Metodología de los 5 porqués

Los 5 porqués es una metodología sistemática de preguntas que se emplea mientras se realiza un análisis de problemas con el objetivo de identificar las principales causas posibles.

Al hacer uso de la metodología de los 5 porqués, es necesario preguntar varias veces ¿por qué? Cada respuesta que encontremos a un ¿por qué?, conforma el fundamento para la próxima pregunta.

La metodología de los 5 porqués no convierte en obligatorio que haya que preguntar exactamente 5 veces ¿por qué? Es imprescindible que esta pregunta se formule hasta que encontremos la verdadera causa raíz del problema particular.

La pregunta debe hacerse hasta considerar que hemos llegado a la causa raíz del fenómeno analizado.

Cuando encontrar la respuesta al ¿por qué?, se torne muy complejo, lo más probable es que hayamos identificado el motivo del problema.

A través de esta metodología de los 5 porqués, somos capaces de comprender cómo los problemas minúsculos cuentan con una relación latente de causa y efecto con una causa raíz.

Esta metodología fue originariamente desarrollada por Sakichi Toyoda y se empleó en la corporación de motores Toyota mientras evolucionaban en su metodología de manufacturación.

Cómo aplicar la metodología correctamente.

A continuación, mencionaremos pasos para aplicar la metodología de los 5 porqués correctamente en las organizaciones.

En primer lugar, habrá que comenzar el proceso haciendo una reunión en la que se lleve a cabo una lluvia de ideas, para ello es posible recurrir al Diagrama de causa y efecto. En esta reunión convocaremos al personal que sea conocedor de la zona en la que se ha presentado el problema.

Tras la identificación de las posibles causas del problema, habrá que comenzar preguntando ¿Por qué…? Ya sabemos que repetiremos esta pregunta tantas veces como sea necesario hasta que el equipo sea capaz de identificar profundamente los motivos por los que un problema tiene lugar. En este punto, hay que destacar que habrá ocasiones en las que las causas principales se puedan encontrar realizando menos de cinco preguntas y en otras, será necesario realizar más.

Un aspecto fundamental, durante el uso de la metodología de los 5 porqués, no preguntaremos nunca ¿Quién? Hay que profundizar en el proceso, pero no en el personal que estará involucrado en dicho proceso.

Para que la metodología de los 5 porqués funcione correctamente, formaremos grupos reducidos, en ellos no habrá más de 5-10 personas, pero porque tenemos que ser conscientes de que no puede tratarse de una aplicación individual. Habrá una persona que actúe como facilitador, en este caso será el que conozca cómo es la mecánica del grupo y los vínculos entre los diferentes integrantes.

Después de que todo el grupo esté de acuerdo de la causa raíz del problema, hay que determinar cuáles serán las medidas a aplicar con el objetivo de prevenir que el problema vuelva a producirse. En este sentido, una buena práctica para este punto es establecer siempre una relación de pregunta, respuesta y acción correctiva.

Cuando se establezca cuál es la acción correctiva apropiada, entonces habrá que llevar a cabo una asignación de las acciones a los miembros del grupo.

Como puede ocurrir con cualquier otra acción, será necesario realizar un monitoreo y auditoría de la acción. Su finalidad es garantizar que la acción establecida ha logrado solucionar el problema. Si funciona correctamente, el grupo elegido para aplicar esta metodología no tendría que realizar más acciones, pero en caso de que esta no aporte los resultados esperados habrá que comenzar con la metodología de los 5 porqués.

En conclusión, los 5 porqués se puede emplear en diferentes procesos y, además, es una metodología interesante para las organizaciones. La aplicación de la metodología de los 5 porqués traerá una mejora en todos los procesos de la organización, consiguiendo que sean más eficaces.

Software para aplicar la metodología de los 5 porqués

El Software ISOTools crece con tu organización, permitiendo incrementar de forma progresiva las funcionalidades necesarias gracias a su sistema modular.

Debido a su alto grado de parametrización, tiene la posibilidad de adaptarse a las necesidades del sistema de gestión o modelo de excelencia de la organización.

ISOTools cuenta con módulos destinados a diferentes objetivos y tiene la capacidad de automatizar un gran número de estándares y modelos de gestión. En relación con esto, ISOTools optimiza las gestiones necesarias para llevar a cabo la metodología de los 5 porqués.

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Checklist

Organizar las diferentes tareas que realiza en su organización, puede parecer algo simple, pero no lo es. Es necesario saber lo que necesita ser hecho, cuáles son las etapas a ser cumplidas y cómo las actividades deberán ser ejecutadas. Es necesario contar con un checklist para optimizar los procesos, ya que es la mejor manera de asegurarse que las demandas se cumplen y, además, se genera una mayor productividad.

