Transformación digital de las auditorías de calidad

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Auditorías de calidad

El mundo se ha caracterizado por evolucionar conforme las necesidades que se han ido generado con el tiempo. Las guerras y las catástrofes generadas por el hombre han generado las diferentes revoluciones industriales. Asimismo,  el siglo XXI trajo consigo la suya, contenida por la pandemia, los ciberataques, etc.

La revolución 4.0 asocia elementos como inteligencia artificial, internet y telecomunicaciones, en su conjunto refiriéndose a la tecnología. Han permitido que el desarrollo de los procesos en las organizaciones, sean de tipo informático, por tal motivo la exigencia de la época es que todos los recursos se encuentren alineados y capacitados entorno a las herramientas tecnológicas.

Las auditorías de calidad, seguidas por la norma ISO 19011:2018, son actividades necesarias que permiten que se pueda inspeccionar los procesos de nuestra organización. De esta manera, determinaremos si estamos cumpliendo o no con los objetivos y estrategias estipuladas como metas, haciendo que estas funcionen de manera eficaz y eficiente. Esto se logra a través de seguimientos, controles, evaluaciones y recomendaciones enfocadas a la mejora continua.

Es por esto que en auditorias de calidad ya sean internas o externas, grupales o individuales, es necesario  contar con recursos y grupos de trabajo.

No obstante, no debemos enfatizar solo en lo tecnológico, si no estar dispuestos a ingresar al mundo de la tecnología. Además, tenemos que estar disponibles para un aprendizaje constante, ya que la tecnología cambia y crece a pasos agigantados. También, se debe facilitar, por parte de las organizaciones, herramientas que sean amigables con el auditor para poder desarrollar su labor de investigación. Por ejemplo, software automatizados que consoliden la información y que a su vez la protejan.

¿Qué debe tener la organización para agilizar los proceso de auditoría en la trasformación digital?

Gestor Documental: Este es un elemento que permite que las organizaciones cuenten con una documentación digitalizada, controlada y codificada con los más altos estándares.  Estos  agilizan la búsqueda del auditor con filtros y buscadores avanzados. Como resultado, permite realizar descarga y actualización de documentos de manera inmediata en escenarios de auditoría.

Software de Sistemas de Gestión: Estas herramientas permiten estandarizar. Cuentan con paquetes completos de módulos que integran los procesos de la organización. De esta manera, ayudan a contar con mayor gestión, compromisos, asignación de tareas, actualizaciones, etc. Su fin es el de tener controladas las operaciones de manera sistematizada. El auditor, al tener acceso a este tipo de herramientas, le permite realizar una inspección y verificación en tiempo real que agiliza el proceso de auditoría.

Herramientas BI: Estos permiten transformar la información en conocimiento. En las organizaciones se entiende como el elemento que mejora los objetivos del proceso y permite que puedan tomas decisiones. La estrategia de los BI es arrojar información de forma sencilla que hace que quien intérprete los datos realice el análisis de la información fácil, eficaz y eficiente.

Software de Gestión de Auditorías: Estos softwares permiten que los auditores tengan el control de todas las etapas: proceso, planificación… De la misma manera, cuentan con ayudas informativas y documentación de todas las normas que permiten al auditor desarrollar inspecciones de manera ágil y eficiente. Se podría decir que a nivel de la gestión de la auditoria es una herramienta completa.

En conclusión, podemos decir que la transformación digital en la auditoría brinda muchos beneficios. Esto permite a los auditores realizar inspecciones de manera más rápida, ágil, eficiente y eficaz, con información completa y detallada de los procesos a evaluar. 

Software para las auditorías de calidad

El software ISOTools para auditorías permite asegurar que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y se ejecuten en consecuencia.

ISOTools permite planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría interna y externa de la organización, definiendo los criterios de auditoría, seleccionando a los auditores y realizando las acciones correctivas pertinentes.

Este planteamiento se basa en la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar, de los Sistemas de Gestión ISO, con lo que ISOTools Auditorías está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos de estos sistemas, a la vez que la organización puede centrarse en recorrer paso a paso su camino hacia la excelencia.

ISOTools es una consultora que ayuda a las organizaciones comprometidas con la calidad y la excelencia a optimizar sus modelos y sistemas de gestión, aportando soluciones innovadoras para la gestión de la estrategia, los procesos y las personas. Además, facilitan su aplicación, haciéndolos accesibles, ágiles y medibles, y aportando resultados en el corto plazo, gracias a una plataforma tecnológica de desarrollo propio.