I Summit ISOTools

ISOTools Excellence, con motivo de la celebración de su 25 aniversario, organiza una serie de conferencias en línea reunidas en el I Summit ISOTools. El evento tendrá lugar el 30 de marzo. Estará compuesto por una variedad de ponencias diferentes que se centrarán en varios temas, entre ellos HSE (Health, Safety and Environment).

El propósito de esta cumbre es reunir a profesionales de todo el mundo que estén interesados ​​en aprender y ayudarlos a mejorar sus habilidades y conocimientos.

Tras el descanso en el ecuador de la jornada, a las 18:00 h (Madrid, España) se retomará el ciclo de conferencias. Esta vez centrado en la materia HSE. El título de esta tercera ponencia es “¿Cómo garantizar el cumplimiento legal HSE? Principales herramientas para conseguirlo”.

Cumplimiento legal HSE

El cumplimiento legal de HSE es un elemento clave para garantizar la seguridad de los empleados, los clientes y las personas que rodean sus operaciones. Es importante comprender qué significa HSE, cómo se aplica a un negocio y cómo puede garantizar el cumplimiento legal gracias a las nuevas tecnologías y la transformación digital.

HSE significa salud y seguridad en el trabajo y medioambiente. Se refiere al deber de los empleadores de proteger la salud, la seguridad y el bienestar de sus empleados en el trabajo. En particular, se refiere al deber del empleador de evaluar los riesgos a los que pueden estar expuestos los trabajadores en su puesto de trabajo. Para ello, será preciso implementar medidas diseñadas para eliminar o reducir esos riesgos y monitorear esas medidas para identificar cualquier deficiencia.

Expertos ponentes

Esta tercera ponencia, tras aquellas tituladas “Cómo incorporar la sostenibilidad a la estrategia corporativa de tu organización” y “Cómo implementar una organización con enfoque a las 3 líneas de defensa”, estará presentada por Jimmy Salinas y Federico Arias será el encargado de correr a cargo de la exposición.

• Jimmy Salinas:

Jimmy Salinas se desempeña como product Owner HSETools en ESG Innova. Es líder PM en diseño y gestión de productos, experiencias de servicio y transformación digital en HSE/SST. Jimmy trabaja por ser referente en la construcción e implementación de estrategias de prevención para el control de riesgos laborales, hacia el desempeño productivo de las empresas y hacia el bienestar de las personas. Trabaja constantemente para ofrecer consultoría a la medida en la gestión de riesgos laborales bajo los conceptos de innovación, practicidad y acercamiento al usuario

Jimmy ha alcanzado crecimiento dentro de organizaciones destacadas en el ámbito de riesgos laborales con base en la experiencia, dinamismo y la capacidad de aprender y crecer permanentemente.

• Federico Arias:

Federico Arias es experto en gestión de riesgos del negocio, dedicado a la consultoría gerencial desde hace casi 10 años. Se trata de un profesional con 20 años de experiencia laboral en administración y gestión de riesgos en diversas empresas de servicios para la minería, en actividades tales como: transporte, mantención mecánica, ingeniería y proyectos, astilleros, obras civiles, construcción, empresas de asesoría y consultoría. A este respecto ha liderado equipos de trabajo multidisciplinarios y ha sido tutor de alumnos en práctica.

Federico participó, junto a equipos de trabajo, en la revisión y preparación de licitaciones de compañías mineras, entregando ofertas HSEC, técnica y económica según bases generales y técnicas, con el logro de adjudicación de diversos contratos de servicios. En Sistemas Integrados de Gestión, ha recibido formación especializada y ha participado en la implementación, auditorías internas y externas, y certificación de normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, así como también en sistemas tales como HSEC, SICEP y laborales.

Durante su experiencia laboral ha desarrollado competencias orientadas a la planificación, objetivos, resultados, liderazgo, trabajo en equipo, comunicación efectiva, resolución de problemas y cierre de ciclos. De igual modo, ha desarrollado iniciativas de emprendimiento, donde ha creado 2 marcas respectivamente (HSEQ Consultores y BRM Consultores), generando contratación y empleo.

En 2008, Federico origino la firma HSEQ Consultores EIRL. Con ella desarrolla procesos de Consultoría Externa en materias de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad. Además, administra su propia cartera de clientes, y donde genera empleo y trainee a jóvenes profesionales. En 2015 generó su nueva marca personal “BRM Consultores” (Business Risk Management), dedicada a la consultoría gerencial para la gestión de riesgos del negocio.

Actualmente, es miembro del Colegio de Expertos en Seguridad Minera de Iquique y académico de Diplomado SGI de Universidad Mayor (vía SGS Academy).

Si quieres participar en el I Summit ISOTools del próximo 30 de marzo haz clic aquí.