Contar con la aplicación ISOTools Checklist hará que pueda trabajar de forma remota o incluso sin conexión en dispositivos móviles, con el consiguiente aumento de la eficacia y de los beneficios. Queremos que conozcan cuales son los principales motivos por lo que deberá contar con la aplicación ISOTools Checklist.

La aplicación ISOTools Checklist recopila datos de forma automática

La recopilación de datos es una parte fundamental en cualquier proceso relevante para la organización. A partir de dichos datos se generan los informes utilizados como base para la toma de decisiones.

El proceso deberá ser ágil, lo que aumentará la calidad y la eficiencia. Por lo tanto, contar con una aplicación que hace el servicio de forma automática es imprescindible.

Además de conseguir los resultados de forma más rápida, la automatización del proceso hace que los empleados optimicen el tiempo de trabajo, lo que hace que aumente la productividad y reduzca el costo, además de minimizar el número de trabajados involucrados en el proceso.

La aplicación ISOTools Checklist opera sin necesidad de tener conexión a internet

A pesar de que normalmente nos encontramos conectados a internet, todavía quedan zonas en las que no dispondremos de conexión. La conexión puede caerse, puede fallar o incluso puede ser lenta. Por este motivo, se ofrece la posibilidad de operar sin conexión a internet y una vez volvamos a disponer de conexión los datos se sincronizarán de forma automática.

Además, garantiza autonomía para los colaboradores, la funcionalidad propicia la seguridad en los procesos y permite que toda la información sea insertada en tiempo real.

La aplicación ISOTools Checklist permite el acceso remoto

Es importante conocer que la aplicación ISOTools Checklist permite el acceso de forma remota, ya que, en muchos casos, el gerente de operaciones se encuentra en un lugar y necesita revisar el trabajo realizado por el personal que se encuentra en el campo o en diferentes zonas de la organización.

La aplicación ISOTools Checklist proporcionar un mayor control de los procesos productivos. Además, permite que un equipo menor pueda actuar en diferentes zonas disminuyendo el costo.

ISOTools Checklist genera informes de gestión en tiempo real

Los informes asertivos y de calidad resultan esenciales para conseguir un diagnóstico. Se basa en ellos las decisiones que toma la organización. Por lo tanto, la aplicación ISOTools Checklist genera informes de gestión en tiempo real y con datos precisos, resultando esto fundamental.

Esta funcionalidad, además de desafiar a los empleados, pueden ser reubicados a otros servicios, optimizando así sus rutinas de trabajo, minimizando fallos o posibles errores.

Generar informes a tiempo real minimiza los posibles perjuicios, pues los cuellos de botella pueden ser identificados de forma inmediata.

Mejora la interacción entre colaboradores

Muchas veces, los trabajadores insertados en distintos sectores o filiales de la organización necesitan trabajar en equipo.

La aplicación ISOTools Checklist es un gran aliado en estas situaciones, ya que se puede acceder desde cualquier dispositivo, independientemente de la conexión a internet. Todos los involucrados en el proyecto consiguen saber, cómo se encuentra la demanda de trabajo.

Existe la posibilidad de acceder desde cualquier lugar garantizando que los plazos sean cumplidos, verificando cómo se encuentran los resultados de las etapas productivos e incluso debe tener conocimiento sobre fallos, imprevistos o nuevos direccionamientos.

La aplicación permite la interacción entre los empleados. Es posible que conversen entre sí, dejen recados u observaciones, aunque se encuentren a grandes distancias.

ISOTools Checklist optimiza la consultoría de campo

El consultor de campo es un elemento fundamental para mantener el estándar de red. Es uno de los principales canales de comunicación entre los franquiciados, se monitorea el desempeño de las franquicias y se transfiere el know how, lo que garantiza una mejora de la calidad de los procesos.

No siempre es posible que los profesionales se encuentren, en todo momento en el campo. La aplicación ISOTools Checklist organiza las tareas y los elementos que se deben evaluar en las filiales o franquicias, optimizando el trabajo del consultor. A distancia podrá tener el control sobre las unidades de la organización y gestionar los equipos de forma remota.

Permite adjuntar evidencias

El registro de problemas, fallos o anomalías con evidencias es de mucha importancia. Muchas veces, las imágenes sintetizan lo que necesita ser pasado delante de forma más clara y objetivo, lo que es primordial para la resolución de problemas a distancia.

Software ISOTools Excellence

ISOTools Excellence, gracias a su aplicativo App Hallazgos, ayuda  a las organizaciones a las organizaciones a optimizar la eficiencia en la gestión de los hallazgos, haciendo posible tener un mayor control de éstos.

Además de este aplicativo, poseo otros muchos más con los que contribuye a hacer más fácil, rápida y eficiente la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión.