesgos, que en una definición muy general se podría decir que es el estudio que plantea las medidas correctivas, preventivas y predictivas para evitar desastres.

A nivel organizacional se debe tener en cuenta que todas las actividades conllevan consigo un riesgo, para tener estos riesgos controlados, la intención es poder llevar a cabo la identificación de riesgos y analizarlos, luego realizar un plan de tratamiento donde se puedan aplicar los controles para poder mantenerlos.

La norma Internacional que rige la gestión de Riesgos es la ISO:31000 y fija los objetivos de la organización, variedad de riesgos, las partes interesadas y la multiplicidad de riesgos que en conjunto permiten evaluar el nivel de riesgo de las organizaciones. Se debe tener en cuenta que esta norma se puede aplicar a cualquier tipo de organización, ya sea pública o privada, no importa su tamaño ni el sector productivo en el que se encuentre.

La norma cuenta con seis ítems distribuidos de la siguiente manera:

1. Alcance: donde informa que la norma es una guía que cuenta con unos lineamientos que permiten administrar y gestionar cualquier tipo de riesgo. Adicional la norma se encuentra en constante actualización.
2. Referencia Normativas: esta norma no cuenta con referencias normativas
3. Términos y Definiciones: se encuentra el vocabulario y concepto de las palabras claves que se consideran importantes dentro de la norma.
4. Principios: es la fundamentación bajo la cual la norma gestiona los riesgos y estable el marco de referencia teniendo en cuenta los efectos de incertidumbre sobre los objetivos de la organización, en donde se encuentran palabras que orientan a la administración y gestión de los riegos las cuales son; Integrada, estructurada y exhaustiva, Adaptada y ajustada, Inclusiva, Dinámica, Mejor Información disponible, factores humanos y Culturales, mejoramiento continuo.
5. Marco de referencia: la función del marco de referencia, es decir, a las organizaciones que es un sistema integrado, y que depende de su gobernanza, que la gestión de riesgos sea o no efectiva dentro de las organizaciones, este compromiso parte desde la alta dirección. Los ítems fundamentales allí encontrados son Integración, Diseño, Implementación, Evaluación y Mejora.
6. Proceso: la gestión de riesgos implica la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas a las actividades de comunicación y consulta, establecimiento del contexto y evaluación, tratamiento, seguimiento, revisión, registros y reportes de los riesgos.

Se debe tener en cuenta que las normas ISO actualmente integran sus normas y la 31000 no es la excepción, a continuación, mostraremos algunas normas que se integran con la gestión de Riesgos.

• ISO9001 Sistemas de Gestión de Calidad: es la norma central de donde parten las demás normas ISO, en su última actualización su pensado es basado en los riesgos organizacionales.
• ISO55000 Es la norma que se encarga del Sistema de la Gestión de Activos en las organizaciones, y es una norma enfocada en la gestión de riesgos, enfocada en las organizaciones financieras y aseguradoras, enfocada a los activos de todo tipo incluyendo aquellos activos intangibles.
• ISO27001: Norma encargada de la Seguridad Informática que se encarga de evaluar los riesgos correspondientes a la confidencialidad, integridad y disposición de los activos o información informática.
• ISO45001: Encargada de la Seguridad y Salud en el trabajo, está conectada con los riesgos a nivel de recurso humano, evaluando las organizaciones temas de incidentes y accidentes a nivel laboral.
• ISO19011: Relacionado en aquellos profesionales que se encargan de realizar las auditorias en las organizaciones, a lo cual relacionan sus evaluaciones a la gestión de riesgos de las empresas.
• ISO19600: Norma encargada del cumplimiento y que al evaluar sus riesgos permiten evitar sanciones innecesarias a las compañías.
• ISO37000: Norma encargada de la prevención de los sobornos, esta norma genera confianza en las organizaciones si cuentan con clientes potenciales para demostrar ante ellos las buenas prácticas antisoborno, esto es fundamental para la gestión de riesgos, esencialmente en entidades aseguradoras y financieras.

 En conclusión, la gestión de riesgos en las Organizaciones es lograr vencer la incertidumbre de las actividades realizadas, esto ayuda a crear valor no solo en el complimiento de los objetivos si no logra integrar tanto las actividades internas y externas como todos los SIG, adicional ayuda que haya una gestión proactiva,  permite tener una trazabilidad de nuestros riesgos desde la identificación, análisis y planes de tratamiento de los mismos, permite tener un análisis exhaustivo de la matriz DOFA de todos los procesos, mejora la dinámica financiera, mejor la gestión de los aspectos legales y previene posibles pérdidas que se puedan presentar en las organizaciones.

Software ISOTools para la Gestión de Riesgos Corporativos

El Software para la Gestión de Riesgos Corporativos de ISOTools es un gran aliado para el seguimiento y monitoreo de cualquier riesgo identificado en su organización, independientemente de su perfil u origen.

Establecer medidas y tomar decisiones mediante las matrices de gestión de riesgos de nuestro software es muy sencillo, ¿quiere saber cómo?

Toda organización tiene una cultura de compliance, la reconozca o no, ya que sus normas, expectativas y estándares de desempeño moldean cómo se afronta el cumplimiento normativo en el día a día. Construir una cultura de compliance sólida según la ISO 37301 (apartado 6.1.1) exige algo más que redactar políticas: requiere que el órgano de gobierno y la alta dirección demuestren un compromiso activo, visible y sostenido con un estándar común de conducta, que se fomenten valores compartidos —honestidad, integridad, transparencia y debido cuidado profesional— y que todos los miembros de la organización entiendan que el incumplimiento pone en riesgo la propia continuidad del negocio. Para lograrlo, la norma recomienda definir objetivos claros de compliance, establecer criterios de comunicación y reconocimiento, y desarrollar sistemas que premien las conductas correctas y desalienten las indebidas. En definitiva, sin una cultura de compliance bien afianzada, cualquier sistema de gestión —por muy bien documentado que esté— corre el riesgo de quedar en papel mojado.

¿Qué es la cultura de compliance según ISO 37301?

La cultura organizacional es un concepto que aún no asimilan en todas las organizaciones, pese a que toda empresa tiene una cultura, aunque sea inconsciente de ello, porque ella engloba las normas, las expectativas y los estándares de desempeño de la compañía, y no hay ninguna que funcione sin estos elementos. Si miramos más profundo dentro de la empresa y hacemos una radiografía a la cultura de compliance, nos daremos cuenta de que también existe.

• ¿Pero disponemos del tipo de cultura de compliance que verdaderamente necesitamos?
• ¿Cumplimos con las leyes?
• ¿Qué percepción tenemos sobre el cumplimiento?
• ¿Qué haríamos en caso de incumplir? ¿Qué visión ofrecen los gerentes y directivos al respecto?

Para que la cultura de compliance no se encuentre a la deriva y se forme sin que haya una noción de su existencia, es menester dar pasos firmes hacia la concientización y comunicación de un aspecto crucial: todos los miembros de la empresa necesitan saber y entender que el incumplimiento atenta contra la supervivencia y continuidad del negocio. Y, por tanto, del sustento de todos. Más aún, es muy deseable que exista la idea concreta de que lo que se hace en la organización es fundamental para la sociedad y para la economía del país donde se desarrollan las operaciones. Pero ese país y esa economía cambian, y la cultura de compliance bien afianzada hará que la adaptación a esas transformaciones sea adecuada y definirá con qué valor de la cultura se gestionará cada cambio.

Valores clave para construir una cultura de compliance 

Los valores de la organización son relevantes porque confieren atributos claros con los cuales identificarse, por los cuales trabajar y otorgan sentido de pertenencia al equipo laboral. Con valores descritos y comunicados, es ideal detectar la puesta en práctica de estos para premiar (de manera simbólica o con algún reconocimiento público) a quienes incluyan los valores de compliance en su día a día. Estos valores pueden ser:

Honestidad

La honestidad es la base sobre la que se construye cualquier relación de confianza, tanto dentro como fuera de la organización. En el contexto de la ISO 37301, actuar con honestidad significa decir la verdad y actuar de buena fe en cada interacción: en los informes que se elevan a la dirección, en la relación con clientes y proveedores y en la comunicación de resultados, riesgos o incidencias, por incómodos que resulten. Una cultura honesta no oculta los errores ni maquilla los datos para quedar bien ante una auditoría; los reconoce, los comunica y los utiliza como punto de partida para mejorar. Cuando la honestidad forma parte del día a día, los empleados dejan de percibir el compliance como un ejercicio de imagen y empiezan a entenderlo como una forma coherente de trabajar.

Integridad

La integridad va un paso más allá de la honestidad: implica actuar conforme a un conjunto de principios éticos de forma consistente, incluso cuando nadie está observando y cuando hacerlo tiene un coste. Una organización íntegra no cambia de criterio según la situación ni aplica las normas de forma selectiva en función de quién las incumple. La ISO 37301 espera que este valor se traduzca en coherencia entre lo que la organización dice que hace y lo que realmente hace: si la política de compliance promete tolerancia cero ante el soborno, la integridad exige que esa promesa se cumpla igual con un pequeño proveedor que con un socio estratégico. Sin esta coherencia, cualquier código de conducta pierde credibilidad ante la plantilla.

Transparencia

La transparencia implica que la información relevante sobre el sistema de gestión de compliance —políticas, riesgos, resultados de auditorías, incidencias detectadas— fluya de manera clara y accesible hacia quienes deben conocerla, tanto internamente como, cuando corresponda, hacia terceros. No se trata de exponer públicamente cualquier dato sensible, sino de evitar la opacidad como estrategia: los canales de denuncia deben ser conocidos por todos, los criterios de actuación deben estar documentados y disponibles, y la alta dirección debe rendir cuentas sobre el desempeño del sistema. Una cultura transparente reduce la desconfianza interna y facilita que los propios empleados detecten y comuniquen desviaciones antes de que se conviertan en problemas graves.

Debido cuidado profesional

El debido cuidado profesional se refiere a la diligencia, el rigor y la atención razonable que cada persona debe aplicar en el desempeño de sus funciones para prevenir, detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento. No basta con tener buena intención: la norma espera que los empleados actúen con el nivel de cuidado que sería razonable esperar de alguien con su formación, experiencia y responsabilidad dentro de la organización. Esto implica, por ejemplo, verificar la información antes de actuar sobre ella, consultar cuando existan dudas razonables sobre la legalidad de una operación y no ampararse en la ignorancia o en la presión de resultados para justificar una actuación negligente. El debido cuidado profesional convierte el compliance en una responsabilidad activa de cada individuo, no solo del departamento encargado de supervisarlo.

Cómo promover la cultura de cumplimiento en todos los niveles de la organización

Podemos hablar de que una cultura de compliance deseable existe cuando la totalidad de trabajadores tiene conocimientos sobre cumplir e incumplir y cuentan con creencias en común al respecto. Y cuando, entre todos, descubren o desarrollan formas de afrontar las nuevas leyes, regulaciones y dilemas éticos. Pero ¿cómo abordar aspectos tan amplios? Recomendamos:

• Identificar el objetivo principal del compliance en la organización y elegir las estrategias para alcanzarlo.
• Establecer las metas específicas de compliance que se deben conseguir.
• Determinar el camino para perseguir las metas, entre ellos elegir una estructura de organización y un sistema de recompensas.
• Precisar los criterios para determinar qué tan bien están logrando sus metas de compliance las personas, los equipos y los departamentos.
• Identificar los métodos para la comunicación y desarrollar un significado compartido en cuanto a los valores centrales.
• Establecer criterios para la pertenencia a grupos y equipos.
• Fijar las reglas para adquirir, mantener y perder poder y estatus.
• Desarrollar sistemas que propicien las conductas de compliance deseables y desalienten las indeseables.

Compromiso de la alta dirección con la cultura de compliance según ISO 37301

La norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance cuenta con el apartado 6.1.1, referido a la cultura de cumplimiento. El estándar enfatiza que la organización debe desarrollar, mantener y promover una cultura de cumplimiento en todos los niveles dentro de la organización y apunta dos requisitos más:

• El órgano de gobierno, la alta dirección y la dirección deben demostrar un compromiso activo, visible, coherente y sostenido con un estándar común de comportamiento y conducta que se requiere en toda la organización.
• La alta dirección debe fomentar un comportamiento que cree y respalde el cumplimiento. Deberá prevenir y no tolerar comportamientos que comprometan el cumplimiento.

Estas recomendaciones que aportamos y los deberes que incluye la norma no bastan por sí solos. Necesitan el impulso que los líderes logran con ejemplo y comportamiento ético para con sus colaboradores, clientes y partes interesadas. Una cultura de compliance sólida motiva a que las autoridades de las organizaciones sean incapaces de aceptar sobornos, contaminar el ambiente, practicar el tráfico de influencias, incumplir contratos laborales, pagar los sueldos con retraso, ignorar imposiciones legales, acumular multas sin pagar o pedir prestados artículos que no devuelven.

Software para la gestión compliance

La norma ISO 19600 ha sido reemplazada por la norma ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc., de los que dependerá la futura certificación.

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El modelo de gestión de cumplimiento basado en la norma ISO 37301 fue publicado durante 2021, pero fue requerido desde antes, puesto que muchas organizaciones tenían la firme voluntad de ejercer el compliance de forma responsable y correcta, aunque tenían vagas nociones sobre cómo hacerlo, y el estándar traza un camino claro con alcance, política, objetivos, oficial de cumplimiento y gestión de riesgos. El modelo persigue seis objetivos concretos —integridad, cultura, conformidad, reputación, valor y ética— y se articula, como el resto de normas ISO, mediante el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar): en la fase de planificación se define el compromiso de todos los niveles, el alcance y la política de compliance; en la de «hacer» se gestionan los recursos, la competencia, la comunicación y los controles operacionales; en la de verificación se realizan auditorías internas, revisión por la dirección y seguimiento de riesgos; y en la de actuación se gestionan los incumplimientos y se impulsa la mejora continua. Todo ello enmarcado en un contexto que abarca lo social, cultural, legal, tecnológico, financiero, estructural, ambiental y de partes interesadas, con el objetivo de entender el compliance de manera holística.

ISO 37301 y sistemas de gestión de compliance 

El modelo de gestión de cumplimiento basado en la norma ISO 37301 fue publicado durante 2021, pero fue requerido desde antes, puesto que muchas organizaciones tenían la firme voluntad de ejercer el compliance de forma responsable y correcta, aunque tenían vagas nociones sobre cómo hacerlo. En ese sentido, el estándar enciende una luz suficientemente clara para demarcar un camino en que el cumplimiento es un proceso portador de pasos a seguir, con un alcance, política, objetivos, oficial de cumplimiento, funciones, documentos, objetivos, riesgos, políticas y oportunidades.

¿Cuáles son los objetivos del modelo de gestión del que hablamos? Encontramos que existen 6 de ellos:

• Integridad: Se trata de hacer lo correcto para no perjudicar los intereses de los involucrados, de actuar con transparencia y llevar a cabo procesos equitativos, limpios y justos.
• Cultura: Engloba los valores, ética, creencias y conductas que existen en toda la organización y ayudan a producir normas de comportamiento que conduzcan al cumplimiento.
• Conformidad: Implica el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento que son aplicables en la organización.
• Reputación: La norma tiene el propósito de lograr que las ideas, opiniones y conceptos que las personas tengan de la empresa implementadora sean favorables en cuanto al cumplimiento.
• Valor: No en todas las organizaciones están conscientes de los valores empresariales; por lo tanto, cada trabajador suele regirse por sus valores individuales. La norma nos conmina a fijar valores en común que guíen la actividad laboral por la senda correcta. Algunos de los valores más deseables para una compañía son la responsabilidad, disciplina, justicia, integridad, prudencia, superación, honestidad, respeto, entre otros.
• Ética: La ISO 37301 nos conmina a que el conjunto de costumbres y normas que rigen el comportamiento de los trabajadores —dentro y fuera de la organización— se basen en los valores de la empresa y las conductas estén depuradas de vicios.

La norma, además, está regida por principios como integridad, buen gobierno, proporcionalidad, transparencia, rendición de cuentas y sustentabilidad. Cuenta con todo un asidero teórico y filosófico para garantizar que la implementación del sistema de gestión de cumplimiento se internalice mediante la toma de conciencia que ayude a que los colaboradores asuman comportamientos éticos, de cara a la creación y consolidación de organizaciones capaces de internalizar sus compromisos con los trabajadores, partes interesadas y con el entorno del que forman parte.

Objetivos del modelo de gestión de compliance

El modelo de gestión de compliance definido por la ISO 37301 no persigue un único fin, sino que se articula alrededor de seis objetivos interrelacionados que, combinados, dan sentido estratégico al sistema. No basta con cumplir la ley: el modelo busca que ese cumplimiento se traduzca en beneficios tangibles y sostenibles para la organización.