Tendencias HSE

HSE son las siglas en inglés de Health, Safety and Environment, en castellano salud, seguridad y medio ambiente. Se trata de procesos y procedimientos que ayudan a realizar la identificación de los peligros de un entorno concreto, llevando a cabo buenas prácticas para lograr la minimización o supresión de dichos peligros y después formar a los trabajadores para que estos peligros no vuelvan a suceder.

Las organizaciones que gestionan sistemas HSE, tienen que llevar a cabo:

• Identificación y valoración de la gestión de riesgos.
• Matrices laborales y ambientales.
• Plan de emergencia.
• Plan de trabajo y programas de formación.
• Indicadores.
• Auditorías.

Las tendencias HSE para 2022 son liderazgo, sustentabilidad y tecnología.

Liderazgo

La primera de las tendencias HSE, liderazgo visible. En gran medida, los accidentes que tienen lugar día a día en las organizaciones se deben al modo en el que los trabajadores se comportan. Por este motivo, es imprescindible desarrollar una herramienta de gestión que esté fundamentada en la observación de las conductas de los trabajadores y de los actos inseguros que se producen en el lugar de trabajo con el objetivo de desarrollar las mejores prácticas en el comportamiento. En este sentido, hay que llevar a cabo un liderazgo dentro de la organización, en el que la alta dirección esté involucrada y que aporte los recursos necesarios. Con el liderazgo, las organizaciones pueden modificar aquellos comportamientos de los trabajadores para evitar accidentes y así mejorar la seguridad.

Sustentabilidad

El desarrollo sostenible se trata de un proceso de cambio económico, ambiental y social para lograr el bienestar de la población presente y futura. La protección de la salud, seguridad y medio ambiente es imprescindible para el desarrollo sostenible.

La salud es fundamental para los elementos del desarrollo sostenible, este comprende aspectos ambientales, sociales y económicos, aspirando a alcanzar mejora de la salud de las comunidades y de la sociedad en general.

La salud de los trabajadores es clave para que las organizaciones logren ser productivas. Por lo que se debe comenzar a considerar la sustentabilidad como aspecto clave para los sistemas HSE.

Tecnología

Las nuevas tecnologías han proporcionado la comunicación bidireccional para los profesionales, ofreciendo a los trabajadores oportunidades para participar y estar involucrados en el sistema HSE de la organización.

La Inteligencia Artificial, los servicios que aportan la ubicación en tiempo real o la recopilación de datos de forma automática, hacen que los empleados no dependan de hacer uso de papel y lápiz para gestionar los aspectos involucrados en el sistema HSE (Health, Safety and Environment). Con la tecnología, el sistema HSE se puede gestionar a través de diferentes dispositivos, como pueden ser computadores, celulares o laptop y las organizaciones consiguen grandes beneficios.

El liderazgo, sustentabilidad y la tecnología, son áreas en las que las organizaciones deben trabajar durante el próximo año 2022, con la finalidad de lograr grandes mejoras en la gestión del sistema HSE (Health, Safety and Environment).

Software para la gestión de sistemas HSE

Con el Software ISOTools, las organizaciones consiguen el control total en la gestión HSE/SSOMA. Esta plataforma tecnológica facilita la gestión integral, desde el hallazgo en terreno hasta el análisis para la toma de decisiones.

El uso del software para la gestión de sistemas HSE, permite que las organizaciones:

• Eviten sanciones y multas por incumplimientos legales o medioambientales.
• Trabajen en terreno con tecnología mobile y sean conocedores en tiempo real de los resultados.
• Mantengan el control de toda la gestión HSE y analicen de manera predictiva para minimizar los incidentes y accidentes.

Desde el Software HSE de ISOTools, los responsables de sistemas HSE (Health, Safety and Environment) pueden:

• Planificar
• Reportar
• Actuar
• Monitorear
• Medir
• Analizar
• Tomar decisiones correctas

Entre las funcionalidades del software HSE, destacamos:

• Programas de Control Operacional
• Registro ágil de hallazgos con dispositivo móvil
• Gestión de Incidentes y Accidentes
• Gestión de Riesgos
• Seguimiento, medición y análisis con un buen sistema de reporting

Además, este software cuenta con una App mobile para que gestiones ágilmente toda la información relativa al sistema HSE desde un móvil o Tablet, permitiendo:

• Realizar seguimientos de los procesos de la organización.
• Gestionar las tareas vinculadas con dichos procesos.
• Llevar a cabo prácticas funcionalidades relacionadas con el registro de información, como, por ejemplo, escanear códigos QR, acceder al levantamiento de cualquier registro, adjuntar evidencias en diferentes formatos (imagen, video, notas de voz o texto) y marcar la geolocalización del lugar del levantamiento o hallazgo.
• Consultar y compartir documentos del sistema de gestión con sus contactos según los permisos que se deseen.

Si estás interesado en conocer más acerca del software, haz clic aquí y cumplimente el formulario. Es necesario que conozcamos algunos detalles sobre su empresa y sobre el proyecto de automatización que deseen implementar, para así ofrecerle una atención personalizada.

Lecciones aprendidas en HSE

Las lecciones aprendidas en HSE permiten adquirir conocimiento sobre experiencias. Se lleva a cabo una reflexión y análisis exhaustivo de aquellos factores que influyen de manera positiva o negativa en el resultado alcanzado.

Las lecciones aprendidas en HSE permiten incrementar el nivel de seguridad de las actividades desarrolladas por la organización. Esto es debido a dos factores fundamentales:

• La reflexión analítica de lo sucedido permite realizar la planificación preventiva de las actividades.
• El análisis exhaustivo, que favorece la capacidad crítica sobre los planes y decisiones adoptadas.

Las lecciones aprendidas en HSE se realizan con el objetivo final de:

• Ser conscientes de cuales habrían sido las medidas de seguridad y prevención a implementar para reducir los incidentes, accidentes y cuasi accidentes o por lo menos, las que nos permitieran mitigar los resultados si estos hubieran tenido lugar.
• Descubrir todos los pormenores ocurridos en los incidentes, accidentes y cuasi accidentes.

Las lecciones aprendidas en HSE se elaboran gracias a las experiencias que comunican los trabajadores que sufren esos accidentes. Es imprescindible que en la organización exista una cultura de prevención, donde el personal comprenda que es fundamental compartir sus experiencias para que así les sirvan a otras personas con el objetivo de evitar que vuelva a ocurrir esas situaciones.

Las lecciones aprendidas en HSE, no solo deben centrarse en los momentos en el que el accidente se materializa, hay que revisar todas las causas y factores que han influido y favorecido a que esto ocurriera.

Hay que decidirse por métodos de investigación para conocer todo lo que ha influido en que los accidentes tuvieran lugar.  Entre las diferentes metodologías, destacamos:

• Árbol de causas.
• Análisis de la cadena causal.
• Método de los 5 porqués.
• Diagrama de Ishikawa.
• Árbol de fallos y errores.

Es muy habitual, que los accidentes en el puesto de trabajo ocurran debido a:

• No planificar adecuadamente las actividades.
• Adoptar decisiones inadecuadas.
• Que los trabajadores no están correctamente formados en materia de seguridad y prevención laboral.
• Falta de atención durante el desarrollo de la actividad laboral.

Las investigaciones que se realizan por estos accidentes no son para identificar al culpable, se busca la objetividad y el objetivo principal es identificar las causas para evitar que vuelvan a producirse y así ser capaces de contar con entornos seguros en las organizaciones.

Dentro de las lecciones aprendidas en HSE, hay que considerar un elemento clave, la comunicación. Hay que llevar a cabo una divulgación de estas lecciones aprendidas en HSE a todo el personal de la organización que se vea influido por las circunstancias que fomentaron el origen del accidente, para así, saber las causas que lo provocaron, conocer la solución y cuáles son las acciones a realizar para que no se repita.

Las lecciones aprendidas en HSE ayudarán a toda la organización, no es necesario que sean expertos en materia de seguridad, para eso también se redactarán en un lenguaje que pueda ser comprendido por cualquiera que lo lea.

Para sacar el máximo partido de las lecciones aprendidas en HSE es necesario optimizar toda la gestión que estas llevan vinculadas y lograr la participación de todos los empleados.

Para ello hablaremos de cómo un software ayuda a sacar el máximo partido de las lecciones aprendidas en HSE.

Software para las lecciones aprendidas en HSE

ISOTools es un software que te permite gestionar entre otros aspectos, las actividades relacionadas con las gestiones aprendidas en HSE.

A través de esta plataforma tecnológica podrás gestionar eficazmente del ciclo completo de incidentes y accidentes:

• Registrar los incidentes y accidentes de su organización.
• Realizar el reporte inicial y la clasificación de incidentes y accidentes.
• Comunicar a las partes interesadas.
• Gestionar las acciones inmediatas.
• Investigar los incidentes y accidentes.
• Ejecutar los planes de acción.

Si su organización necesita optimizar la gestión HSE y mantenerla de forma integrada, debería probar el Software HSE de ISOTools. Tiene una prueba gratuita durante 7 días.

Este software ayuda a las organizaciones a registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE, reduciendo el número de accidentes y las consecuencias que estos producen para los trabajadores.

Acceda ahora a una demo para que así conozca de primera mano sus funcionalidades. Si es de su interés, solo haga clic aquí e inscríbase gratis para recibir el acceso a la demostración gratuita.

Mapa de riesgos

El mapa de riesgos HSE se trata de una herramienta que se fundamenta en diversos sistemas de información. El objetivo del mapa de riesgos es identificar aquellos procesos o actividades que están sometidos a riesgos HSE, conocer la probabilidad de que se produzcan estas situaciones y realizar una medición del daño que pueden ocasionar al producirse.

