Nuestra empresa puede estar inmersa en el mundo de las certificaciones desde hace años. Podemos tener varios sistemas de gestión implementados como ISO 9001:2015 calidad, ISO 14001:2015 ambiental, ISO 45001:2018 seguridad laboral, entre muchos otros y toda la documentación que genera puede llegar a abrumar al propio responsable del sistema y a los responsables de procesos, por eso en este blog te vamos a dar los principales Tips para seleccionar un software para tu Sistema de Gestión.
Las normas llevan ya muchos años entre nosotros; desde sus orígenes las empresas han ido gestionando los requisitos de las normas con documentos, primeramente, elaborados en papel que se tenían impresos y archivados en archivadores. Con el paso de los años se fue informatizando a través de archivos word, exceles, que finalmente son documentos estáticos y hacían un sistema de gestión poco dinámico.
Muchos de vosotros os encontrareis identificados con lo que os contamos y administrar vuestro sistema de gestión se ha convertido en una tarea tediosa porque hay muchas tareas operativas que llegan a consumir demasiado tiempo. Ya nos encontramos en un momento donde las empresas deben digitalizarse / automatizarse si quieren avanzar, diferenciarse de la competencia y ser competitivos.
Los softwares para los sistemas de gestión son ideales para todas aquellas empresas que quiere mejorar con su sistema de gestión, que apuestan por la mejora continua.
Si ya has decidido adquirir una herramienta informática, ahora tienes la tarea de comparar para ver cuál se adapta mejor a tus necesidades. A continuación, te damos Tips para seleccionar un software para tu Sistema de Gestión, para que los tengas en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta informática.
TIPS PARA SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA TU SISTEMA DE GESTIÓN
- Modalidad del software. En el mundo en el que vivimos el trabajo en la nube es primordial, ya que nos permitirá el poder trabajar desde cualquier lugar, por ello necesitamos conocer las diferentes modalidades que presenten.
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- Identificar nuestros principales problemas y ver si se quedarían cubiertos o no.
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- Conocer el propósito del proveedor. Actualmente cuando se adquiere un producto o servicio estamos estableciendo una alianza con el proveedor. Necesitamos conocer a nuestro proveedor, para saber hacia dónde va, que propósito tiene para ver si estamos alineados y caminaremos hacia el mismo lugar.
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- Involucrar a los diferentes responsables de procesos para ver cuáles son sus necesidades
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- Evaluar la facilidad de uso. Debemos de pensar que no solo lo vamos a usar nosotros, si no que tenemos muchos otros usuarios que deben de usarlo y debe de ser un software lo más amigable posible y fácil de usar.
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- Conocer si el software se adapta a las necesidades de nuestra organización o nosotros nos debemos de adaptar a su funcionamiento. Conocer el nivel de configuración que presenta.
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- Como realizan el soporte una vez la herramienta esté funcionando. ¿se pueden resolver dudas de los usuarios?, ¿Se realizan actualizaciones de la plataforma a versiones nuevas de normas? Etc..
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- Como realizan la implementación y puesta en marcha de la plataforma. Ya que la empresa cuenta con unos documentos, formatos y registros, necesitas saber cómo se realizará el volcado de toda la información y la capacitación que te darán para ello.
En nuestro blog hemos dejado las nociones principales para la selección de una herramienta. ¿Quieres conocer más sobre nosotros? Contáctanos y nos pondremos en contacto contigo para conocer tus necesidades y podrás conocer como nuestro software se adaptará a tus requerimientos.