• Integridad: garantizar que la actuación de la organización, y de cada una de las personas que la integran, sea coherente con los principios éticos y normativos que se ha comprometido a respetar.
• Cultura: instaurar un entorno en el que el cumplimiento no se perciba como una imposición externa, sino como parte natural de la forma de trabajar de toda la plantilla, desde la alta dirección hasta el último puesto operativo.
• Conformidad: asegurar que la organización satisface de manera efectiva los requisitos legales, regulatorios, contractuales y voluntarios que le son de aplicación en cada momento.
• Reputación: proteger y reforzar la imagen de la organización ante clientes, proveedores, inversores y sociedad en general, minimizando el riesgo de escándalos o sanciones que puedan dañarla.
• Valor: convertir el compliance en una fuente de valor añadido, capaz de generar confianza, facilitar el acceso a nuevos mercados o contratos, y mejorar la eficiencia interna de los procesos.
• Ética: promover una toma de decisiones basada en principios morales sólidos, más allá del mero cumplimiento formal de la norma, de manera que «hacer lo correcto» sea la referencia habitual de actuación.

Estos seis objetivos no funcionan de forma aislada: la integridad alimenta la cultura, la cultura facilita la conformidad, y todo ello repercute directamente en la reputación, el valor generado y el comportamiento ético de la organización. Es precisamente esta interdependencia la que convierte al compliance en un sistema de gestión y no en una simple lista de comprobación.

Principios del modelo de compliance empresarial según ISO 37301

Para que el modelo de gestión de compliance funcione de manera efectiva, la ISO 37301 lo asienta sobre una serie de principios rectores que deben estar presentes en cada fase del ciclo PHVA. Estos principios actúan como guía de comportamiento tanto para la organización en su conjunto como para cada una de las personas que la integran:

• Compromiso de la alta dirección: el modelo solo es sostenible si el órgano de gobierno y la dirección ejecutiva lideran el compromiso con el cumplimiento de forma visible, y no únicamente sobre el papel.
• Independencia de la función de compliance: el oficial de cumplimiento y su equipo deben poder actuar con autonomía suficiente, sin interferencias de otras áreas que puedan condicionar su criterio.
• Proporcionalidad: las medidas, controles y recursos destinados al sistema deben ajustarse al tamaño, la complejidad y el nivel de riesgo real de la organización, evitando tanto la infra como la sobrerregulación.
• Transparencia: la información relevante sobre el sistema de gestión debe ser accesible para quienes deben conocerla, tanto dentro como fuera de la organización cuando corresponda.
• Enfoque basado en riesgos: las decisiones y prioridades del sistema deben fundamentarse en una identificación y evaluación previa de los riesgos de incumplimiento a los que se enfrenta la organización.
• Mejora continua: el modelo no se entiende como un estado final, sino como un proceso vivo que debe revisarse y perfeccionarse de manera constante, en línea con el ciclo PHVA.

La aplicación coherente de estos principios es lo que diferencia a una organización que realmente ha interiorizado el compliance de otra que simplemente cumple con el trámite documental exigido por la norma. Cuando estos principios se sostienen en el tiempo, el sistema de gestión deja de ser un conjunto de procedimientos y se convierte en una seña de identidad de la propia cultura corporativa.

El ciclo PHVA en ISO 37301 

Las normas ISO recogen un aporte fundamental de William Deming: el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar). Si dirigimos el enfoque del también llamado ciclo Deming hacia un sistema de gestión de cumplimiento, tendremos actividades bien definidas en cada parte del ciclo:

Planificar

• Compromiso a todos los niveles: Quiere decir que cada individuo que conforma la org., independiente de su nivel de jerarquía, debe contribuir activamente en el desarrollo y eficacia del sistema de gestión de compliance.
• Alcance: La norma es un apoyo para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de cumplimiento eficaz dentro de una organización. Sirve para empresas de todos los rubros y tamaños y sectores.
• Política de compliance: Son las intenciones y dirección de una organización, expresadas formalmente por su alta dirección.

Hacer

• Apoyo: Implica un conjunto de procesos que permiten gestionar los recursos con los que cuenta la organización.
• Competencia y conciencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos.
• Comunicación y entrenamiento: Las políticas, roles y objetivos de compliance deben ser conocidos por todos los trabajadores de la organización. Si alguno de ellos requiere formación sobre cumplimiento, es menester brindársela.
• Operación: Es un conjunto de controles operacionales que incluye procedimientos, canal de consultas éticas e investigaciones.
• Información documentada: información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida.

Verificar

• Auditoría interna: Proceso sistemático e independiente para obtener evidencia y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría.
• Revisión por la dirección: revisión que hace la alta dirección sobre el sistema de gestión.
• Seguimiento y medición: acciones que sirven para verificar la eficacia de los controles, mitigación de riesgos y el funcionamiento de los procesos de control operacional, consultas éticas e investigación.
• Planteamiento de preocupaciones: un canal que habilita la organización para comunicarse con las partes interesadas y determinar si hay probabilidades de incumplimiento.
• Proceso de investigación: permite conocer el origen de incumplimientos, denuncias, fallas de controles y conductas tendientes al incumplimiento.

Actuar

• Gestión de no cumplimiento: es una herramienta de la norma que le permite a la organización reaccionar ante un riesgo de incumplimiento que se materializa.
• Mejora continua: actividad recurrente para mejorar el rendimiento del sistema de gestión.

Para finalizar, les recordamos que la norma ISO 37301 cuenta con un contexto que abarca lo social, cultural, legal, tecnologías, finanzas, estructura, ambiente y partes interesadas. Con ello se espera dar cumplimiento a cabalidad y entender el compliance de manera holística.

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ISO 37301

Nociones maquiavélicas como “el fin justifica los medios” van perdiendo fuerza en el mundo de los negocios. La generación de riquezas a costa del sacrificio del planeta, bienestar de los trabajadores e incumplimiento legal cada día van siendo reveladas en forma de escándalos en que clientes y partes interesadas no desean verse envueltos. Aunque las compañías tienen como propósito la obtención de ganancias, la sociedad observa y demanda que el proceso sea limpio. Por eso conviene que el compliance officer elabore programas de cumplimiento en los que se identifiquen las normas, leyes y obligaciones legales (preventivas y/o reactivas), riesgos a los que se enfrenta la organización se incumple y trace la actitud y comportamientos de los trabajadores de cara a estas responsabilidades legales.

De acuerdo al estándar técnico TS 316/2018, los programas de cumplimiento son el conjunto de normas de carácter interno establecidas en la empresa por iniciativa del órgano de administración, con la finalidad de implementar en ella un modelo de organización y gestión eficaz que le permita mitigar el riesgo de la comisión de delitos y exonerar a la empresa, y en su caso, al órgano de administración, de la responsabilidad penal de los delitos cometidos por sus directivos y empleados.

Elementos de un programa de compliance

Un programa de compliance eficiente requiere contar con diversos elementos para funcionar a cabalidad, se trata de:

• Compromiso de la dirección: la ley entra por casa, es bien sabido. Y es fundamental que desde la dirección se comunique que la empresa tendrá el ineludible deber de conducirse de forma ética y de garantizar el cumplimiento de la legislación.

• Analizar riesgos e implementar controles: conviene que se trace un diagrama por cada área de la empresa y se identifiquen los riesgos potenciales que comprendan cada proceso y actividad. De esta forma se contará con información fidedigna para establecer controles destinados a corregir, mitigar, prevenir o eliminar los riesgos de compliance. Es recomendable que existan sanciones ante cada incumplimiento. Las medidas disciplinarias son un buen ejemplo de ello.

• Crear canales de denuncias: ante irregularidades, incumplimientos y conductas poco éticas, es necesario crear canales de denuncias en que los declarantes puedan manifestar sus aprensiones de manera anónima. También es pertinente que haya encargados de hacer seguimientos a las denuncias para que la sensación e impunidad no haga que proliferen los delitos.

• Formación: si los trabajadores son formados constantemente acerca del cumplimiento de leyes, prevención del delito, ética y aplicación de controles, más posibilidades de éxito tendrá el programa. Los cursos, talleres, charlas y demás inducciones sirven para entender qué aspectos del compliance desconocen los colaboradores y será posible convertir las debilidades en fortalezas.

• Auditorías: ¿cómo saber si en la organización se están cumpliendo con las exigencias legales? Las auditorías vienen a resolver esta interrogante. También sirven para detectar irregularidades, proponer mejoras y detectar oportunidades.

• Concientización: una campaña sobre buenas prácticas de compliance es de gran utilidad para llegar a todos los trabajadores, quienes requieren percibir el cumplimiento como una imperiosa necesidad a cubrir, puesto que sin ella no existiría la posibilidad de continuar operando. Cumplir es sobrevivir, porque cumplir es parte fundamental de la sostenibilidad organizacional.

• Comprobar la eficacia: técnicas como la gamificación son de comprobado apoyo para incorporar el compliance al día a día laboral. Por supuesto, ninguno de nuestros esfuerzos valdría la pena si no podemos comprobar la efectividad de las medidas puesta en práctica, por eso es importante realizar pruebas y actualizar el programa de compliance a medida que surjan nuevas leyes y disposiciones.

• Difusión y documentación: los acuerdos, planes, resoluciones, compromisos y normativas a cumplir son parte de la información documentada. Además, todos los trabajadores requieren estar al tanto oportunamente.

• Integridad: actuaciones íntegras y transparentes desde la directiva y altos mandos dejarán en claro cuáles son las prioridades de la organización y trazarán un camino a seguir.

• Algunas integraciones positivas: el programa de cumplimiento puede ser vinculado a planes de integridad y transparencia, prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, programas de prevención del delito, planes contra la discriminación y acoso sexual, entre otros.

• Nombrar a un compliance officer: este profesional será el encargado de supervisar el cumplimiento. Para ello amerita ser dotado de autoridad, autonomía y recursos. Le concierne sugerir a la alta dirección qué controles, medidas, sanciones, formaciones e incentivos se administrarán.

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ISO 37301

La norma ISO 37301 – Sistema de gestión de cumplimiento, que permite la certificación, fue publicada el 13 de abril del 2021, nos invita a reflexionar sobre varios puntos concernientes a las responsabilidades y transparencia organizacional. También se refiere al tratamiento de inquietudes sobre la política y/u obligaciones de cumplimiento. El tema no es menor, puesto que las irregularidades son frecuentes, sistemáticas y generalizadas. Si no fuese de esta forma, el estándar no tendría sentido. Pero la pertinencia de la norma se demuestra a diario, cuando numerosas empresas son multadas o cerradas por haber vulnerado la ley.

Otras son arrasadas por el descrédito y la mala fama, en cuanto los empleados dejan saber que las empresas vulneran sus derechos. Instagram, Facebook y Twitter se han convertido en repositorios de quejas sobre compañías que no cumplen con contratos y acuerdos, acoso sexual laboral, sobrecarga de trabajo que se convierte en ansiedad y depresión (dos de las causas más recurrentes de ausentismo laboral) y muchos fenómenos más.

Las políticas de cumplimiento no siempre son redactadas de manera clara acerca de los roles, responsabilidades, alcance, importancia, consecuencias de incumplimiento, objetivos y exigencias. La creación de una política no puede deberse al afán de contar con un requisito más para poder afirmar, orgullosamente, que implementamos la norma ISO 37301. O que tenemos una política de cero tolerancias al no cumplimiento.

La política es un documento que requiere ser conocido no solo por la totalidad de trabajadores de la organización, sino por las partes interesadas. También amerita ser expresada en términos sencillos, con el propósito de facilitar su comprensión. Por último, la política no es un papel elegante, sino la formalización de lo que, efectivamente, va a llevarse a cabo. Toda política bien hecha debe, además, “fomentar la presentación de inquietudes y prohibir cualquier forma de represalia”, según el apartado 5.2 de la norma ISO 37301. Pero ¿cómo atender de forma adecuada tales inquietudes?

Proteger a quienes dudan

La duda es sana. Y si se presenta, es menester tratarla de forma idónea. Primero que todo, es vital que el clima organizacional sea de confianza. Que se permita cuestionar a los líderes y directivos, puesto que los grandes incumplimientos, fraudes y estafas se cometen desde instancias en que se manejan recursos, contactos y poder. También es fundamental que existan personas dentro de la empresa que estén facultadas para orientar a quienes presentan inquietudes. Si la organización es pequeña y no dispone de un departamento legal, es importante que el (la) encargado (a) del área sobre la que surge la duda brinde una guía al respecto.

La norma ISO 37301 proporciona información precisa y puntualiza que “la organización debe establecer, implementar y mantener un proceso para alentar y permitir la presentación de informes, en caso de que haya motivos razonables para creer que la información es verdadera, de violaciones intentadas, sospechadas o reales de la política de cumplimiento o las obligaciones de cumplimiento”.

Como ya es costumbre en las normas ISO, el citado estándar ofrece elementos puntuales que debemos atender para abordar las inquietudes como un proceso que debe:

• ser visible y accesible en toda la organización;
• tratar los informes de forma confidencial;
• aceptar informes anónimos;
• proteger de represalias a quienes denuncien;
• permitir que el personal reciba asesoramiento.

La norma, además, apunta la importancia de asegurarse de que todo el personal conozca los procedimientos de presentación de informes, sus derechos y protecciones y pueda utilizarlos.

El fin de los poderosos incuestionables

Los tiempos están cambiando. La época de empresas y funcionarios intocables llega a su fin. Tal vez esto solo sea una ilusión y caigan viejos infractores para que se erijan nuevos corruptos, como si se tratara de Ouróboros, la legendaria serpiente que se muerde la cola y alude a un ciclo sin fin. Independientemente de que seas pesimista funcional (las cosas están mal, pero sigo adelante) o un optimista a prueba de todo, es un hecho que en tiempos no muy lejanos (unos 10 o 5 años atrás) no habría sido posible descubrir marañas intricadas como las que unieron a Facebook y Donald Trump. Como las que hundieron a Odebrecht y enlodaron a Daewoo Motors, Volkswagen y otros grandes referentes de éxito. El incumplimiento cae por su propio peso, arrastra abolengos, reputaciones, esfuerzos, dineros y recursos. Las consecuencias son indetenibles, acaso inexorables. Por eso vale la pena atender las inquietudes de empleados bienintencionados que buscan apoyar la gestión del cumplimiento antes de que el brazo de la ley toque nuestra puerta con todo su rigor.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

Ser pro tecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el Software ISOTools para compliance, es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

Nunca ha sido tan fácil alinearse con los requisitos de las normas y conseguir la conformidad, contáctanos, y uno de nuestros asesores contactará con usted.

ISO 37301

Los indicadores son herramientas de medición que nos ayudan a identificar si estamos logrando alcanzar nuestros objetivos. En el caso del compliance, tengamos o no un sistema de gestión, los denominaremos indicadores de cumplimiento o KCI, siglas que significan key compliance indicators. Gracias a tan útiles instrumentos el encargado de cumplimiento de la organización puede hacerse una idea clara de la situación de la empresa y tener certezas sobre qué aspectos reforzar, encauzar y mejorar.

La utilidad de ellos KCI se fundamenta en la orientación que proporcionan al compliance officer, cuyas labores oscilan entre lo legal y lo voluntario. Sin indicadores, la organización correría el grave riesgo de olvidar aspectos relevantes que podrían alejarla de sus políticas de cumplimiento y acercarla a dificultades legales.

Entonces, ¿Qué indicadores son necesarios para garantizar el cumplimiento? En el equipo de expertos de ISOTools creemos que son estos:

• ¿Cuáles son los riesgos legales, penales, administrativos, financieros y reputacionales que afronta la organización?
• ¿Existen controles destinados a mitigar, eliminar, transferir y gestionar cada uno de los riesgos?
• ¿La organización cuenta con varios canales de denuncias, ubicados estratégicamente, garantizan el anonimato y son fiables para que los colaboradores no tengan reticencias a la hora de declarar?
• Promedio de la eficacia de los controles. No basta con crear controles. Algunos de ellos pueden resultar inexactos o ineficientes. Por eso, periódicamente se requiere verificar el desempeño de los mismos para modificarlos, agregar nuevos o eliminarlos según convenga.
• Contratos evaluados. ¿Todos los acuerdos han sido chequeados? Vale la pena hacerlo.
• Porcentaje de cumplimiento legal de la organización, para saber qué tan cerca o lejos estamos del cumplimiento total.
• Formación: ¿el compliance es percibido como un asunto crucial para la empresa o como un tema molesto que solo concierne a abogados? Es primordial atender este aspecto, pues el compliance depende de cada trabajador y cada uno de ellos amerita consciencia, educación y voluntad al respecto.
• Establecer una política de compliance: el cumplimiento abarca más que lo legal, también implica temas voluntarios que están relacionados con la ética. Por eso es importante que desde la organización surja una declaración que precise cómo abordará el compliance, cuáles son sus prioridades y metas.
• ¿La política de compliance es conocida por todos los miembros de la organización? Un documento engavetado no es útil, requiere ser difundido, discutido y modificado cuando sea necesario.
• Aparte de las obligaciones legales, contractuales, financieras, penales, administrativas y política de compliance, ¿existen planes particulares de la empresa? Algunos de ellos tienen que ver con la equidad de género, prevención del delito, integridad y transparencia, planes contra el acoso sexual, discriminación, entre otros.
• ¿Existe una persona encargada del compliance, una figura como el compliance officer? Independientemente del tamaño de la organización y su rubro, es relevante contar con un profesional que se encargue de verificar y gestionar el cumplimiento.
• ¿El encargado de cumplimiento cuenta con la formación, educación y experiencia requeridos para desempeñar su cargo? Las normas ISO/FDIS 37301 y UNE ISO 19600 ofrecen aportes valiosos y concisos al respecto.
• ¿Existe un plan y encargados de gestionar las crisis o incumplimientos inevitables?
• Ante la evaluación del desempeño, deben implementarse acciones correctivas, de ser necesario.
• ¿En la organización existe asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes?
• ¿Las obligaciones de cumplimiento son fáciles de identificar?
• Si existen dudas sobre el cumplimiento, ¿a quién pueden plantearse y a través de qué medios?
• Evaluación del riesgo del cumplimiento: es vital saber a qué se enfrenta la organización si llegase a incumplir.
• Integrar las obligaciones de cumplimiento a cada procedimiento y proceso.
• ¿Qué oportunidades de mejora del cumplimiento existen? ¿Cómo abordarlas y aprovecharlas?

Los KCI permiten que siempre se revise el tema del cumplimiento y que, por ende, sea una prioridad de la que se hable, se discuta, se aprenda y se busque mejorar. Con los datos que arrojen las mediciones se pueden tomar decisiones basadas en la evidencia, lo que garantiza mejores resultados. Además, existen 3 beneficios cruciales en torno a los KCI:

• Incentivan la motivación, participación y sana competencia del equipo laboral: más aún si dentro de la cultura organizacional existen incentivos y reconocimientos a la integridad, transparencia y cumplimiento.
• Permiten que la rendición de cuentas sea una actividad rutinaria: así será posible mitigar riesgos de cumplimiento y sabremos que la organización destina sus recursos a actividades lícitas. Podremos comprobar que no se dedica al lavado de dinero o financiación del terrorismo.
• Hacen una radiografía a la organización a través del tiempo: la compañía puede observar con datos cómo empezó, cómo ha sido el proceso y todo lo que ha aprendido y avanzado hasta ahora. ¡Y lo que le falta!

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La norma ISO 19600 ha sido reemplaza por la norma ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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Compliance

La integración de los Sistemas de Gestión (SG) con las políticas de Compliance de una organización, es una de las decisiones estratégicas más retadoras y asertivas. Particularmente desde el 2012, cuando la Organización Internacional de Normalización (ISO) agregó el Anexo SL a las Directivas ISO / IEC, Parte 1. Esto fue con el objeto de mejorar la consistencia y facilitar la alineación de los estándares de sistemas de gestión ISO, existentes y futuros, al proporcionar una estructura de alto nivel unificada.

Las organizaciones que aceptaron este reto y se embarcaron en el proyecto de unificar sus sistemas, se encontraron con una serie de obstáculos. Entre estos obstáculos se encuentran los culturales, técnicos y estructurales al fusionar los elementos de gestión comunes de las normas de referencia implicadas, ya sea por la carecía de un enfoque común, la diferenciación de competencias en equipos multidisciplinarios, o la falta de experiencia. Hoy por hoy estos obstáculos de transformaron en oportunidades de mejora que agregan valor organizacional y brindan múltiples beneficios propios de la integración.

En un entorno tan cambiante, la dinámica de los negocios es cada vez es más exigente, y suma día a día nuevos requisitos. En este sentido, las organizaciones que desean mantenerse en el mercado y asegurar su sostenibilidad necesitan sistemas para garantizar que se mantengan a la vanguardia. Muchos de estos nuevos requisitos se traducen es sistemas de gestión especializados. Poco a poco se van integrando para contribuir con el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible de carácter global.

El nuevo estándar para la gestión del cumplimiento con la norma ISO 37301: 2021 Sistemas de gestión de cumplimiento: requisitos con orientación para su uso, hace explicito un requisito que ha estado enmarcado de manera implícita en todos los sistemas de gestión. De modo que, al establecer y mantener una cultura de cumplimiento, se logra que todas las partes interesadas sean ganadoras.

Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, es mucho más que evaluar y denotar una declaración de cumplimiento. En la práctica, es el resultado de una cultura profundamente arraigada de integridad, valores fundamentales y buena ética. Un sistema de gestión de cumplimiento es la herramienta para que toda la organización demuestre su compromiso de cumplir con las leyes pertinentes, los requisitos reglamentarios, los códigos de la industria y los estándares organizativos, así como los estándares de buen gobierno, las mejores prácticas generalmente aceptadas, la ética y las expectativas de la comunidad.

La ISO 37301 provee todo lo que una organización necesita saber para planificar, desarrollar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de cumplimiento eficaz, rompiendo el paradigma de que el cumplimiento legal y reglamentario tiene por objeto evitar multas y se debe limita a una función o un departamento, transcendiendo a un asunto de todos, donde todos somos coparticipes de los resultados y aportamos nuestro granito de arena el posicionamiento de una imagen corporativa de confianza y seguridad.

Una organización que tiene ya implementado un sistema de gestión integrado, tiene experiencia en la construcción de una cultura organizacional orientada a una disciplina, como “calidad”, “seguridad”, “ambiente”, entre otras, de modo que se le facilita la incorporación de nuevas estrategias que permitan adicionar disciplinas que refuercen los comportamientos esperados en la organización.

En cada sistema de gestión la alta dirección tiene una participación y responsabilidad directa con el liderazgo, de modo que el incorporar la norma ISO 37301 a un sistema integrado, es un proceso  sencillo, pues la dirección ya tiene un liderazgo marcado, solo que para este caso su papel es un poco más activo y protagónico, pues el éxito en la implementación de una cultura organizacional de cumplimiento legal y reglamentario es directamente proporcional a la efectividad del proceso de implementación de un gobierno corporativo.

Integrar la gestión del cumplimiento en toda la organización bajo un principio de buen gobierno, implica incorporar el cumplimiento de leyes, disposiciones, reglamentos y acuerdos. Estos serán garantes de las libertad, legitimidad, eficiencia y sostenibilidad a largo plazo en cada proceso de gestión financiero, de riesgo, de calidad, ambiental, de salud y seguridad, etc., así como en sus requisitos, procedimientos, y actividades operativas.

Principales beneficios al implementar en un sistema integrado la Norma ISO 37301

La política de un sistema de gestión de cumplimiento en el marco de la ISO 37301 alinea los valores, objetivos y estrategia con el cumplimiento de las obligaciones de la organización. Este se ampara en unos principios de gobernanza que dan claridad no solo en la evaluación de riesgos de multas debido al incumplimiento, sino en los principios de operación exigidos bajo una cultura de ética, transparencia, veracidad.

Incorporar la política, objetivos y estrategia de cumplimiento en un sistema de gestión integrado (SIG), brinda una mayor confianza a los clientes y otras partes interesadas. A continuación, se describen las 5 principales ventajas que se obtienen al incorporar la norma ISO 37001 a un SIG:

• Mejora la reputación y credibilidad organizacional. Al tener una gestión integrada de todos los procesos organizativos. Todo ello, teniendo en cuenta a la vez las distintas disciplinas integradas (calidad, ambiental, seguridad, responsabilidad corporativa, etc.). También hay que incluir el cumplimiento como directriz estratégica, la percepción que tienen los clientes y grupos de interés del funcionamiento de la organización se mejora, posicionando una imagen de confianza y seguridad.
• Reducción de duplicidades. Conocer las sinergias existentes de los SIG permite distribuir de forma más eficiente los recursos, evitar retrabajos y facilita la participación del personal. Tener claridad del alcance de las funciones y responsabilidades implica un nivel más alto de satisfacción de los colaboradores, sintiéndose más implicados en los resultados.
• Contribuye al cumplimiento de obligaciones. Tener un enfoque de procesos, donde se identifican las partes interesadas, la interacción de las mismas, sus requisitos y riesgos transferidos. Esto hace que la participación de los clientes y proveedores se traduzcan en mejoras de las rutinas y procesos técnicos de la organización. Con ello se logra el mayor cumplimiento de las obligaciones. Además, fomenta la participación de forma solidaria de todos los colaboradores en todos los sistemas. Se traduce en una optimización del funcionamiento y un aliciente para la innovación.
• Simplifica el control de la información documentada. Al tener un sistema integrado el control de la información documentada se optimiza radicalmente. Se debe utilizar una estructura común que integre los requisitos de todas las disciplinas a controlar. Con ello se reduce el número de documentos y propiciando un sistema de gestión más accesible y comprensible.
• Previene los riesgos legales y penales. Es más eficaz gestionar los riesgos cuando estos son analizados desde distintas perspectivas. En un sistema de gestión integrado ya se tienen identificados algunos riegos de cumplimiento. Por lo cual, adicionar un sistema de gestión Compliance asegura que se minimicen los riesgos inherentes al contexto de la legalidad en cada uno de estos procesos y se logra un mayor control.
• Maximiza el alcance e integración. Unificar criterios en la aplicación de las diferentes normas y alinear estrategias y políticas que faciliten la toma de decisiones de la dirección. Al disponer de una visión integrada y global, facilita el análisis de los factores de riesgo (aspectos sociales, culturales, medioambientales y económicos presentes en el entorno donde opera la organización) que pueden afectar el cumplimiento, además contribuye con una correcta integración de la calidad, seguridad y gestión.
• Mejorar la productividad de la organización. Tener un SIG permite aprovechar documentación, estructuras, recursos comunes, controles, conocimiento, etc. Si el SIG es maduro es posible reducir tiempo y recursos empleados en la integración del cumplimiento. Se trata de un requisito de todos los procesos y como base de la cultura organizacional. Esto aumenta la eficacia y eficiencia de los resultados y su seguimiento.

Integrar la ISO 37301 con otros sistemas de gestión, ayuda a la lucha contra el soborno. Esto va de la mano con la mejora continua, el aumento de la ética y transparencia. Además, también ayuda al logro del trabajo decente y crecimiento económico, la paz, justicia e instauración de instituciones sólidas. No puede quedar atrás la eficiencia, la eficacia y la productividad organizacional y el desarrollo de ciudades y comunidades sostenibles.

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La norma ISO 19600 se ha reemplazado por la norma ISO 37301. Esta, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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ISO 37301

Garantizar una buena gestión del cumplimiento dentro de la organización implica que haya un compliance officer encargado de estudiar y actualizarse en cuanto al acervo legal que atañe a la empresa y al país (o países) donde esta lleva a cabo sus operaciones. El oficial necesita tener, además, autoridad suficiente para comunicarse con el órgano de gobierno a los altos mandos de declinar negocios riesgosos y la capacidad de enseñar al resto de trabajadores que es imposible operar si no se cumplen a cabalidad las leyes, ordenanzas, reglamentos y acuerdos.

En vista de que el profesional descrito requiere contar con un perfil bien definido, conviene que sus habilidades incluyan las competencias necesarias para que ejecute sus funciones de forma eficaz. Existen tres aspectos en los que el compliance officer debe demostrar solvencia: se trata de la educación, formación y experiencia. Este funcionario, en su rol de formador del resto de colaboradores de la empresa, requiere crear un programa de formación que asegure que los empleados son competentes para cumplir con sus roles de forma consistente con la cultura de compliance de la organización y con el compromiso que tiene cada uno con el cumplimiento. Este tema lo hemos abordado de manera más amplia en otras entregas “Competencias del compliance officer según la norma ISO/FDIS 37301”. Esta formación carecería de sentido si no se logra previamente una toma de consciencia sobre la relevancia del cumplimiento. En este sentido, requerimos contar con un personal que no solamente esté dispuesto a actuar y trabajar bajo lineamientos legales, sino que entienda los porqué y objetivos del cumplimiento, el carácter significativo de cada aporte, la importancia del compliance en cuanto a la continuidad del negocio, qué ocurriría si se incumple, y todo lo relacionado con el tema.

En este sentido, la norma ISO 37301 resulta ilustrativa cuando apunta que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización deben tomar conciencia de:

• la política de compliance;
• su contribución a la eficacia del sistema de gestión de compliance, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño de compliance;
• las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de compliance.

Sin comunicación no hay compliance

Para que los colaboradores sepan de qué va la política de cumplimiento, cuál es el papel de cada uno en el sistema de gestión de compliance, cómo mejorarlo, actualizar conocimientos y qué pasaría si se incumple, necesitamos difundir la información pertinente de manera asertiva, oportuna y eficiente. Estas comunicaciones tendrían que ser internas y externas, puesto que ambas persiguen metas diferentes. Los aspectos a considerar, en ambos casos, serían la planificación del contenido, definición del público objetivo, cuándo comunicar, cómo hacerlo, qué herramientas, medios y formatos emplear, entre otros.

En cuanto a la comunicación interna se refiere, la norma citada plantea que la organización debería adoptar métodos adecuados de comunicación para asegurar que el mensaje de compliance es escuchado y comprendido por todos los empleados, de forma continua. La comunicación debería indicar claramente cuáles son las expectativas de la organización sobre los empleados y cuáles son los incumplimientos que se espera que sean escalados, en qué circunstancias y a quién.

Trabajadores alineados y claros en las metas generan buenos resultados. Lo ideal es hacerlos sentir como si el compliance fuese una gran máquina en la que cada pieza es fundamental para un funcionamiento exitoso. Porque si alguno de ellos falla, se podrían materializar riesgos tan penosos como el encarcelamiento, escándalos, multas, señalamientos y pérdida reputacional.

Hay estrategias particularmente efectivas en cuanto a las comunicaciones internas, como la publicación de un periódico de la organización, carteleras informativas ubicadas en puestos estratégicos o una sección de la página web empresarial. Por ejemplo, podríamos disponer de un pendón en el que figuren recortes de periódicos en los que se expongan escándalos de corrupción, sobornos e incumplimientos legales de empresas reconocidas. O la colocación de una cartelera que contenga los principios de la política de compliance cerca de la sala de juntas o de reuniones, en todo caso, en la que se cierren los negocios. De esa forma, los altos mandos siempre tendrán en cuenta el impacto que sus decisiones podrían tener.

Si nos referimos a la comunicación externa, el apartado 7.4.3 de la norma ISO 37301 aclara que se debería adoptar un enfoque práctico, dirigido a todas las partes interesadas, de acuerdo con la política de la organización. Las partes interesadas pueden incluir, pero no están limitadas a organismos reguladores, clientes, contratistas, proveedores, inversores, servicios de emergencia, organizaciones no gubernamentales y vecinos.

Los métodos de comunicación pueden incluir páginas web y correos electrónicos, comunicados de prensa, anuncios y boletines periódicos, informes anuales (o con otra periodicidad), discusiones informales, jornadas de puertas abiertas, grupos de trabajo, diálogo con la comunidad, involucración en eventos de la comunidad y líneas telefónicas directas. Estos enfoques pueden apoyar el entendimiento y la aceptación del compromiso con compliance de una organización.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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Los indicadores de compliance, conocidos como KCI (Key Compliance Indicators), son las herramientas de medición que permiten al compliance officer saber si la organización realmente está alcanzando sus objetivos de cumplimiento o si, por el contrario, se está alejando de sus políticas y acercándose a riesgos legales, financieros o reputacionales. En la práctica, esto implica hacer seguimiento a aspectos como los riesgos identificados y sus controles asociados, la eficacia y el funcionamiento de los canales de denuncia, el porcentaje de cumplimiento legal alcanzado, el nivel de formación y concienciación de la plantilla o el grado de conocimiento y difusión real de la política de compliance dentro de la empresa. Contar con estos indicadores bien definidos aporta tres beneficios clave: fomenta la motivación y la participación del equipo, convierte la rendición de cuentas en una práctica habitual y permite obtener una radiografía objetiva de la evolución de la organización a lo largo del tiempo. En definitiva, sin KCI, cualquier sistema de gestión de compliance funciona a ciegas; con ellos, se convierte en una herramienta de decisión basada en evidencia.

Indicadores de cumplimiento: ¿Qué son los KCI y para qué sirven?

Los indicadores son herramientas de medición que nos ayudan a identificar si estamos logrando alcanzar nuestros objetivos. En el caso del compliance, tengamos o no un sistema de gestión, los denominaremos indicadores de cumplimiento o KCI, siglas que significan key compliance indicators. Gracias a tan útiles instrumentos, el encargado de cumplimiento de la organización puede hacerse una idea clara de la situación de la empresa y tener certezas sobre qué aspectos reforzar, encauzar y mejorar.