El mapa de riesgos se muestra a través de un panel gráfico interactivo, como un cuadro de mando, lo que permite identificar aquellas desviaciones que se producen y así, el usuario puede ir controlando los diferentes indicadores empleados.

En las organizaciones, la adecuada identificación y evaluación de riesgos es un elemento prioritario. Los entornos en los que las organizaciones trabajan, son cada vez más globalizados y sofisticados, por lo que adelantarse a cualquier situación permite tener una ventaja competitiva con respecto al resto de organizaciones.

El mapa de riesgos no debe ser elaborado por una única persona en la organización, ya que cualquier persona de la organización, independientemente del cargo que ocupe, podrá aportar su experiencia sobre los riesgos que se producen en la organización en materia de HSE. Es cierto, que se torna complejo involucrar a todo el personal, por eso, en muchas organizaciones optan porque los responsables de departamentos o mandos intermedios aporten puntos de vista únicos.

Como acabamos de decir, cuando se está llevando a cabo la elaboración del mapa de riesgos, es importante tener en cuenta a los trabajadores, ya que son los que proporcionan información a los especialistas encargados de su elaboración. Otra manera de lograr la información, puede ser a través de inspecciones y encuestas, en las que aportan sus opiniones con respecto a los riesgos que se presentan en su lugar de trabajo.

Tener en cuenta a una gran parte de la organización, nos ayudará a identificar riesgos que muy posiblemente no se consideraran, obteniendo nuevas perspectivas sobre los riesgos.

La información que se reúne para la implementación de los mapas de riesgos debe ser ordenada y estar actualizada, no tomarlo como una acción puntual. Se trata de recopilar datos y analizarlos para que ayuden en la selección de acciones preventivas aplicadas en el futuro.

Tras recopilar la información mediante la identificación y evaluación de los riesgos, se lleva a cabo el análisis para lograr resultados y sugerencias de mejora.

El mapa de riesgos HSE es una buena herramienta de control interno que permite mostrar de forma visual los riesgos HSE a los que la organización está expuesta. Entre otros aspectos, el mapa de riesgos permite:

• Ver las amenazas a las que están expuesta la organización.
• Realizar la medición de cada riesgo (probabilidad*impacto)
• Establecer los niveles aceptables de riesgos HSE.
• Seleccionar aquellos riesgos que deberían ser tratados con prioridad para poder lograr un control sobre ellos.

Las etapas que debemos de seguir son las siguientes:

• Identificación: Para que los riesgos no identificados, sean detectados y gestionados adecuadamente.
• Medición: De gran importancia para conocer la probabilidad de que dichos riesgos HSE se produzcan y conocer también la severidad.
• Monitorización: Para establecer las diferentes estrategias que hay que abordar para la adecuada gestión de los riesgos HSE. Se trata de emplear herramientas vivas que ayuden a tener un nivel aceptable de riesgo en la organización.

Después de identificar cada riesgo, se podrá elaborar un plan de acción con el objetivo de gestionarlos correctamente. Los planes de acción pueden convertirse en ocasiones en proyectos de gran relevancia.

Los riesgos HSE hacen referencia a todos los elementos, como pueden ser: objetos, herramientas, instalaciones, condiciones ambientales, actividades humanas, etc., con potencial de causar daños sobre los trabajadores y sobre el medio ambiente si no se aplican las medidas de control oportunas.

Software para la gestión de riesgos HSE

ISOTools cuenta con HSESoft, el Software líder para la gestión de los Sistemas de Salud, Seguridad Laboral y Medio Ambiente.

¿Qué podrá lograr con la solución de gestión de riesgos de HSESoft?

• Controlar todo el ciclo de riesgos ambientales y en personas. Desde la identificación, evaluación del riesgo inherente y residual.
• Establecer controles operacionales. Con actividades planificadas en el tiempo para asegurar la implementación de los controles y la eficacia de los mismo.
• Mostrar la información de forma visual en mapas de calor e informes personalizados. Favorece la toma de decisiones y la definición de prioridades.

Lleve a cabo una gestión integrada de todos los riesgos HSE que impactan negativamente en su organización. HSESoft simplifica estas gestiones, ya que:

• Ayuda a identificar los riesgos HSE a los que esté sujeta la organización.
• Simplifica el inventariado de los riesgos.
• Vincula los controles asociados a esos riesgos.
• Notifica automáticamente las acciones a realizar a las personas responsables.
• Permite determinar los riesgos que generan un mayor impacto.
• Genera informes para adoptar mejores decisiones.

Si necesita ver una demostración del HSESoft, solicítela de forma gratuita haciendo clic. El acceso le llegará de forma inmediata y así podrá probar por sí mismo esta excelente solución tecnológica.

Plan de Prevención de Riesgos Laborales

En materia de Prevención de Riesgos Laborales o PRL, según el país, existen diferentes normativas y órganos que velan por garantizar la seguridad y salud laboral.