La utilidad de ellos, KCI, se fundamenta en la orientación que proporcionan al compliance officer, cuyas labores oscilan entre lo legal y lo voluntario. Sin indicadores, la organización correría el grave riesgo de olvidar aspectos relevantes que podrían alejarla de sus políticas de cumplimiento y acercarla a dificultades legales.

¿Cuáles son los indicadores del cumplimiento?

Entonces, ¿qué indicadores son necesarios para garantizar el cumplimiento? En el equipo de expertos de ISOTools creemos que son estos:

• ¿Cuáles son los riesgos legales, penales, administrativos, financieros y reputacionales que afronta la organización?
• ¿Existen controles destinados a mitigar, eliminar, transferir y gestionar cada uno de los riesgos?
• ¿La organización cuenta con varios canales de denuncias, ubicados estratégicamente, que garantizan el anonimato y son fiables para que los colaboradores no tengan reticencias a la hora de declarar?
• Promedio de la eficacia de los controles. No basta con crear controles. Algunos de ellos pueden resultar inexactos o ineficientes. Por eso, periódicamente se requiere verificar el desempeño de los mismos para modificarlos, agregar nuevos o eliminarlos según convenga.
• Contratos evaluados. ¿Todos los acuerdos han sido chequeados? Vale la pena hacerlo.
• Porcentaje de cumplimiento legal de la organización, para saber qué tan cerca o lejos estamos del cumplimiento total.
• Formación: ¿El compliance es percibido como un asunto crucial para la empresa o como un tema molesto que solo concierne a abogados? Es primordial atender este aspecto, pues el compliance depende de cada trabajador y cada uno de ellos amerita consciencia, educación y voluntad al respecto.
• Establecer una política de compliance: el cumplimiento abarca más que lo legal; también implica temas voluntarios que están relacionados con la ética. Por eso es importante que desde la organización surja una declaración que precise cómo abordará el compliance, cuáles son sus prioridades y metas.
• ¿La política de compliance es conocida por todos los miembros de la organización? Un documento engavetado no es útil, requiere ser difundido, discutido y modificado cuando sea necesario.
• Aparte de las obligaciones legales, contractuales, financieras, penales, administrativas y de política de compliance, ¿existen planes particulares de la empresa? Algunos de ellos tienen que ver con la equidad de género, prevención del delito, integridad y transparencia, planes contra el acoso sexual, discriminación, entre otros.
• ¿Existe una persona encargada del compliance, una figura como el compliance officer? Independientemente del tamaño de la organización y su rubro, es relevante contar con un profesional que se encargue de verificar y gestionar el cumplimiento.
• ¿El encargado de cumplimiento cuenta con la formación, educación y experiencia requeridas para desempeñar su cargo? Las normas ISO/FDIS 37301 y UNE ISO 19600 ofrecen aportes valiosos y concisos al respecto.
• ¿Existe un plan y encargados de gestionar las crisis o incumplimientos inevitables?
• Ante la evaluación del desempeño, deben implementarse acciones correctivas, de ser necesario.
• ¿En la organización existe asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes?
• ¿Las obligaciones de cumplimiento son fáciles de identificar?
• Si existen dudas sobre el cumplimiento, ¿a quién pueden plantearse y a través de qué medios?
• Evaluación del riesgo del cumplimiento: es vital saber a qué se enfrenta la organización si llegase a incumplir.
• Integrar las obligaciones de cumplimiento a cada procedimiento y proceso.
• ¿Qué oportunidades de mejora del cumplimiento existen? ¿Cómo abordarlas y aprovecharlas?

Los KCI permiten que siempre se revise el tema del cumplimiento y que, por ende, sea una prioridad de la que se hable, se discuta, se aprenda y se busque mejorar. Con los datos que arrojen las mediciones se pueden tomar decisiones basadas en la evidencia, lo que garantiza mejores resultados. Además, existen 3 beneficios cruciales en torno a los KCI:

• Incentivan la motivación, participación y sana competencia del equipo laboral: más aún si dentro de la cultura organizacional existen incentivos y reconocimientos a la integridad, transparencia y cumplimiento.
• Permiten que la rendición de cuentas sea una actividad rutinaria: así será posible mitigar riesgos de cumplimiento y sabremos que la organización destina sus recursos a actividades lícitas. Podremos comprobar que no se dedica al lavado de dinero o financiación del terrorismo.
• Hacen una radiografía a la organización a través del tiempo: la compañía puede observar con datos cómo empezó, cómo ha sido el proceso y todo lo que ha aprendido y avanzado hasta ahora. ¡Y lo que le falta!

Beneficios de utilizar indicadores de compliance KCI

Incorporar indicadores de compliance no es solo un requisito de seguimiento que exige la norma ISO 37301: es una decisión estratégica que aporta beneficios tangibles a toda la organización. Cuando los KCI están bien diseñados y se utilizan de forma sistemática, dejan de ser un ejercicio de «reportar por reportar» y se convierten en una palanca real de mejora del sistema de gestión de compliance. A continuación se detallan los tres beneficios principales que reconoce la norma.

Motivación y participación del equipo

Cuando los empleados pueden ver, a través de indicadores concretos, el impacto real de su trabajo en el sistema de compliance, su nivel de implicación aumenta de forma notable. Ver reflejado en una cifra el número de formaciones completadas, las incidencias resueltas a tiempo o la reducción de riesgos en su área de trabajo genera una sensación de progreso tangible que ningún documento normativo puede transmitir por sí solo. Los KCI convierten el compliance en algo medible y, por tanto, en algo que se puede mejorar activamente, lo que fomenta que los equipos dejen de percibirlo como una obligación impuesta desde arriba y empiecen a asumirlo como parte de su propio desempeño.

Rendición de cuentas y mitigación de riesgos

Los indicadores permiten identificar con claridad quién es responsable de qué dentro del sistema de gestión de compliance, y en qué medida se están cumpliendo los compromisos asignados. Esta trazabilidad facilita que la alta dirección pueda exigir cuentas de forma objetiva, basándose en datos y no en percepciones subjetivas. Además, un seguimiento constante de los KCI permite detectar desviaciones y riesgos emergentes antes de que se materialicen en incumplimientos graves, dando a la organización margen de reacción para aplicar medidas correctivas de forma temprana, en lugar de descubrir el problema durante una auditoría o, peor aún, tras una sanción.

Seguimiento de la evolución del cumplimiento

Uno de los mayores valores de los KCI es que permiten comparar el desempeño del sistema de compliance a lo largo del tiempo, más allá de una fotografía puntual. Analizar la evolución de estos indicadores mes a mes o año a año ayuda a determinar si las acciones implementadas están dando resultado, si el nivel de riesgo de la organización está aumentando o disminuyendo, y si los recursos destinados a compliance se están utilizando de forma eficaz. Esta visión longitudinal es, además, una evidencia muy valiosa de cara a auditorías internas y externas, ya que demuestra que el sistema de gestión no es estático, sino que evoluciona y se adapta a la realidad de la organización.

Cómo utilizar los indicadores de compliance para la mejora continua

Definir buenos KCI es solo el primer paso: su verdadero valor aparece cuando se integran en un ciclo continuo de análisis y acción. Para aprovechar todo su potencial, la organización debería tener en cuenta las siguientes pautas:

• Establecer una periodicidad de revisión clara: los indicadores deben analizarse con una frecuencia definida (mensual, trimestral, anual, según su naturaleza) y no únicamente cuando se acerca una auditoría.
• Compararlos con objetivos previamente definidos: cada KCI debe contrastarse con la meta establecida en la planificación del sistema, de forma que sea posible identificar de un vistazo si existe una desviación relevante.
• Comunicar los resultados a los niveles adecuados: tanto a la alta dirección, para la toma de decisiones estratégicas, como a los equipos operativos, para que puedan ajustar su actuación en el día a día.
• Investigar las causas de las desviaciones: cuando un indicador se aleje del objetivo, no basta con registrarlo; hay que analizar qué lo ha provocado y si responde a un problema puntual o a una debilidad estructural del sistema.
• Traducir los hallazgos en acciones correctivas concretas: los KCI deben alimentar directamente el ciclo de mejora continua del sistema de gestión, generando cambios reales en procesos, formación o asignación de recursos.
• Revisar y actualizar los propios indicadores: con el tiempo, algunos KCI pueden dejar de ser relevantes o pueden aparecer nuevos riesgos que requieran nuevas métricas; el conjunto de indicadores debe evolucionar junto con la organización.

Utilizados de esta manera, los indicadores de compliance dejan de ser un simple requisito documental exigido por la ISO 37301 y se convierten en el motor que impulsa la mejora continua del sistema de gestión, cerrando el ciclo entre medir, analizar, actuar y volver a medir.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc., de los que dependerá la futura certificación.

Ser protecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el software ISOTools para compliance es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

Nunca ha sido tan fácil alinearse con los requisitos de las normas y conseguir la conformidad; contáctanos, y uno de nuestros asesores contactará con usted.

La norma ISO/FDIS 37301 sitúa la política y los objetivos de compliance como los dos pilares que dan dirección a todo el sistema de gestión del cumplimiento. La política, definida y aprobada por la alta dirección, debe ser apropiada para el propósito de la organización, servir de marco para fijar objetivos, comprometerse con el cumplimiento de los requisitos aplicables y con la mejora continua; además, tiene que estar redactada en lenguaje sencillo, comunicarse a toda la plantilla y garantizar la protección frente a represalias de quien reporta una irregularidad. Los objetivos, por su parte, se derivan de esa política y pueden ser estratégicos, tácticos u operativos: deben ser medibles siempre que sea posible, hacer seguimiento continuo y actualizarse cuando cambien las circunstancias. En conjunto, política y objetivos funcionan como el timón del sistema de compliance: sin ellos, la organización navegaría a la deriva; con ellos bien alineados, la empresa puede convertir el cumplimiento normativo en una ventaja estratégica real.

Política y objetivos de compliance según ISO/FDIS 37301

Un sistema de gestión de cumplimiento requiere de un corpus sólido para ser completo. Debe estar compuesto por personas responsables de su puesta en marcha, revisión, mejora continua, entre otros. En esta entrega tomaremos en cuenta dos de los aspectos que juzgamos como particularmente relevantes: se trata de la política y los objetivos de compliance.

Requisitos de la política de compliance de una empresa

La política forma parte de la información documentada. Allí se exponen las intenciones y dirección de una organización, expresadas formalmente por su alta dirección y/o su órgano de gobierno. En ausencia de una política, la empresa no tendría claridad en cuanto a su proceder. Es por eso que la norma ISO/FDIS 37301 establece como requisito que la política de compliance:

Apropiada para el propósito de la organización

Marco para establecer objetivos de cumplimiento

La política debe actuar como paraguas normativo bajo el cual se definan después los objetivos de compliance, tanto estratégicos como operativos. No se trata de un documento aislado, sino del punto de partida que da coherencia a todo lo que viene después: cada objetivo que se establezca en el sistema de gestión —ya sea reducir el número de incidencias, mejorar los tiempos de respuesta ante denuncias o aumentar la formación del personal— debe poder justificarse como un desarrollo natural de los principios recogidos en la política.

Compromiso de satisfacer los requisitos aplicables

La política debe incluir un compromiso explícito de cumplir con los requisitos legales, regulatorios, contractuales y voluntarios que afectan a la organización, incluyendo los códigos de conducta a los que se haya adherido. Este compromiso no es simbólico: implica que la organización se obliga a identificar de forma sistemática qué normativa le resulta aplicable, mantenerse actualizada ante los cambios legislativos y disponer de mecanismos que garanticen su cumplimiento efectivo en el día a día.

Compromiso con la mejora continua del sistema de gestión del cumplimiento

Ninguna política de compliance puede considerarse estática. ISO 37301 exige un compromiso formal con la mejora continua, lo que significa que la organización debe revisar periódicamente la eficacia de su sistema de gestión, incorporar las lecciones aprendidas de incidencias pasadas y adaptar sus procesos a medida que evolucionan los riesgos, la legislación o la propia estructura de la empresa. Este compromiso convierte el compliance en un proceso vivo, no en un documento que se archiva tras su aprobación.

Cómo definir objetivos de compliance alineados con la política

Definir objetivos de compliance no consiste en fijar metas aisladas, sino en traducir los principios de la política en resultados concretos y medibles. Para lograr esa alineación, la norma ISO 37301 propone tener en cuenta una serie de criterios:

• Partir siempre de la política de compliance: cada objetivo debe poder vincularse directamente a uno o varios de los compromisos recogidos en ella. Si un objetivo no responde a ningún principio de la política, probablemente no debería formar parte del sistema.
• Diferenciar niveles de objetivos: es recomendable establecer objetivos estratégicos (a largo plazo, vinculados a la dirección general de la organización), tácticos (a nivel de departamento o área) y operativos (acciones concretas y a corto plazo), de forma que exista coherencia entre todos los niveles.
• Hacerlos medibles siempre que sea posible: siempre que la naturaleza del objetivo lo permita, debe expresarse mediante indicadores cuantificables —número de formaciones impartidas, tiempo medio de resolución de denuncias, porcentaje de proveedores auditados— que permitan comprobar objetivamente su grado de cumplimiento.
• Asignar responsables y plazos: todo objetivo debe tener un responsable claro de su ejecución y un horizonte temporal definido, evitando objetivos difusos sin fecha de revisión.
• Comunicarlos a las partes implicadas: los objetivos deben trasladarse a las personas y departamentos responsables de alcanzarlos, asegurando que entienden su papel dentro del sistema de gestión.
• Revisarlos y actualizarlos periódicamente: los objetivos no son inmutables; deben someterse a seguimiento continuo y ajustarse cuando cambien las circunstancias internas o externas de la organización, tal y como exige la propia norma en su apartado dedicado a la planificación.

Cuando la política y los objetivos están correctamente alineados, el sistema de gestión de compliance deja de ser un conjunto de buenas intenciones para convertirse en una herramienta operativa capaz de generar resultados verificables y de demostrar, ante auditores y terceros, el compromiso real de la organización con el cumplimiento normativo.

¿Qué sería del sistema de gestión de cumplimiento sin una política definida y comunicada adecuadamente? La organización se conduciría como un barco sin timón, navegaría a la deriva y su destino sería incierto. Para que la empresa se conduzca con precisión, la norma expone que la política de cumplimiento deberá:

• estar alineada con los valores, objetivos y estrategia de la organización;
• exigir el cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento de la organización;
• respaldar los principios de gobernanza del cumplimiento de acuerdo con la cláusula 5.1.3;
• describir las consecuencias de no cumplir con las obligaciones de cumplimiento de la organización, con las políticas, procedimientos y procesos;
• fomentar la presentación de inquietudes y prohibir cualquier forma de represalia;
• estar redactado en un lenguaje sencillo para que todo el personal pueda comprender fácilmente los principios y la intención;
• implementarse y hacerse cumplir adecuadamente;
• deberá estar disponible como información documentada;
• comunicarse dentro de la organización;
• estar disponible para las partes interesadas, según corresponda.

En cuanto a los objetivos, que son los resultados que en la organización se esfuerzan por alcanzar, la norma expresa que estos pueden ser estratégicos (por ejemplo, aumentar la confianza en un segmento del mercado, insertarse en nuevos mercados, posicionarse en la mente de los clientes…), tácticos (podría ser mantener la eficacia en los controles en el cumplimiento con los clientes, colocar determinada cantidad de productos innovadores en el mercado) u operativos (como la eficacia de las acciones para ejecutar los controles, mantener al día el portafolio de proyectos…). Son tan relevantes que no solo atañen al compliance, sino que pueden relacionarse con las metas financieras, de seguridad y salud en el trabajo, ambientales; y pueden aplicarse en proyectos, productos, procesos y en toda la empresa.

Los objetivos se pueden concebir como un propósito a lograr, un resultado previsto o un criterio operativo. Si nos referimos al sistema de gestión de compliance, los objetivos deben ser fijados por la organización – varían de una a otra – y ameritan estar de acuerdo con la política de cumplimiento, para que sea posible conseguir resultados específicos. Siempre y cuando sea factible, deben ser medidos. Y siempre tienen que hacer seguimiento, comunicados y actualizados cuando sea pertinente. Otro aspecto relevante a considerar son los requisitos aplicables.

Por supuesto, los objetivos forman parte de la información documentada. La redacción permite que haya evidencias y claridad sobre qué se hará, qué recursos se necesitarán, quiénes serán los responsables de cada tarea, cuándo se completarán las tareas, cómo se evaluarán los resultados, entre otros.

La coherencia y armonía entre políticas y objetivos apuntan hacia la sostenibilidad y mejora continua no solo del sistema de gestión, sino de la empresa. De hecho, los objetivos parten de la política, ella establece el marco de acción. La consecución de esos objetivos es la materialización de la política. Esta idea puede asimilarse con mayor exactitud en el siguiente esquema.

La política es el instrumento mediante el cual se puede alinear la estrategia con la operación y mejora del sistema de gestión de compliance. La relación de estos dos elementos le dará a la dirección el potencial para sacar los mayores beneficios posibles de la norma ISO 37301.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc., de los que dependerá la futura certificación.

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Objetivos de Desarrollo Sostenible

El desarrollo sostenible, actualmente sirve como ventaja en el comercio internacional, promoviendo iniciativas de negocio que optimicen la gestión y respetan el entorno donde operan, para ello la Organización de las Naciones Unidas (ONU), creo una agenda 2030, que contiene 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible, para transformar al mundo por medio de políticas que ayuden al desarrollo social, económico y ambiental.

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible y las Normas ISO están interrelacionadas y tienen muchos factores afines, ambos están desarrollados para ser una guía metodológica, que permita la correcta alineación de las estrategias y el cumplimiento a cabalidad de los objetivos inherentes al Desarrollo Sustentable, integrados de tal manera que optimizan la gestión organizacional y garantizan la continuidad de negocio.

¿Cuáles son los Objetivos de Desarrollo Sostenible?

Un gran conglomerado de líderes mundiales, en las Naciones Unidas el pasado 25 de septiembre de 2015, aprobaron la agenda 2030, constituida por un plan de acción para el planeta, las personas y la prosperidad, constituido por 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible para lograr un desarrollo económico, social y ambiental, los cuales se definirán a continuación:

• ODS 1 Fin de la pobreza: eliminar excautivamente la pobreza en todas sus formas en todo el mundo.
• ODS 2 Hambre cero: erradicar definitivamente el hambre, lograr la seguridad alimentaria, mejorar la nutrición y promover la agricultura sostenible.
• ODS 3 Salud y bienestar: ser garantes de una vida sana y fomentar el bienestar para todos de acuerdo a la edad.
• ODS 4 Ser garantes de una educación de calidad: responder por métodos que garanticen una educación inclusiva, equitativa y de calidad, además de fomentar oportunidades de aprendizaje durante toda la vida para todos.
• ODS 5 Promover la igualdad de género: alcanzar la igualdad entre los géneros y empoderar a todas las mujeres y las niñas.
• ODS 6 Garantizar agua limpia y saneamiento: establecer mecanismos que garanticen la disponibilidad de agua, además de una gestión sostenible y saneamiento para todos.
• ODS 7 Fomentar el uso de energía asequible y no contaminante: ser garante al acceso de energías de fácil acceso, seguras, sostenibles y modernas para todos.
• ODS 8 Promover Trabajo decente y el crecimiento económico: fomentar el crecimiento económico de forma sostenida, inclusiva y sostenible, además de garantizar el empleo productivo y pleno, es decir, un trabajo decente para todos.
• ODS 9 Industria, innovación, infraestructura: promover la construcción de infraestructuras resilientes, además de fomentar la industrialización inclusiva y sostenible y facilitar la innovación.
• ODS 10 Reducción de desigualdades: minimizar al máximo la desigualdad que pueda existir en cualquier país, promoviendo los mismos derechos y deberes a nivel global.
• ODS 11 Establecer ciudades y comunidades sostenibles: conseguir que las ciudades y los asentamientos humanos puedan ser inclusivos, seguros, resilientes y sostenibles.
• ODS 12 Producción y consumo responsable: se deben garantizar modalidades de consumo y producción sostenibles en pro a una producción y consumo racional.
• ODS 13 Realizar acciones por el clima: por medio de la Adopción de medidas urgentes, se podrán combatir el cambio climático y sus efectos a corto plazo.
• ODS 14 Proteger la vida submarina: a través de estrategias que se basen en la conservación y el uso de forma sostenible de los océanos, los mares y los recursos marinos.
• ODS 15 Vida de ecosistemas terrestres: promueve, restablece y protege el uso sostenible de los ecosistemas terrestres, además de gestionar los bosques de forma sostenible, luchar contra la desertificación, detener e invertir la degradación de las tierras y finalmente poner freno a la pérdida de la diversidad biológica.
• ODS 16 Paz, justicia e Instituciones sólidas: fomentar la paz en todas las sociedades, además de hacerlas más inclusivas, para el desarrollo sostenible, facilita el acceso a la justicia para todos y crea instituciones eficaces, responsables e inclusivas a todos los niveles.
• ODS 17 Establecer alianzas para lograr los objetivos: por medio del fortalecimiento de los medios de ejecución y revitalizar las Alianzas Mundiales para el Desarrollo Sostenible.

Relación entre las Normas ISO y los Objetivos de Desarrollo Sostenible

Los Estándares ISO se pueden considerar como herramientas que facilitan el cumplimiento de Objetivos de Desarrollo Sostenible, para ello el Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible, definió tres líneas de acción donde los Objetivos de Desarrollo Sostenible serán factores clave en una organización, a continuación, se enumerarán:

• Enfoque en la Gestión de Riesgos

A través de la identificación de los riesgos y oportunidades, se podrán establecer acciones preventivas o correctivas, que permitan tratarlos de forma oportuna, además establecer estrategias que permitan una correcta alineación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible, en este contexto las Normas ISO proporcionan principalmente los siguientes estándares:

• ISO 31000: 2018 Gestión del riesgo, Directrices: este Estándar proporciona una guía para el tratamiento de los riesgos de forma integral, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones, considerando los factores internos y externos, además de establecer y lograr los objetivos, por medio de estrategias que promuevan la mejora continua y el desempeño.
• ISO 22301: 2019 Seguridad y resiliencia – Sistemas de gestión de la continuidad del negocio – Requisitos: esta norma le permite a cualquier organización, garantizar la operación, mantenimiento de procesos, capacidades y estructuras, ante cualquier adversidad que pueda tratar de interrumpir la normalidad de su operatividad.

• Enfoque en Buen gobierno y transparencia

Una óptima gestión de gobierno organizacional, ayuda exponencialmente en la toma de decisiones, para ello las Normas ISO ofrecen principalmente actualmente dos estándares, la ISO 19600 Sistemas de Gestión de Compliance y su reemplazo, que será la nueva ISO 37301 Sistemas de gestión de cumplimiento, ambas juegan un papel de suma importancia en todo este contexto, a continuación, se definirá el nuevo Estándar:

• ISO / DIS 37301, Sistemas de gestión de cumplimiento – Requisitos con orientación para su uso: este futuro estándar pretende determinar los requisitos necesarios para el cumplimiento en cualquier tipo de organización con un gran enfoque, otorgar una guía metodológica como estrategia, dando prioridad en función de la importancia de las diversas obligaciones legales, que adquiere una organización de acuerdo al contexto en el que opera.

• Enfoque en las relaciones colaborativas

Para alcanzar el cumplimiento de los objetivos organizaciones en relación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible, es necesario contar con una visión que vaya más allá de las capacidades individuales, al contrario, se deben implementar estrategias que ayuden a cumplir los requisitos presentes en las relaciones colaborativas, para ello la Norma ISO 44001 Sistemas colaborativos de gestión de relaciones comerciales, es una herramienta que permite solventar esta eventualidad en su totalidad.

• ISO 44001: 2017 Sistemas colaborativos de gestión de relaciones comerciales: requisitos y marco: el objetivo de este estándar es definir los requisitos y el marco presente, en el ciclo de vida de las relaciones comerciales, para mejorarlas y así poder su garantizar la efectividad, además de maximizar los beneficios a todas las partes interesadas por medio de enfoques colaborativos.

No cabe duda, que la implementación de cualquier proceso de normalización optimiza la gestión organizacional, donde Las Normas ISO se basan en la colaboración y el consenso, favoreciendo así, el cumplimiento efectivo de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, mediante prácticas de negocio que fomentan el desarrollo sostenible y sostenible y socialmente responsable, mejorando la competitividad y la rentabilidad, favoreciendo la toma de decisiones y la satisfacción de todas las partes interesadas.

Software ISOTools

El Software ISOTools para los ODS es una herramienta fácil de utilizar, que le permite establecer las diferentes iniciativas para el cumplimiento de los ODS, calendarizando las acciones y pudiendo revisar su grado de avance o consecución.

¡Nunca ha sido más sencillo colaborar!

Qué competencias debe tener un compliance officer

Oficial de cumplimiento, un cargo relativamente novedoso que debe ser ejercido por personas que reúnan ciertas características de formación, educación y experiencia capaces de agregar valor a las labores emprendidas por el profesional dentro de la organización.

A medida que pasa el tiempo, se desarrollan las tecnologías y se afianza la globalización, más enteradas están las personas acerca de las acciones organizacionales y se hacen presentes dos posibilidades: el sentido de pertenencia hacia una empresa ética y que cuenta con valores capaces de garantizar la sostenibilidad; y el alejamiento de las personas y partes interesadas para con organizaciones envueltas en escándalos, corrupción, prácticas ilegales y antiéticas.

Corresponde al oficial de cumplimiento estar versado en leyes nacionales, internacionales, códigos y reglamentos que rijan los lugares en que la empresa mantiene operaciones. También requiere saber cuáles son las prácticas ilegales más frecuentes del medio en el que trabaja, cómo prevenir, tratar y gestionar delitos, concienciar a los trabajadores acerca de ello, diseñar indicadores, metas, objetivos y plan de trabajo; además de asegurarse de contar con recursos y apoyo de la directiva, mandos medios y resto de colaboradores.

Como no es poca la responsabilidad del compliance officer, opinamos que lo ideal sería que este profesional cuente con características bien definidas, de modo que sus habilidades sean de utilidad en el trabajo. Por eso nos animamos a hacer un perfil que contiene estos elementos:

Autoridad

El oficial de cumplimiento es una figura de autoridad y tiene que ser vista como tal. De hecho, cuando el oficial haga informes y observaciones a diferentes personas, áreas o departamentos de la compañía, es vital hacer seguimiento y gestión, puesto que no acatar los consejos del oficial puede implicar incurrir en asuntos que estén al margen de la ley. No ganamos nada tomando conciencia sobre el compliance y designando a una persona que asuma la responsabilidad si luego vamos a desoír sus opiniones, que deben ser fundamentadas por situaciones que ha observado.

Integridad

Por supuesto que deseamos dotar de autoridad a nuestro compliance officer, pero para esto, él debe ganárselo al mantener una conducta intachable e íntegra desde los puntos de vista personal y profesional. De esta forma el oficial será un ejemplo a seguir y menos reticencias tendrán los compañeros a la hora de seguir sus indicaciones. Si nuestro oficial de cumplimiento no es capaz de gestionar su trabajo desde el apego a la ley, honestidad y transparencia, difícilmente su discurso cale en sus compañeros y se logre el efecto deseado.

Intuición

Esta no es una característica mística ni irracional. La intuición debe estar tan bien entrenada que, cuando surjan nuevas oportunidades, él sepa decir si conviene o no involucrarse y por qué. Puede que el trato parezca muy bueno y traiga grandes ingresos, pero ¿qué tan legal es? ¿Qué riesgos incluye? Si existen incumplimientos legales, ¿la organización podría enfrentar multas, encarcelamiento de miembros o cierre? ¿Qué riesgos reputacionales entraña la decisión? Todo esto lo debe descifrar nuestro profesional para que las negociaciones lleguen a feliz término.

Modelador de conductas

Si en la organización tienen ideas vagas sobre el cumplimiento, el oficial tiene la tarea encomiable de hacer ver que su labor no consiste en apremiar a todas las áreas de la empresa con observaciones molestas, sino que vela por la transparencia, compliance, ética y honestidad de la empresa, y que sin ellas no es posible continuar.

La norma ISO/DIS 37301, en su apartado 7.2.2 establece que la educación y formación de los empleados deberían:

• estar hechas a medida de las obligaciones y los riesgos de compliance relacionados con los roles y responsabilidades del empleado;
• cuando sea necesario, estar basadas en una evaluación de las carencias de conocimientos y competencias del empleado;
• llevarse a cabo al comienzo de la relación del empleado con la organización y posteriormente de forma continua;
• estar alineadas con el programa de formación corporativo e incorporadas en los planes anuales de formación;
• ser prácticas y fácilmente comprensibles para los empleados;
• ser relevantes para el trabajo diario de los empleados e ilustrativas de la industria, organización o sector de que se trate;
• ser lo suficientemente flexibles como para que puedan ser impartidas por varias técnicas para acomodarse a las diferentes necesidades de las organizaciones y los empleados;
• ser evaluadas por su eficacia;
• ser actualizadas siempre que sea necesario;
• ser registradas y conservadas.

Se debería considerar la necesidad de impartir formación adicional siempre que haya:

• cambios en la posición o en las responsabilidades;
• cambios en las políticas, procedimientos y procesos internos.

¿Encajas en este perfil profesional? ¿Lo hace el oficial de cumplimiento de tu organización? Contáctanos y te daremos la formación necesaria para que te conviertas en un compliance officer experto.

Formación y experiencia del compliance officer según ISO 37301

La norma ISO 37301 no exige un perfil académico único para ejercer como compliance officer, pero sí deja claro que la organización debe garantizar que la persona designada cuenta con la formación, los conocimientos y la experiencia necesarios para desempeñar su función con solvencia. No basta con nombrar a alguien «de confianza»: el sistema de gestión de compliance exige competencia demostrable.

En la práctica, esto se traduce en un perfil que combina varias dimensiones:

• Formación jurídica y normativa: conocimiento de la legislación aplicable —nacional e internacional— en las materias que afectan a la actividad de la organización, así como de los códigos de conducta y reglamentos sectoriales.
• Conocimiento del negocio: comprensión real de cómo opera la empresa, sus procesos, sus riesgos y el contexto en el que se mueve, para poder anticipar dónde pueden surgir incumplimientos.
• Experiencia en gestión de riesgos: capacidad para identificar, evaluar y priorizar riesgos de compliance, y para diseñar controles proporcionados a cada situación.
• Habilidades de comunicación y liderazgo: el oficial de cumplimiento debe saber trasladar información compleja de forma clara a la alta dirección y, a la vez, formar y sensibilizar al resto de la plantilla.
• Actualización continua: dado que el marco normativo cambia constantemente, la norma espera que el compliance officer mantenga su formación al día mediante planes de desarrollo profesional continuo.

La ISO 37301 recomienda además que esta competencia se evalúe periódicamente, detectando posibles carencias de conocimiento y cubriéndolas mediante formación específica, tal y como se establece en el apartado 7.2 de la norma dedicado a la competencia del personal. De esta manera, la organización no solo cumple con el requisito normativo, sino que refuerza la credibilidad de la función de compliance ante el resto de la empresa.

Responsabilidades del compliance officer dentro del sistema de gestión compliance

Más allá del perfil personal y profesional, ISO 37301 define con bastante precisión qué se espera del compliance officer dentro del sistema de gestión. Sus responsabilidades no se limitan a «vigilar» que se cumplan las normas, sino que abarcan un papel activo en el diseño, implementación y mejora continua del sistema. Entre las principales funciones que la norma le atribuye destacan:

• Supervisar el diseño e implementación del sistema de gestión de compliance, asegurando que está alineado con los objetivos y el contexto de la organización.
• Informar directamente al órgano de gobierno y a la alta dirección sobre el desempeño del sistema, los riesgos detectados y los incumplimientos identificados, con acceso directo y sin filtros que puedan condicionar su independencia.
• Fomentar una cultura de compliance en toda la organización, promoviendo la formación, la sensibilización y la comunicación de las políticas y procedimientos.
• Gestionar los canales de denuncia, asegurando que las comunicaciones se reciben, investigan y gestionan de forma confidencial y sin represalias hacia quien informa.
• Evaluar la eficacia del sistema mediante auditorías internas, indicadores y revisiones periódicas, proponiendo acciones correctivas cuando sea necesario.
• Actuar con autoridad e independencia, lo que implica que debe contar con recursos suficientes y con el respaldo real de la dirección para poder ejercer su función sin interferencias.

La norma insiste en que estas responsabilidades solo tienen sentido si van acompañadas de autoridad suficiente y acceso directo a los niveles de decisión. Un compliance officer sin recursos, sin respaldo o sin capacidad de actuación se convierte en una figura meramente decorativa, incapaz de proteger a la organización de los riesgos legales, reputacionales y económicos derivados del incumplimiento.

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Compliance officer

El rol de oficial de cumplimiento o compliance officer, como lo conocemos hoy en día (instancias en las que participa, funciones y relevancia), es de reciente data. Aunque en ocasiones se duda de la valía de este profesional, consideramos necesario acotar que se trata de un miembro meritorio de la organización. Y no es porque estemos en contra de la polivalencia de los colaboradores, sino porque concluimos que un área tan sensible y primordial como el compliance no debería descuidarse o dejarse en manos de trabajadores que ya tienen sus quehaceres bien definidos. Reivindicamos la labor del oficial de cumplimiento porque a él le competen muchos aspectos, entre ellos tener conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa.