En España, la ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en su artículo 16, habla del Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva.

¿Qué es un Plan de Prevención de Riesgos Laborales?

Se trata de una herramienta mediante la cual es posible integrar la actividad de carácter preventivo de la organización en el sistema general de gestión y, además, determina la política de prevención de riesgos laborales.

Es imprescindible que este documento esté accesible en cualquier sede de la organización y estará disponible para las autoridades competentes en esta materia.

¿Qué contiene un Plan de Prevención de Riesgos Laborales?

Este plan se establecerá a través de un documento que tendrá una extensión mayor o menos en función de las características de la organización, no obstante, quedará recopilada la siguiente información:

• Detallar el nombre de la empresa, la actividad que desarrolla, el número y peculiaridades de las diferentes sedes de la organización y el número de trabajadores, teniendo también en consideración, las características que puedan influir en prevención de riesgos laborales.
• Es muy importante reflejar la estructura organizativa con la que cuenta la organización, considerando todos los niveles jerárquicos. En el documento, también quedarán descritas las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procesos y los procedimientos de la empresa.
• De igual modo, se establecerán los recursos esenciales (humanos, técnicos, materiales y económicos) para dar respuesta a la acción de prevención de riesgos en la organización, según los requisitos establecidos.

En el número 2 del artículo 16 de la ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, encontramos que los instrumentos necesarios para desarrollar la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos, son:

• Evaluación de riesgos laborales
• Planificación de la actividad preventiva

El empresario será el responsable de llevar a cabo una evaluación inicial de los riesgos derivados de la seguridad y salud de los trabajadores, considerando en todo momento:

• El tipo de actividad de la organización
• Las particularidades de los puestos de trabajo y los trabajadores que van a llevar a cabo esa función
• Los equipos de trabajo
• Las condiciones del puesto de trabajo
• Las sustancias o elementos que se empleen

Al realizar la evaluación inicial, se considerará los aspectos contemplados en el reglamento en cuestión de riesgos concretos y actividades de especial peligrosidad. En el momento en el que las circunstancias de trabajo se vean modificadas o si ha tenido lugar daños para la salud, se volvería a realizar la evaluación.

Si el resultado obtenido tras la evaluación lo requiere, será el empresario quien llevará a cabo controles de carácter periódico sobre las condiciones de trabajo y la actividad que desarrollan los trabajadores con la finalidad de identificar situaciones peligrosas.

En el momento en el que los resultados de la evaluación proporcionen información de la posibilidad de situaciones de riesgo, será el empresario el que adopte las acciones adecuadas para suprimir o minimizar e incluso controlar los riesgos detectados.

Estas acciones preventivas serán planificadas por el empresario, se establecerá la fecha en la que se ejecutará la acción, quien será el responsable de realizarla y los medios humanos y materiales requeridos para lograr el objetivo. Para garantizar que todo se desarrolla según lo establecido en el plan, el empresario procederá con seguimientos continuados.

Si tras estos seguimientos se identifica que las actividades de prevención no cumplen con su fin, se modificaran por parte del empresario, persiguiendo, por encima de todo, la protección de la seguridad y salud en el trabajo de los empleados.

Software para prevención de riesgos laborales

ISOTools es el software para realizar un control de la SST, pudiendo adaptarse a las necesidades de la organización. Este software permite gestionar de forma integral desde el hallazgo hasta el análisis para la toma de decisiones, fundamental durante la gestión de un plan de prevención de riesgos laborales.

Haciendo uso de ISOTools, las organizaciones pueden evitar tanto sanciones como multas debido a incumplimientos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, además de reducir al mínimo los riesgos a los que pueden someterse los empleados, y es que ISOTools permite la gestión de riesgos de forma automatizada.

Haciendo uso de ISOTools, la organización podrá gestionar el ciclo completo de riesgos, desde la identificación de riesgos, su evaluación, la aplicación de controles y los planes.

Con el software ISOTools, puedes planificar todas las actividades establecidas en el plan de prevención de riesgos, pudiendo realizarlas en terreno, conocer el grado de avance en tiempo real de las actividades, y dar seguimiento al cumplimiento para tener bajo control el avance de las actividades y tomar decisiones.

Contratistas

Las organizaciones consideran la seguridad como uno de los componentes más relevantes, por este motivo, el uso de sistemas de control de accesos toma importancia y se emplean para tener el control, la gestión y la monitorización de las entradas y salidas del personal de la organización y de los contratistas.

Ya hemos indicado que garantizar un correcto control de acceso a las instalaciones es muy importante, pero si además se trata de instalaciones peligrosas, podemos afirmar que es un tema más sensible.

En el control de accesos hay que tener en cuenta la seguridad física y la de prevención de riesgos laborales.