Una formación bien particular que le lleve a aguzar el instinto acerca de las formas de evasión legal, maneras de evitar controles y modus operandi de quienes aceptan sobornos, es la base que requiere un oficial de cumplimiento para ser eficaz. Este rol es particular y no debe ejercerlo un trabajador que ya desempeñe otras funciones dentro de la organización, puesto que el compliance officer será el encargado de que la empresa opere en conformidad con las leyes, reglamentos, contratos y acuerdos correspondientes. El cumplimiento se traduce en organizaciones comprometidas y confiables, en sociedades más transparentes.

Dentro de un sistema de gestión, el trabajo del oficial es lograr que se honren los acuerdos pactados por la organización, conseguir que se cumplan las normas. Es una manera de hacer que la empresa opere sin ser castigada y, además, goce de la confianza de clientes y partes interesadas.

En la norma ISO/FDIS 37301 (5.3.2) se señalan las funciones de cumplimiento de forma que no existan equívocos en torno a la figura del compliance officer, a quien se encomiendan las tareas de:

• facilitar la identificación de las obligaciones de cumplimiento;
• la evaluación del riesgo de cumplimiento;
• asegurar que las obligaciones de cumplimiento se integren en las políticas;
• establecer un sistema de informes y documentación de cumplimiento;
• establecer indicadores de desempeño de cumplimiento;
• establecer un sistema para plantear inquietudes y garantizar que se aborden las inquietudes.

La función de cumplimiento, además, será responsable de monitorear:

• que las responsabilidades para lograr las obligaciones de cumplimiento identificadas se asignen adecuadamente en toda la organización;
• que las obligaciones de cumplimiento están integradas en los procedimientos y procesos;
• que todo el personal pertinente esté formado según sea necesario.

La función de cumplimiento, según el estándar, será responsable de:

• seguimiento y medición del desempeño del cumplimiento;
• analizar y evaluar el desempeño del sistema de gestión del cumplimiento para identificar cualquier necesidad de acción correctiva;
• asegurarse de que el sistema de gestión del cumplimiento se revise a intervalos planificados.

La función de cumplimiento deberá – indica la norma -:

• proporcionar al personal acceso a recursos sobre políticas, procesos y procedimientos de cumplimiento;
• asesorar a la organización en asuntos relacionados con el cumplimiento.

La organización debe asegurarse de que la función de cumplimiento tenga acceso a:

• altos responsables de la toma de decisiones y la oportunidad de contribuir al inicio de los procesos de toma de decisiones;
• todos los niveles de la organización;
• todo el personal, la información documentada y los datos necesarios;
• asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes.

La norma puntualiza que los deberes específicos de la función de cumplimiento no eximen a otro personal de sus responsabilidades de cumplimiento. En cuanto a estándares precursores de la norma ISO 37301, contamos con la UNE ISO 19600, la cual señala cómo debería ser la política de compliance, define roles y responsabilidades de cumplimiento, funciones, perfila asignaciones específicas de los oficiales de cumplimiento, de directivos y trabajadores. El compliance se concibe como una oportunidad para que una organización consiga el éxito y sea sostenible.

Entonces, ¿es necesario un compliance officer en un sistema de gestión de cumplimiento? La respuesta es sí. Un rol crucial (o un área, con sus propias necesidades, objetivos, indicadores y recursos) necesita del liderazgp que indique el rumbo del cumplimiento, que fije una ruta certera en que la organización se conduzca de manera segura, para que las nubes negras de los crímenes, evasiones, multas, cierres, escándalos y desconfianza se mantengan lejos de la empresa.

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ISO 37301

Dentro de los sistemas de gestión los indicadores tienen especial importancia, tanto así que nunca pueden faltar. Ellos sirven para definir en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos y evaluar cuál es el estado en que se encuentra la compañía en determina área. Si nos referimos al caso puntual de los sistemas de gestión de compliance basados en la norma ISO 37301, nos sirven para chequear qué tanto cumplimos con las políticas, protocolos y reglamentos de la empresa, leyes y disposiciones nacionales, controles, entre otros. Con los hallazgos obtenidos podemos tomar decisiones conscientes, inteligentes e informadas, puesto que nos estaríamos basando en datos y evidencias confiables. Estas herramientas son potencialmente valiosas si nos proponemos hacer crecer el negocio.

Si necesitamos saber con certeza si los objetivos de compliance fueron conseguidos, ¿qué debemos hacer? ¡medir! Los indicadores no engañan. ¿Cómo sabremos si la empresa se encamina hacia al cumplimiento, si el rumbo es correcto? ¡seguimos midiendo! Y es que los indicadores son una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance (CMS) y que nos revela, de forma confiable, en qué punto nos encontramos, y, por consiguiente, cuáles serán los próximos pasos.

Herramientas fidedignas

Las impresiones que tengamos sobre el desempeño del CMS no pueden partir de conjeturas, opiniones o apreciaciones que varían dependiendo de quién observe. ¿Podemos culparnos por estas imprecisiones? Ciertamente no, las empresas son grandes y complejas, ¿cómo reducir tantos aspectos para que podamos medir el desempeño de manera exacta? Seguro que lo sabes: ¡indicadores! Sin ellos sería engorroso determinar lo que hicimos bien, en qué fallamos, a quiénes atribuir las responsabilidades y qué falta para alcanzar las metas de compliance propuestas.

La norma ISO 37301 cuenta con indicadores bastante específicos para facilitarnos la tarea de agrupar, priorizar, seguir y medir nuestras labores, y son estos:

• Prevenir, detectar y gestionar los riesgos de cumplimiento.
• Crear un código de conducta organizacional.
• Establecer un proceso en el que se pueda denunciar confidencialmente.
• Gestionar incidentes y casos, con su respectivo seguimiento.
• Diseñar políticas y procedimientos de compliance.
• Pautar cuáles son los requisitos de cumplimiento
• Precisar procesos y controles de cumplimiento.
• Crear instancias de formación en compliance.
• Ejecutar auditorías internas.
• Implementar acciones correctivas.
• Promover incentivos para los colaboradores que tengan como prioridad el cumplimiento.
• Analizar los datos obtenidos gracias a los indicadores.
• Poner en práctica la mejora continua.
• El gobierno corporativo debe prestar funciones de estrategia y apoyo.
• Diseñar funciones integradas de riesgo y cumplimiento.
• Alcanzar la excelencia organizacional.
• Formar empleados comprometidos y responsables.
• Instaurar una cultura organizacional de cumplimiento.
• Evaluar cuál es el grado de cumplimiento de la organización.
• Chequear si los proveedores, accionistas e inversores de la empresa ejercen el cumplimiento de forma concienzuda y eficaz.

Medir para ganar

Contar con indicadores de desempeño del sistema de gestión de compliance es bastante útil, pero los indicadores, por sí solos, no son suficientes. El seguimiento a los mismos es inherente, aunque esa solo una parte del trabajo. Para que el ciclo se complete, hace falta tomar acciones apenas los indicadores arrojen resultados que no son convenientes. Y con el fin de obtener resultados bastante claros, es deseable que los indicadores de cumplimiento cumplan con ciertas características, como fijar en nivel de prioridad de cada uno de ellos, para saber si hay tareas apremiantes y no desatender aspectos por los cuales la organización podría ser sancionada. Además, los recursos como el dinero, tiempo y esfuerzos son limitados y conviene dirigirlos a los asuntos más relevantes.

¿Qué otros aspectos debemos tener en cuenta si queremos emplear indicadores de gestión de compliance? Lo imprescindible es señalar qué mediremos, sin intentar abarcar aspectos que no sean pertinentes, definir si los indicadores medirán procesos, personas, datos o sistemas. También es válido considerar:

• ¿Cada cuánto tiempo se harán mediciones?
• ¿Cuáles el momento adecuado para medir?
• ¿Cómo se medirá y quiénes están facultados para hacerlo?
• ¿A quiénes llegarán los resultados obtenidos?
• ¿Qué se hará con la información resultante? ¿Quiénes tendrán acceso a ella y con qué fin?
• ¿El sistema de obtención de datos será revisado por alguien? ¿Se someterá a auditorías internas que garanticen que el método empleado es capaz de proveer resultados confiables?

Si no medimos, no mejoramos

Para mejorar, necesitamos saber que nuestra labor es perfectible, conclusión a la que llegaremos tras medir. Una manera de percibir la evolución de los esfuerzos llevados a cabo podría ser gracias a gráficos que reflejen el estado del indicador en su fase inicial, cuál es la tendencia, riesgos, implicaciones y demás. Indiscutiblemente, la norma ISO 37301 orientará a las organizaciones comprometidas con el cumplimiento, pues apunta hacia sociedades más transparentes y justas.

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Normas ISO

En la actualidad, el desarrollo sostenible juega un papel de suma importancia en el mercado, donde las organizaciones están cada día más influenciadas por estas políticas, para poder lograr el tan anhelado éxito, a través de iniciativas que optimicen su gestión y respeten el entorno donde operan.

En el año 2015 se propusieron 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) por la Organización de las Naciones Unidas (ONU), en la denominada agenda 2030, con el objetivo principal de transformar al mundo por medio de políticas que ayuden al desarrollo social, económico y ambiental, para ello las Normas ISO contribuyen en su cumplimiento mediante tres grandes pilares.

¿Qué es el Desarrollo Sostenible?

Es una metodología que garantiza total equidad entre el crecimiento económico, la preservación del medio ambiente, el bienestar social y la satisfacción de las necesidades actuales, sin tener que comprometer la capacidad de las generaciones futuras, para ello se puede clasificar en tres enfoques que se explicaran a continuación;

• Enfoque Social: las organizaciones deben implementar métodos de trabajo que fomenten el crecimiento integral, considerando un desarrollo económico sustentable, la inclusión social y mejores empleos, como base para sus operaciones.
• Enfoque Medioambiental: es indispensable que las organizaciones tengan conciencia del impacto que generan sus operaciones en el medioambiente en el que operan, para que puedan implementar estrategias que puedan minimizarlo, además de considerar que, al implementar un desarrollo sostenible se pueden lograr grandes ventajas en el mercado actual.
• Enfoque Buena Gobernanza: se deben alinear los objetivos organizaciones con los ODS, a través de un plan estratégico que permitan su cumplimiento, para ello existen gran variedad de Normas ISO que sirven como guías metodológicas, que sirven de apoyo en la implementación de un efectivo Desarrollo Sostenible.

¿Cuáles son los Objetivos de Desarrollo Sostenible?

Un grupo de aproximadamente 150 líderes mundiales, en las Naciones Unidas el pasado 25 de septiembre de 2015, aprobaron la agenda 2030, constituida por un plan de acción para el planeta, las personas y la prosperidad, constituido por 17 ODS representados en 17 pasos para lograr un desarrollo económico, social y ambiental, los cuales son:

• Fin de la pobreza
• Hambre cero
• Salud y bienestar
• Educación de calidad
• Igualdad de género
• Agua limpia y saneamiento
• Energía asequible y no contaminante
• Trabajo decente y crecimiento económico
• Industria, innovación, infraestructura
• Reducción de desigualdades
• Ciudades y comunidades sostenibles
• Producción y consumo responsables
• Acción por el clima
• Vida submarina
• Vida de ecosistemas terrestres
• Paz, justicia e Instituciones sólidas
• Alianzas para lograr los objetivos

¿Cómo se puede integrar las Normas ISO y los ODS?

El proceso de normalización optimiza la gestión en cualquier organización, estos estándares definen las directrices que se deben implementar para lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos y los ODS, para ello existen más de 22.000 Normas ISO y documentos inherentes a este contexto.

Es importante considerará que las Normas ISO fomentan la sostenibilidad económica, lo cual sirve como ventaja en el comercio internacional, apoya el uso de prácticas organizacionales sostenibles, ya que abarcan desde los rubros agrícolas hasta los sistemas antisoborno.

Sin duda, Los ODS y las Normas ISO están interrelacionadas y tienen muchos factores afines, ambas están desarrolladas para ser una guía que permita la correcta alineación, de las estrategias y el cumplimiento a cabalidad de los objetivos inherentes al Desarrollo Sustentable, a continuación, se nombraran los estándares ISO más relevantes, para poder integrar de forma satisfactoria los ODS:

• Norma ISO 20400: 2017 Adquisiciones sostenibles: orientación, ofrece diferentes recomendaciones para integrar la sustentabilidad, en las compras, organizaciones.
• Norma ISO 26000: 2010 Orientación sobre responsabilidad social, dirige a una organización a operar de forma socialmente responsable por medio de buenas prácticas de trabajo.
• Norma ISO 14001: 2015 Sistemas de gestión medioambiental: requisitos con orientación de uso, contiene todo lo relacionado con una efectiva gestión ambiental, además de ayudar al cumplimiento de los requisitos en la legislación medioambiental.
• Norma ISO 18091: 2019 Sistemas de gestión de la calidad: directrices para la aplicación de ISO 9001 en el gobierno local.
• ISO 37001: 2016 Sistemas de gestión antisoborno: requisitos con orientación para su uso; es una herramienta que apoya la gestión antisoborno, por medio de prácticas eficaces, transparentes, de participación del sector público y privado.

Factores Clave para integrar las Normas ISO y los ODS

De acuerdo al Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible, existen tres líneas de actuación en los cuales los ODS pueden ser claves para una organización, mediante el uso de Normas ISO como herramientas que ayudan al cumplimiento de los objetivos de forma integral;

• Gestión de Riesgos: a través de la correcta identificación, tratamiento, control de riesgos y oportunidades, se puede lograr una efectiva integración de las estrategias y objetivos organizacionales con los del ODS, apoyándose con la Norma ISO 31000 y la ISO 22301, se podrá lograr excelentes resultados.
• Gobernanza y Trasparencia: la correcta gestión del gobierno organizacional y una buena política de liderazgo, sin duda ayuda en la toma de decisiones y el cumplimiento ODS, para ello se pueden implementar las Normas ISO 19600 y la ISO 37001, que promueven las buenas prácticas laborares.
• Relaciones Colaborativas: considerando que para lograr el cumplimiento de los objetivos organizaciones y los ODS, se debe tener una visión que va más allá de las capacidades que puede tener una organización que actúa de forma individual, al contrario, se deben implementar estrategias que permitan cumplir los requisitos presentes en las relaciones colaborativas, es por ello que la Norma ISO 44001 es una herramienta que cumple cabalmente esta necesidad.

La implementación de buenas prácticas de negocio, que fomenten el desarrollo sostenible y socialmente responsable, optimiza la competitividad y la rentabilidad en cualquier organización, mediante la integración de las Normas ISO y los ODS, se pueden lograr grandes resultados, indudablemente, mejoran la toma de decisiones, la gestión efectiva de los recursos, productos con valor agregado y la satisfacción de todas las partes interesadas.

Software ISOTools

El Software ISOTools para los ODS es una herramienta fácil de utilizar, que le permite establecer las diferentes iniciativas para el cumplimiento de los ODS, calendarizando las acciones y pudiendo revisar su grado de avance o consecución.

¡Nunca ha sido más sencillo colaborar!

ISO 19600

Hasta ahora la certificación en cumplimiento no había sido contemplada en el estándar, aunque sí podía acreditarse la implementación de ISO 19600 a través de la garantía aportada por un tercero. Pero ya no va a ser necesario conformarse con eso, porque obtener la certificación ISO 19600 será posible al finalizar el año 2020. Esto es gracias a la publicación próxima del nuevo estándar sobre gestión de cumplimiento, ISO 37301, el sustituto certificable de ISO 19600 tras su revisión.

Aunque, precisando la información, no es que exactamente se pueda obtener la certificación ISO 19600. Lo que podremos obtener es una certificación de los sistemas de cumplimiento antes basados en ISO 19600, ajustándolos con los requisitos del nuevo estándar ISO 37301.

Y es que ISO 37301 será el estándar que llevará la gestión de compliance a un nivel superior, resolviendo a su vez una necesidad planteada por muchas organizaciones hasta ahora: obtener la certificación ISO 19600 como sucede con otros muchos estándares ISO.

Pero ¿por qué es tan necesario poder obtener la certificación ISO 19600? Hoy conoceremos 10 buenas razones.

10 razones para querer obtener la certificación ISO 19600

Obtener la certificación ISO 19600 ha sido, desde la publicación de esta norma, un requerimiento al que las organizaciones y los oficiales de compliance se han ido sumando. Hoy, gracias a la actualización y revisión del estándar, que culmina con la publicación de ISO 37301, eso será posible.