Hay organizaciones que cuentan con un alto número de trabajadores, pero que, además, tienen a empresas subcontratadas para desarrollar actividades recurrentes o para realizar proyectos puntuales. En estos casos, es fundamental tener el control de los trabajadores de dichas empresas contratistas.

Puede resultar habitual que al producirse un accidente entre los trabajadores de las subcontratas, estos impacten de algún modo sobre los propios trabajadores de la organización, siendo un tema de gran preocupación en las organizaciones y donde es necesario invertir recursos.

Es una realidad que los incidentes y accidentes se producen a diario, pero, ¿qué podría hacer una organización para minimizarlos?

La empresa puede elaborar un plan de trabajo que considere diversos aspectos. En primer lugar, hay que identificar cuáles son los accesos que están a disposición del personal.  De igual modo, se llevará a cabo una determinación de responsabilidades en materia de seguridad y salud laboral en los diferentes departamentos de la organización.

Siguiendo con las medidas que se pueden realizar, destacamos el análisis de todas las actividades que se desarrollan en la organización por parte de empresas contratistas, ya sean puntuales o asiduas y su concurrencia con los trabajadores propios.

Es el momento de revisar y garantizar que se cumplen las obligaciones de carácter preventivo de los contratistas y por supuesto, de mejorar los canales de comunicación con ellos.

Otra buena práctica es llevar a cabo dailys, son reuniones diarias en aquellos puntos de la organización donde exista y mayor número de trabajo desarrollado por empresas contratistas.

Para profundizar e integrar todos estos aspectos en la cultura de empresa, esta deberá establecer un plan de capacitación y concienciación en materia de seguridad y salud en el trabajo entre los mandos intermedios y el resto del equipo.

Tras llevar a cabo este plan de trabajo, es imprescindible ponerlo en práctica. Por ejemplo, las organizaciones deberían establecer un único punto de acceso para el personal de las empresas contratistas. Ejecutará el plan de comunicación que hayan establecido, donde además se habrá establecido la formación en materia de prevención laboral que sea necesaria.

Se recomienda hacer uso de una solución tecnológica que permita la gestión de contratistas, de este modo se garantizará que los contratistas llevan a cabo sus actividades según las medidas preventivas que están definidas. Pero esta solución tecnológica, también puede ayudar a comunicar adecuadamente los riesgos que sabemos que se producen dentro de las instalaciones y que afectan a los contratistas, para que, si fuese indispensable, se adopten las medidas y el uso de equipamientos de protección.

¿Qué beneficios aporta a las organizaciones?

Las empresas que apliquen medidas de control de acceso a las instalaciones por parte de las organizaciones contratistas y que trabajen en una adecuada gestión de ellos, logran un impacto muy positivo al reducir e incluso suprimir los accidentes entre los trabajadores de la misma. Igualmente, se garantiza el cumplimiento de las obligaciones de carácter preventivo que tienen estos contratistas.

Un aspecto a destacar para las organizaciones es el tema de las sanciones administrativas. Una adecuada gestión de los contratistas permite evitar por completo este tipo de sanciones, reduciendo los costos que tienen vinculadas y logrando mejorar los vínculos con la administración pública.

Entre los empleados y empresas contratistas, se produce un incremento de percepción de seguridad a la hora de realizar sus actividades.

Y aunque lo mencionemos en último lugar, no podemos olvidar que las organizaciones consiguen un gran reconocimiento.

Software para la Gestión de Contratistas

Con ISOTools, las organizaciones que quieren optimizar la gestión de contratistas ven resultados a corto plazo. ISOTools permite su gestión unificada, garantizando el control de acceso a instalaciones y favoreciendo su involucración en el sistema.

Hacer uso del software ISOTools permite que la empresa:

• Mejore las relaciones y las actividades de los diferentes contratistas y partes interesadas.
• Unifique toda la información y facilita la explotación de información.
• Inventaríe, categorice y realice el ciclo de vida de los contratistas y los trabajadores.
• Cuente con un sistema de avisos para garantizar la ejecución de las tareas.
• Proporcione a sus contratistas un portal propio para reportar la información solicitada.
• Garantice la confidencialidad de la información tratada.

HSE

Al momento de pensar en continuidad del negocio tal vez pensemos en qué es lo que se debe hacer para que mi empresa siga funcionando si algo malo pasa y sí, es exactamente eso lo que se busca a través de estos modelos.

Generalmente cuando se diseñan estrategias o se implementan modelos para ello, se piensa en términos del objeto principal del negocio y de cómo está operando actualmente.

• ¿Qué pasa si fallan mis equipos electrónicos, o pierdo la información?
• ¿Qué pasa si pierdo clientes por no tener un producto de servicio de calidad?
• ¿Qué pasa si la economía afecta mis finanzas?

Estas y más preguntas se plantean al momento de definir un plan de continuidad del negocio; pero y el Sistema de Gestión HSE, ¿Cómo aporta a que, en caso de que algo malo suceda, la organización pueda seguir vigente?