Los motivos de este interés son muchos. Aquí, los 10 más importantes:

1. ISO 19600 ahora, y pronto 37301, es un estándar reconocido en todo el mundo. Es el punto de referencia cuando se habla de compliance y de la forma adecuada de implementar un programa de cumplimiento. Por ello, la certificación supone la garantía de estar aplicando las mejores prácticas en esta área.
2. La certificación abre puertas y oportunidades. Será un requisito que exijan muchas organizaciones a sus clientes y proveedores, sobre todo en transacciones a nivel internacional.
3. La certificación demuestra estar a la última en cumplimiento. La nueva norma de compliance, como ocurrió en su momento con ISO 19600, ofrece la visión más avanzada desde la que enfocar el cumplimiento.
4. La certificación mejora la reputación y satisface las expectativas de las partes interesadas, incluyendo accionistas, empleados, clientes, proveedores, donantes, organismos reguladores nacionales e internacionales, entre otras.
5. La certificación es una ventaja competitiva, que marca una diferencia con quienes que no la tienen. Esto será mucho más apreciable en el mercado internacional, cuando se realicen operaciones con países como Estados Unidos, Canadá, Japón, Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido y todos los que conforman la Unión Europea.
6. La certificación es un importante argumento de defensa en caso de enfrentarse a litigios judiciales, ya que evidencia que la organización promueve el cumplimiento y las mejores prácticas éticas, y así lo ha indicado desde su alta dirección.
7. La certificación ofrece seguridad para socios, inversores, donantes y aliados comerciales, que no tendrán dudas al realizar inversiones en una organización que, sin duda, cumple con sus obligaciones legales y contractuales.
8. Un sistema certificado se podrá integrar con facilidad con sistemas de gestión de calidad, ambiental o de seguridad y salud en el trabajo, lo que facilitará la práctica de auditorías y la evaluación integral del rendimiento.
9. La certificación ofrece un ambiente laboral y de negocios apropiado para el crecimiento y el desarrollo de la organización. Supone un reto ante el que estar realmente preparado.
10. La certificación es un pilar importante en la gestión anticorrupción. Trasmite a los empleados la seriedad del tema ayudando a crear una cultura de transparencia y honestidad que influirá positivamente en ellos.

Software ISO 19600 de ISOTools

La gestión de cumplimiento, basada hasta ahora en la norma ISO 19600 ha encontrado un apoyo muy valioso en la gestión optimizada a través de la tecnología. El Software ISO 19600 de ISOTools es una poderosa e innovadora solución tecnológica que provee a los oficiales de cumplimiento de un centro de información oportuna y confiable, a la vez que libera a muchos empleados de tareas rutinarias propias del programa, en especial aquellas relacionadas con la debida diligencia.

ISO 37301 será publicada pronto, seguramente en diciembre de 2020. Pero hoy, ya puede dar un paso muy importante en el camino hacia la certificación implementando este software. Consulte a uno de nuestros asesores aquí.

ISO 37301

En la actualidad, el contexto mundial ha estado amenazado por la pandemia generada por el Covid-19, que ha golpeado duramente la economía, considerando que era un riesgo no previsto, para ello es sumamente importante que una organización este preparada ante cualquier tipo de adversidad y pueda adaptarse a cualquier entorno legal.

A pesar de las circunstancias que estamos viviendo, no todo son malas noticias, pues este año trajo consigo una de las innovaciones más importantes en el mundo del Compliance global, pues se está desarrollando la Norma ISO /DIS 37301, como una herramienta de cumplimiento que será certificable y aplicable a cualquier tipo de organización.

Sistemas de Gestión de Compliance transversales

Para nadie es un secreto, que los sistemas de gestión de Complianse, son una estrategia de negocios que trae consigo innumerables beneficios a una organización, a través de una adecuada gestión de riesgos, las amenazas se podrán convertir en oportunidades y serán factores clave de éxito en la toma de decisiones, todo estará preparado ante cualquier insertidunbre a la que se deba enfrentar una organización.

Sin duda, la integridad, reputación y confianza son factores almamente valorados, además de ser una prueba fehaciente de que la organización está encaminada, bajo un enfoque que promueve nuevas oportunidades y diversidad de entornos organizacionales para sus colaboradores y clientes.

La Norma ISO /DIS 37301 remplazara al anterior estándar ISO 19600:2014

A pesar de que la norma ISO 19600, fue la primera norma en desarrollarse en el ámbito del Compliance tiene una gran desventaja, ya que no es certificable, cosa que se verá totalmente solventada con el nuevo estándar ISO 37301, ya que permitirá el diseño y evaluación de la conformidad, para poder obtener la tan anhelada certificación en los sistemas de gestión, que buscan el cumplimento legal en su organización.

¿Qué es la Norma ISO / DIS 37301?

El futuro estándar ISO / DIS 37301, Sistemas de gestión de cumplimiento – Requisitos con orientación para su uso, determina los requisitos necesarios para el cumplimiento en cualquier tipo de organización con un gran enfoque, otorga una guía metodológica como estrategia, dando prioridad en función de la importancia de las diversas obligaciones legales, que adquiere una organización de acuerdo al contexto en el que opera.

¿Cuál es el estado actual de la Norma ISO / DIS 37301 y cuando se publicara?

Este nuevo estándar se encuentra en desarrollo en el ciclo de aprobación 50,00, el 30 de noviembre del presente año se ha recibido y registrado el texto formal en el FDIS, para su posterior aprobación, este proceso regularmente tiende a durar aproximadamente un periodo de 8 semanas, por lo cual se podría contar con la norma para el año 2021, lo cual implicaría que las organizaciones interesadas deben estar preparadas para su implementación.

Principales beneficios al implementar la Norma ISO 37301

Además de servir como referencia en la evaluación de riesgos de cumplimiento, este estándar permite que las organizaciones operen bajo principios de ética, transparencia, veracidad en los procesos presentes en el ámbito legal y económico, a continuación se desarrollaran las 5 principales ventajas que se obtendrán en su implementación;

• Cumplimiento legal: a través de la guía metodológica la organización podrá certificarse y asi garantizar la legalidad en todas sus operaciones, de acuerdo a los requisitos a nivel nacional e internacional, promoviendo la implementación de mejores prácticas, que benefician a todas las partes interesadas.
• Prevenir los riesgos legales y penales; por medio del sistema de gestión Compliance establecido en la norma 37301, la organización estará segura, ya que se minimizaran los riesgos inherentes al contexto de la legalidad y se tendrá un mayor control.
• Mayor alcance e integración; los sistemas de gestión de Compliance deben considerar todos los factores de riesgo que pueden afectar el cumplimiento, analizando todos los aspectos sociales, culturales, medioambientales y económicos presentes en el entorno donde opera la organización, además de lograr una correcta integración de la calidad, seguridad y gestión.
• Valides internacional y mejora de la reputación organizacional; Este estándar como la mayoría de la familia de Normas ISO, tiene valides internacional y es referente de un sello de calidad, agrega valor a la marca y mejora la reputación por medio de la certificación, sin duda será una gran ventaja al momento de presentar licitaciones.
• Medición de la cultura ética; la norma está integrada por requisitos que le permiten a la organización, medir su cultura ética considerando su eficacia.

A pesar de estar a la espera de la publicación de la Norma ISO 37301, la estandarización ISO representa una ventaja competitiva a cualquier organización, ya que sirve como sello de referencia nivel internacional de altos niveles de calidad y gestión, estableciendo a la compañía en los temas que estan a la vanguardia, en el contexto de la innovación y la mejora continua en los Sistemas de Gestión de Compliance.

La Norma ISO 37301 está diseñada, para la obtención de diversos beneficios de cumplimiento organizacional, además de permitir que todos los estándares puedan integrase con facilidad a cualquier contexto, promoviendo el cumplimento, la comunicación y altos valores éticos que ayudan a optimizar la interacción entre sus colaboradores, organismos, clientes, proveedores y demás personas interesadas.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

Ser pro tecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el Software ISOTools para compliance, es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

Nunca ha sido tan fácil alinearse con los requisitos de las normas y conseguir la conformidad, contáctanos, y uno de nuestros asesores contactará con usted.

ISO 37301

Las organizaciones en un futuro próximo se verán direccionadas a la adopción de un sistema de Compliance que permita la identificación, clasificación y gestión de los requisitos de carácter operacional y legal en las que se ven inmersas de tal forma que se dé cumplimiento a los mismos, y con base en estos realizar la identificación y gestión de os riesgos que se generan.

Si bien se cuenta con la norma ISO 19600 y está constituye una guía para la implementación de Un Sistema de Gestión de cumplimiento normativo, dicha norma no es certificable, en este sentido la ISO se encuentra trabajando en la norma ISO 37301: Sistemas de Gestión de Cumplimiento: requisitos con orientación de uso, en este momento (diciembre de 2020) se emitió el FDIS (Final Draft International Standard) y se encuentra en la etapa 50 de aprobación, será el reemplazo de la ISO 19600.

La ISO 37001 tiene el propósito de establecer, gestionar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de cumplimiento, incorporando también los principios de Buen gobierno, como son: transparencia, equidad, cero tolerancias con la corrupción, eficiencia y eficacia.

El hecho de que la nueva ISO 37301 sea certificable, implica la primera diferencia respecto de su antecesora, es decir las organizaciones tendrán como demostrar y avalar el cumplimiento de la mima.

Con el fin de facilitar la integración con otras normativas ISO contará con una estructura de alto nivel en la que se planteará un componente de requisitos, y un componente de anexos que servirá de apoyo y orientación.

En cuanto a las temáticas de la misma, mencionaremos los aspectos más relevantes:

Contexto de la organización:

Si bien en la ISO 19600 contempla este aspecto, la novedad radica en que adquiere mayor relevancia la identificación del contexto de la organización y sus diferentes factores (cultural, social, económico, etcétera) haciendo énfasis en el aspecto legal y de regulaciones.

Alcance:

Considera la posibilidad de que este sistema de gestión se implemente en parte de la organización y no en su totalidad.

Al contar con la estructura de alto nivel propone un enfoque más integrable a las otras normativos ISO como lo son Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de gestión de medio ambiente, Sistema de gestión de riesgos, entre otros) lo cual extiende el enfoque de la misma en el que inicialmente se orientaba a dar respuesta a temas relacionados con la corrupción.

Liderazgo:

La alta dirección, y el órgano de gobierno o a quienes se designen tal misión, son los encargados de dar a conocer y entender las mejores prácticas orientadas al compliance, propender por la interiorización de los valores organizacionales en sus colaboradores a todo nivel.

También Establece que, en términos culturales, los colaboradores deberán estar muy integrados, inmersos en la cultura del cumplimiento, como parte de ellos se establecerán estrategias para medir dicho desempeño, como la definición de indicadores.

Riesgos:

Partiendo del contexto de la organización, deberán definirse la metodología para la gestión de los riesgos que se derivan de la misma (Identificación, análisis, evaluación (en esta etapa establecer la prioridad de los mismos), planes de acción, retroalimentación).

Objetivos:

Una vez determinadas las obligaciones en materia de cumplimiento, los objetivos que se tracen deben estar en sintonía y a dichos objetivos deben ser: específicos, alcanzables, medibles, se debe realizar seguimiento al cumplimiento de los mismos y actualizados en periodos de tiempo previamente definidos.

Mantenimiento del Sistema:

De acuerdo a la política, objetivos trazados, la organización deberá estar en la capacidad de ´proporcionar los recursos de carácter económico, talento humano, infraestructura, y de ser necesario la asesoría externa para garantizar el cumplimiento entre otros de la competencia de las personas y la infraestructura para dar un soporte adecuado al sistema.

Evaluaciones de cumplimiento / Desempeño:

Como se mencionaba en aspectos anteriores, la organización determinará indicadores para evaluar el cumplimiento, logro de los objetivos trazados y la eficacia del sistema, también hace parte de esta evaluación el proceso de auditorías internas, cumpliendo estas con los principios de independencia y libres de conflictos de intereses.

No conformidades y No cumplimientos:

En este sentido se hace la claridad de los dos conceptos donde se definen las No conformidades como la vulneración de un requisito establecido para el Sistema de Gestión de Cumplimiento y los No cumplimientos, como la infracción a un requisito de carácter normativo obligatorio.

Como observamos la tendencia está para que los sistemas se integren entre sí, siendo complementarios para sus diferentes finalidades, la tendencia en general es fortalecer la gestión de las organizaciones en los diferentes aspectos en los que estas intervienen garantizando las mejores prácticas, y la continuidad de las organizaciones en los mercados y por ende el bienestar de los colaboradores y su entorno.

Software ISO 19600 de ISOTools

Para lograr el apoyo necesario en las tareas de cumplimiento, no está de más considerar la implementación de un software que ayude a llevar el control y los procesos estructurados que permitan cumplir con este estándar. Una plataforma centralizada con una biblioteca de documentos organizada que posibilite aplicar la debida diligencia desde un formato único y canales de denuncia que garanticen el anonimato representan algunas funcionalidades que aporta la tecnología con gran cabida en este área.

Y así lo demuestra el Software ISO 19600 de ISOTools, una herramienta tecnológica de alto nivel que permite a la organización alcanzar la conformidad con ISO 19600 de manera ágil. Y muy pronto, además, lo hará también con ISO 37301.

Es el momento de tomar la delantera en el área de cumplimiento. Contacte ahora con uno de nuestros consultores.

ISO/FDIS 37301

Podría decirse que el 2020 sacudió la estabilidad de la vida tal como la concebíamos. Hoy, cuando ya vamos a llegar al final de 365 días cargados de cambios, avances y retrocesos, nos permitimos una reflexión: ¿el carácter VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo) del año es una invitación a la improvisación o si, por el contrario, es un llamado de atención para que honremos el cumplimiento? La Organización Internacional de Estandarización, ISO, aparentemente opta por la segunda alternativa. Y es que, a pesar de las pérdidas de vidas humanas, empresas que cerraron, y demás tragedias asociadas – que lamentamos profundamente-, surgieron otras oportunidades de negocio, de percibir la interacción y de crecer. El cumplimiento, materializado en la norma ISO 37301 – que se encuentra en etapa FDIS, viene a ratificar que la aplicación de los principios del buen gobierno y transparencia, apuntan a la sostenibilidad de la economía de los países, y, por ende, de la vida y comodidades a las que nos hemos acostumbrado.

Las crisis que origina el incumplimiento tocan aspectos éticos que son palpables en diferentes ámbitos y tienen el poder de sumir a la organización en serias dificultades reputacionales, a la marca. Y cuando eso pasa, la empresa puede ser percibida como un ente débil, incapaz, desconsiderado, poco fiable y carente de liderazgo efectivo. Esto nos recuerda casos como los de Odebretch, Volkswagen y HSBC, de las cuales solo se habla solo para ejemplificar lo que no se debe hacer.

Propósitos loables y necesarios

Siempre acertada en cuanto a las necesidades del mundo organizacional, la ISO tiene el suficiente tino para entender tres asuntos cruciales:

• Las grandes corporaciones se extienden por todo el planeta, lo que las hace más poderosas y prolíficas, pero también más vulnerables.
• En tiempos de crisis es particularmente difícil tomar decisiones acertadas.
• Las empresas no son inmunes al contexto externo, procesos económicos, políticos y sociales.

No todas las crisis se parecen, ¿o sí? Aunque los orígenes sean disímiles, todas amenazas la sostenibilidad y continuidad del negocio. Por eso, la ISO se pregunta si la organización requiere de una norma para garantizar el cumplimiento o si podemos lograrlo solos. Y ella misma se responde al decidir apoyar al crear la norma ISO 37301, no como corsé impositivo, sino como guía que impide que nos desviemos. El estándar engloba los requisitos de las normas ISO 37001 y UNE 19601 y su propósito es precisar los requisitos para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de cumplimiento. Sus bases son el buen gobierno, proporcionalidad, transparencia y sostenibilidad. La norma, además, brinda una guía para su uso.

Implementar este estándar traerá beneficios para quienes deseen participar en contratos con el Estado, asegurarse de cumplir con leyes, reglamentos y requisitos nacionales e internacionales, cumplir expectativas de clientes, acreedores e inversionistas, y todas las ventajas inherentes a las certificaciones.

¿Qué significa que la ISO 37301 estén en la fase FDIS?

La norma ISO 37301 Sistema de gestión de cumplimiento – requisitos con guía de uso, sustituirá a la ISO 19600: 2015, que no era certificable. Como cada 5 años las normas son sometidas a revisión, contamos con un nuevo estándar más acorde a la realidad VUCA a la que nos referimos al principio del texto. Desde el año 2018 el comité técnico de ISO TC 309 ha estado trabajando en la norma ISO 37301, que ahora se encuentra en fase FDIS, es decir, el borrador de la norma internacional (DIS) es dado a conocer a todos los miembros de ISO, luego se procede a la votación y correcciones en un período de cinco meses. Tras ese proceso, es aprobado como un esbozo final el estándar internacional (FDIS) si la mayoría está de acuerdo.

¡Esperemos 8 semanas!

Desde el 30 de noviembre del 2020 tendremos que esperar 8 semanas, de acuerdo a la publicación del ciclo de vida obtenido de la página web www.iso.org . Es decir, lo más probable es que tengamos la norma ISO 37301 fechada para el año 2021, y representará un reto muy interesante para las organizaciones que centren su éxito en la sustentabilidad y la transparencia.

Software GRC

Las organizaciones para su mejora, hacen uso de herramientas tecnológicas como ISOTools para la gestión de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC). 

Con el software GRC de ISOTools, ningún proceso está sin controlar ya que permite identificar y administrar los riesgos que cruzan la organización, integrándose en todos los procesos y permitiendo la gestión de riesgos en proyectos, aspectos operativos, financieros, legales, gubernamentales, ambientales, de seguridad y salud o de seguridad TI, entre otros. Además, alinea la estrategia con el apetito por el riesgo.

Además, con ISOTools las organizaciones pueden realizar la gestión del ciclo de vida de los riesgos. Desde el establecimiento de su contexto, su identificación, análisis y tratamiento hasta la implementación de los procesos necesarios para el seguimiento y medición. Y lo mejor: todo centralizado en un único espacio y con posibilidad de reutilizar de forma intuitiva elementos de su propio inventario de riesgos.

Los requerimientos en ISO 37301 proporcionarán pronto orientación para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance eficaz y flexible dentro de una organización.

Estos requerimientos son genéricos y están destinados a ser aplicados en todo tipo de organizaciones, independientemente del tipo, tamaño, naturaleza o sector en el que opere. Si bien, los requerimientos en ISO 37301 se mueven en 7 áreas esenciales, que, en su conjunto, representan los principios de buen gobierno, proporcionalidad, transparencia y sostenibilidad.

¿Cuáles son esas 7 áreas? Hoy hacemos un recorrido por ellas y por los puntos que deben considerar las organizaciones que quieran trabajar en alcanzar la conformidad con los requerimientos en la futura norma de compliance a la espera de su publicación.

Áreas de alcance de los requerimientos en ISO 37301

La nueva ISO 37301 establece requisitos de cumplimiento en los siguientes 7 ámbitos:

1. El contexto de la organización

Definir el contexto de la organización es el punto de partida para identificar riesgos y tratarlos. El contexto, elemento presente en toda la gestión ISO, se clasifica en dos: contexto interno y contexto externo. Dentro del contexto externo, tienen especial relevancia el marco legal, las condiciones económicas, las circunstancias políticas y sociales o la tecnología y el contexto cultural del país o de la región. El contexto interno, por su parte, está determinado por las políticas y procedimientos internos de la organización, la estrategia de negocios, el sector en el que se opera y la naturaleza y alcance de su operación.

Conocer el contexto interno y externo ayuda a la organización a:

• Comprender las necesidades y expectativas de las diferentes partes interesadas.
• Delimitar el alcance del sistema, y, así, los objetivos de cumplimiento.
• Identificar, analizar, evaluar y priorizar riesgos.

2. Liderazgo y compromiso

ISO 37301 requiere liderazgo, en primera instancia de la alta dirección, y después, pero no menos importante, de los empleados clave, directores de área y el Comité de Cumplimiento. Todos ellos tendrán responsabilidades diferentes a la hora de asumir el liderazgo de la gestión de cumplimiento.

Pero, sin duda, el papel protagonista es para la alta dirección que tendrá que deberá:

• Conformar, impulsar y colaborar con los objetivos del Comité de Compliance.
• Definir y comunicar los objetivos estratégicos de la organización y la forma en que se alinean con los objetivos de cumplimiento.
• Integrar la gestión de cumplimiento en las evaluaciones de rendimiento y desempeño en todas las áreas.
• Asignar los recursos necesarios para el éxito de la gestión.

3. Planificación

Una buena labor de planificación es clave para garantizar cumplir con ISO 37301 y la gestión de cumplimiento. Una efectiva etapa de planificación debe considerar emprender acciones eficaces para el tratamiento de riesgos, pero también de oportunidades.

Igualmente, será necesario:

• Realizar evaluaciones de riesgo de cumplimiento.
• Realizar un inventario de requerimientos y obligaciones de cumplimiento.
• Revisar los objetivos de compliance, verificando que sean coherentes, medibles, estén alineados con las expectativas de las partes interesadas y sean conocidos y comprendidos en todos los niveles de la organización.

4. Apoyo

La gestión de cumplimiento requiere, antes que nada, el apoyo de la alta dirección. Este se evidencia en la asignación de los recursos adecuados, tanto humanos como financieros. Pero también es preciso, y así lo solicitan los requerimientos en ISO 37301, que se identifiquen las necesidades de capacitación para lograr sensibilizar a todos los empleados en todos los niveles.

En definitiva, esto incluye:

• Evaluar las competencias de los empleados.
• Comunicación y formación.
• Documentar toda la información relacionada con el sistema de gestión de cumplimiento y mantener un control.

5. Operaciones

La implementación de ISO 37301, al llegar a la etapa operativa, requiere:

• Planificar procesos.
• Establecer controles y procedimientos.
• Implementar canales de denuncia y de consultas ética, que garanticen la protección de la identidad y la seguridad de los denunciantes.
• Diseñar e implementar procesos de investigación para tratar casos sospechosos de incumplimiento.
• Documentar y preservar toda la información resultado de las investigaciones adelantadas.

6. Evaluación de rendimiento

Una de las áreas de requerimientos en ISO 37301 más relevantes para la gestión de cumplimiento es la de evaluación de rendimiento. Para alcanzar la conformidad, la organización desarrolla las siguientes actividades:

• Definir lo que se debe revisar y medir e implementar, los métodos adecuados de evaluación, la periodicidad y los reportes que se comunicarán.
• Establecer los KPIs que se utilizarán.
• Implementar los métodos de validación de los resultados por parte de la alta dirección.

Igualmente, será necesario que se establezcan procedimientos de revisión de la gestión que incluyan la verificación de la eficacia de las acciones correctivas y el monitoreo de los cambios en el contexto interno o externo, ya que pueden generar nuevos riesgos. En este proceso, la auditoría interna se convierte en una herramienta de indudable eficacia.

7. Mejora continua

El resultado de todas las acciones no puede ser otro que la mejora continua del sistema. Esto permitirá que se definan acciones apropiadas para eliminar vulnerabilidades y fortalecer los puntos positivos de la gestión. El sistema, de este modo, podrá adaptarse con dinamismo a los cambios que se presenten en el entorno, en las regulaciones y, en general, en el contexto de la organización.

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El acoso laboral en un sistema de cumplimiento representa un área de alto riesgo donde las organizaciones deben ejercer su responsabilidad. Por ello, ocupa un lugar destacado en las preocupaciones de un oficial de cumplimiento.

Por supuesto, la lucha contra el acoso laboral es una misión que deben abordar los profesionales de compliance, pero también requiere el liderazgo de la alta dirección y el compromiso de los empleados en todos los niveles.

La cuestión tiene su dificultad, por ello, más allá de la implicación de toda la organización, ¿qué se puede hacer para luchar contra del acoso laboral en un sistema de cumplimiento?

Afrontar el acoso laboral en un sistema de cumplimiento

Las conductas de acoso y discriminación, además de lo que implican para las personas que las sufren, pueden suponer un alto coste para las organizaciones, que ven su reputación dañada e incluso asumen sanciones económicas por no resolver adecuadamente este tipo de situaciones.

Para empezar, el Departamento de Recursos Humanos, con todas sus funciones y ramificaciones, necesita estar en el foco del sistema de compliance. De hecho, muchas de las quejas sobre acoso y discriminación se canalizan a través de esa área. Lo que hay que garantizar en esos casos es que las denuncias se produzcan y no queden atascadas en la oficina del director del departamento.

Luchar contra el acoso laboral en un sistema de cumplimiento requiere ajustar los procedimientos de denuncia, investigación y acción correctiva. El punto de partida es redactar una política sobre el tema, definida, fuerte y en la que se evidencie el liderazgo de la alta dirección. Pero es necesario comunicarla eficazmente y acompañarla de procedimientos sólidos en los que confíen los empleados.

Es necesario asegurar los siguientes puntos:

1. Definir con claridad lo que constituye una conducta inaceptable

La política sobre acoso y discriminación en el trabajo necesita definir con absoluta claridad lo que la alta dirección, el área de cumplimiento y la organización como institución quieren decir con conducta inaceptable en el lugar de trabajo.

Debe partirse, en primer lugar, de aquellas conductas que están contempladas por la ley. Pero también se puede ir más allá e incorporar elementos que desde la organización no se quieran tolerar. Además, es preciso aclarar hasta dónde abarca el sistema de cumplimiento. Básicamente podemos considerar tres casos:

• Conducta inapropiada que puede ocurrir en el lugar de trabajo, pero también en un evento de carácter comercial o social fuera de las instalaciones de la organización. La política debe aclarar que tiene alcance sobre eventos completamente ajenos al lugar de trabajo. Esto incluye a empleados o empleadas que buscan una relación romántica y deciden llamar a su acosado a casa o incluso visitarlo sin su consentimiento.
• Los empleados también pueden presentar denuncias sobre la conducta de clientes, proveedores u otros vinculados económicos.
• El acoso a través de redes sociales, correos electrónicos y mensajes de texto también está prohibido y debe ser denunciado e investigado.

2. Dejar claro cuándo se deben presentar quejas y denuncias

Los procedimientos y canales de quejas y denuncias no pueden limitarse a los empleados que sufren acoso laboral. Los empleados que presencian este tipo de conductas inapropiadas también deben tener la libertad de presentar informes sobre ello.

En la política, la organización debe dejar en claro que los empleados pueden denunciar conductas de acoso sexual o de otro tipo, incluso si no está clasificado como ilegal. Comentarios sueltos inadecuados referentes al género o la preferencia sexual de las personas, por ejemplo, no es una conducta ilegal; pero sí resulta reprobable e inadmisible en una organización que implementa un sistema de gestión de cumplimiento eficaz. Así, la política contra el acoso y el procedimiento de denuncia deben centrarse en lo que se considera inaceptable y, por lo tanto, prohibido dentro de la organización.

Además, esta política y el procedimiento de denuncia deben abarcar diferentes ámbitos de aplicación desde conductas de acoso racial, a actitudes antirreligiosas, no solamente de tipo sexual. Y esto también debe manifestarse.

3. Ofrecer canales de denuncia adecuados

Para que la política y sus procedimientos sean efectivos no se puede exigir a los empleados que denuncien solo ante su supervisor. Después de todo, el supervisor puede ser el acosador o una persona tolerante con este tipo de conductas.

Un sistema de compliance eficaz debe ofrecer canales realmente efectivos, con la posibilidad de garantizar el anonimato del denunciante y al mismo tiempo mantenerle informado del proceso de investigación. Así se está proponiendo en las últimas regulaciones sobre denunciantes en todo el mundo. Se trata de ofrecer un sistema propicio para la denuncia, donde el acosado se sienta confiado, cómodo y protegido, de modo que se atreva a dar el paso. 

4. Proporcionar protección contra represalias

Una de las razones más recurrentes por la que los empleados se abstienen de denunciar el acoso laboral es el temor a represalias. El procedimiento de denuncia debe sentar las bases para una cultura que no acepte represalias de ningún tipo. La organización debe hacer todo lo posible para prevenir el despido como una represalia. Los cambios en las condiciones del trabajo, el exceso de tareas o el aislamiento también son represalias que deben ser prohibidas.

Para ello, es necesario mantener un monitoreo suficiente en cada proceso, pensando también que conducir inadecuadamente una denuncia afecta directamente sobre el comportamiento de los futuros denunciantes.

5. Tomar medidas correctivas eficaces

La política debe dejar en claro que se tomarán medidas correctivas rápidas y proporcionadas si la organización concluye que ha habido una conducta de acoso, incluso si la conducta no es ilegal. Para que esta declaración cuente con la fuerza suficiente es preciso indicar que la acción correctiva puede incluir medidas disciplinarias hasta la terminación del empleo u otro tipo de relación laboral o comercial. Y por supuesto, estas medidas deben aplicarse conforme a lo señalado.

Software ISO 19600 de ISOTools

Afrontar con rapidez y eficacia el acoso laboral en un sistema de cumplimiento parte de contar con las herramientas idóneas que faciliten cada tarea.

Es el caso del Software ISO 19600 de ISOTools, que ayuda a optimizar las labores del oficial de cumplimiento e incluye un canal de denuncias que garantiza el anonimato de los denunciantes y la trazabilidad para una gestión segura que promueva la denuncia en este tipo de conductas de acoso.

Obtenga información adicional sobre la plataforma tecnológica para ISO 19600 de ISOTools contactando con un consultor aquí.

Sistema de Gestión Compliance

El Sistema de Gestión Compliance no es un sistema de gestión cualquiera, en concreto, este Sistema de Gestión de Compliance anticorrupción basad en la norma ISO 37001, es un sistema que se encuentra muy basado en riesgos.

Objetivo de la gestión de riesgos

Entre los múltiples objetivos que podemos encontrar, destacamos los siguientes:

• Mejorar el negocio de forma proactiva en lugar de reactiva.
• Mejora la gestión de la reacción ante incidentes.
• Brinda una base mucho más confiable para la toma de decisiones y la planificación.
• Ayuda a cumplir con los requisitos legales, normativos, etc.
• Mejora la confianza en las partes interesadas.
• Ayuda a minimizar las pérdidas.
• Mejora la capacidad de los controles para mitigar los riegos.
• Mejor el aprendizaje organizacional.

¿De qué se ocupa el compliance?

Lo primero que debemos saber es que el compliance se encuentra formado por dos grandes bloques, uno en el que se indican los requisitos de compliance y otro en el que se indica los compromisos de compliance que unidos forman las obligaciones de compliance.

Dentro de los requisitos de compliance podemos encontrar/

• Normativa legal
• Permisos, licencias u otras formas de autorización legal con la que poder funcionar
• Resoluciones, reglas o guías emitidas por autoridades regulatorias
• Sentencias de juzgados o de tribunales administrativos
• Tratados, convenciones y protocolos

En cuanto a los compromisos de compliance tenemos:

• Código de ética o conducta
• Políticas, procedimientos, etc.
• Acuerdos con organizaciones no gubernamentales
• Compromisos ambientales
• Obligaciones derivadas de acuerdos contractuales

Con la herramienta tecnología ISOTools podemos automatizar todo lo relacionado con el sistema de gestión de compliance y queremos mostrarle como llevarlo a cabo.

Con la aplicación de Gestión de socios de negocio podemos cumplir con la exigencia del compliance de tener identificados todos los socios de negocio, los tipos de socio de negocio, las actividades a las que se dedica, etc. Todo esto, como siempre, es configurable y la forma de trabajar es mediante un flujo de trabajo. En el flujo se establecen todas las fases que resulten necesarias para tener controlada la gestión de socios de negocio y en cada fase podemos configurar quien será el responsable, los permisos que tendrán los usuarios de ISOTools para ver cierta información o interaccionar, si fuera necesario.

Sistema de Gestión Compliance – Gestión de socios de negocio

Vamos a acceder a uno de ellos pare ver con más detalle el funcionamiento y el alcance al que podemos llegar con la herramienta.

Al acceder a uno de ellos vemos toda la información que se ha introducido en la fase de registro de socios de negocio.

Sistema de Gestión Compliance – Gestión de socios de negocio

La información que visualizamos en la imagen anterior es totalmente configurable a sus necesidades, lo que mostramos es un ejemplo.

No solo tendremos la fase en la que introducimos los datos del socio de negocio, sino que también podemos tener controles financieros. Si accedemos al control financiero vemos en detalle toda la información.

Sistema de Gestión Compliance – Gestión de socios de negocio

En este caso disponemos de un registro enlazado, es decir, el control financiero y no financiero se lleva a cabo mediante otro flujo configurado previamente según las necesidades de la organización.

Desde el celular contamos con la misma interfaz que la que encontramos en el pc, en este caso podemos introducir un registro que haya sido previamente configurado. Utilizar el celular nos facilita mucho la labor a realizar y hace que podamos hacerlo en cualquier lugar de la organización sin tener que disponer en ese momento de un pc. Todo lo que introduzcamos en el celular se verá reflejado en el pc, ya que se encuentra sincronizado.

Con ISOTools también tenemos la aplicación de Gestión de Riesgos con la que se puede gestionar todos los riesgos de la organización mediante la configuración de una matriz. Esta matriz es totalmente configurable a las necesidades de la organización.

Sistema de Gestión Compliance – Gestión de riesgos

ISOTools es una plataforma tecnología muy potente, lo que hemos visto en el artículo de hoy es una pequeña muestra de todo lo que se puede realizar con ISOTools. También dispone de aplicaciones con las que gestionar las auditorías, el mapa de procesos, mejora continua, necesidades y expectativas de las partes interesadas, requisitos legales, etc. todas estas aplicaciones tiene el fin de automatizar para que en las organizaciones sean más ágiles y que puedan obtener la información en tiempo real y se notifique a los responsables.