A partir de la implementación de los planes de emergencias y contingencias de la organización, la disciplina HSE ha iniciado su aporte en la continuidad del negocio. No es el único aporte, pero si uno de los más importantes, y lo iremos viendo a lo largo de este artículo.

El plan de emergencias y contingencias: Elemento clave en la continuidad del negocio

El plan de emergencias y contingencias establece los lineamientos y controles a tener en cuenta en caso de que una emergencia de origen natural, antrópica o de origen social, se manifieste. Punto importante dentro de la continuidad del negocio ya que una emergencia de este tipo, materializada, puede llevar al cierre de la organización.

Para definir las estrategias o controles a implementar en caso de que la emergencia se materialice, es decir, la definición del plan de emergencias, es necesario llevar a cabo una serie de pasos.

• Realizar la identificación de dichas amenazas, incluyendo las áreas afectadas y cantidad de procesos afectados
• Definir una metodología que permita su valoración con el fin de determinar qué tan probable es que ocurra (dependiendo de variables cómo ubicación de la organización, zona geográfica, antecedentes, etc.), y si ocurre, que tan grave es su consecuencia o impacto, por ejemplo, en las personas, instalaciones o producto/servicio
• Priorizar las amenazas con mayor impacto en la organización con el fin de priorizar los controles a implementar.
• Determinar los controles a implementar para mitigar la emergencia en caso de que se materialice incluyendo procedimientos documentados.
• Capacitar a todos los actores a los que afectará la materialización de la emergencia ( Afectados y personal que atiende la emergencia).
• Realizar pruebas a los controles definidos para mitigar las emergencias, tratando de recrear lo mejor posible la emergencia.
• Evaluar la eficacia de los controles implementados y desarrollar planes de acción que permitan mejorarlos.
• Generar planes de acción conjuntos con el entorno en el que se encuentra la organización, con el fin de ampliar los rangos de acción y controlar con una mejor eficacia la emergencia

La clave del éxito o fracaso de los planes de emergencias y su aporte en la continuidad del negocio, está en verificar la eficacia de los controles establecidos, por lo que realizar la mayor cantidad de pruebas, es fundamental para el éxito.

Los planes de emergencias y contingencias deben contener dentro de sus estrategias, elementos no solo para responder ante la emergencia en sí. Debe contener además estrategias que le permitan a la organización seguir funcionando en caso de que la emergencia impacte a la organización al punto de no permitir seguir funcionando normalmente.

Para la definición de las estrategias del plan de emergencias, es necesario involucrar a la mayor cantidad de personas que puedan ayudar a definirlas. Es necesario también alinear el plan de emergencias con las demás estrategias definidas por la organización dentro de su modelo de continuidad de negocio.

Aportes adicionales de la gestión HSE a la continuidad del negocio

Cada vez, en cada país, se viene implementando legislación nacional e internacional que hace que la disciplina HSE tome más relevancia dentro de las organizaciones.

El incumplimiento de esta legislación por parte de las empresas, puede poner en riesgo su reputación, lo que pone en riesgo a su vez la continuidad del negocio.

Y no solo el incumplimiento de la legislación HSE puede producir un impacto en el Good Will de la organización; las multas por el incumplimiento pueden inclusive llevarla a su cierre total.

Los altos costos que pueden llegar a generar las incapacidades resultantes de los accidentes de trabajo, o las indemnizaciones derivadas de las enfermedades de tipo laboral, pueden llevar también a poner en riesgo la continuidad del negocio.

Generalmente la disciplina HSE no suele ser tenida en cuenta en la estrategia para la definición de los modelos de continuidad del negocio, pero como podemos ver, puede llegar a ser uno de los elementos clave del modelo a implementar.

Un Sistema de Gestión HSE correctamente planificado, implementado y desarrollado, puede llegar inclusive a salvar a la organización, llegado el caso. Es importante entonces, como responsables de HSE, tomar la batuta y darle la importancia a la disciplina dentro de las estrategias de continuidad de negocio.

Software ISOTools para la Continuidad del Negocio

No disponer de este tipo de soluciones, está claro que implica una serie de dificultades que en estos momentos, no podemos permitirnos.

El Software ISOTools para la Continuidad del Negocio le permite reaccionar y poner en marcha de manera inmediata su plan de continuidad del negocio, tal y como ustedes lo tengan diseñado.

Siga cumpliendo con las expectativas de sus clientes y proteja su negocio, con nuestro software.

En serio, ¿se plantea otra solución? Consúltenos sin compromiso.

COVID-19

La confianza es un concepto que se encuentra inherente en los seres humanos, en nuestras relaciones personales, en las acciones que llevamos a cabo, etc. Esto también se aplica a las instituciones, organizaciones y empresas, ya que deben cumplir con las promesas que realizan y ser responsables.

La pandemia del COVID-19 ha generado un gran impacto en la sociedad y ha aumentado el nivel de incertidumbre en todos los ámbitos, por lo que resulta de vital importancia reconstruir la confianza perdida.

A medida que los líderes traten de guiar a las empresas y grupos de interés de forma segura mediante esta crisis, la certeza será mucho más crítica que nunca. Para poder reconstruir la confianza depositadas por todas las partes interesadas y posicionarse mejor a lo largo del tiempo, los líderes de las organizaciones deberán centrarse en cuatro dimensiones: física, emocional, financiera y digital.

El desafío de la confianza

Las investigaciones que se han realizado de forma reciente demuestran que la confianza incrementa los resultados positivos de la organización. Esto hace que todas las comunidades que tienen una alta confianza se encuentran mucho mejor preparadas para afrontar una crisis y que tenga un crecimiento económico mucho más fuerte. Para ello es indispensable contar con una gran innovación y estabilidad, lo que se resume en mejores resultados.

En tiempos de crisis, como una pandemia, resulta fundamental aprovechar la fuente de confianza con la que difundir información, mantener la tranquilidad de los interesados y contener la enfermedad.

Ser proactivo a la hora de generar confianza durante una época de crisis puede ser un factor diferencial para un líder empresarial.

Las diferentes dimensiones que tiene la confianza

Los líderes empresariales se encuentran relacionados con distintos grupos de interés, cada uno con diferentes preocupaciones.

En todo el trayecto de generar confianza que emprenden los líderes, desde el inicio de la crisis del COVID-19, tienen que ser empáticos con cada uno de los grupos de interés, considerando sus necesidades en las cuatro dimensiones de la confianza. Para esto, es fundamental elaborar estrategias en cada una de las esferas y comunicarlas de forma oportuna y con honestidad.

Es necesario conocer lo que más le preocupa a tu grupo de interés para poder responder y ofrecer las mejores soluciones.

¿Las zonas físicas son seguras?

Para los clientes la preocupación se puede encontrar en saber si realizar reuniones presenciales es seguro, y para los trabajadores saber si están seguros en su lugar de trabajo y si se están llevando a cabo todas las medidas de seguridad necesarias.

¿Es posible evitar la interacción social?

La interacción que experimentamos los humanos es una parte esencial para nosotros. Se ha demostrado que estar encerrados y asilados puede generar graves consecuencia en la salud mental de las personas. Por este motivo, es muy importante ser responsable y establecer un mensaje cauto y honesto.

La seguridad física resulta vital en las industrias donde el contacto físico es necesario y los recursos utilizados suelen ser compartidos entre compañeros. Esta casuística también se da en el sector turísticos y en la hostelería.

La confianza emocional

Es muy importante para los clientes tener la certeza de que la organización les está contando la verdad, que cumplirá con los acordado y conocer lo que está haciendo para ayudar durante esta crisis del COVID-19.

Los líderes empresariales pueden ayudar a generar confianza centrándose en la intersección de las capacidades y el bien social que se puede llevar a cabo por los clientes y la comunidad. Interponer las necesidades de la sociedad en primer plano es una clara declaración del compromiso que tiene la organización, incluso por encima de los beneficios económicos, esto hace que se fortalezca la confianza a largo plazo.

En cuanto a los empleados, cuando se realiza la recuperación y los trabajadores comienzan a reincorporarse, los líderes deberán comunicar y asegurar a la plantilla que están regresando a entornos totalmente seguros.

La confianza financiera

Los consumidores deben conocer si pueden confiar en que la empresa tiene un comportamiento responsable durante la crisis, para los trabajadores la preocupación será si mantendrán su puesto de trabajo y si cuentan con el apoyo necesario en un momento tan difícil.

Las comunicaciones realizadas por los líderes de las organizaciones tienen que estar basadas en acciones claras y factibles, centradas en el mantenimiento de la integridad frente a la incertidumbre financiera.

La confianza digital

La privacidad de los datos personales y la seguridad son una de las cuestiones más importantes en cuanto a la confianza. Por lo tanto, es necesario que los dirigentes generen confianza con respeto a los datos personales que la empresa tiene en su poder y que sean salvaguardados de forma adecuada durante la fase de recuperación.

Los líderes de las organizaciones deberán tener en cuenta todos los riesgos cibernéticos que existen hoy en día y deberán poner todos los medios para que nos produzca ningún ataque que pueda comprometer la seguridad de la información en la organización.

Software ISOTools frente al COVID-19

Gestionar todas estas medidas, nuevas y cambiantes, informar a todo el personal y hacerles llegar los procedimientos, es un proceso que lleva demasiado tiempo si no se hace a través de una herramienta tecnológica como el Software ISOTools.

Evaluar el cumplimiento de las medidas en las instalaciones o gestionar y registrar los Equipos de Protección Personal (EPP´s) entregados y en uso de forma diaria, será una de las acciones más importantes, no obstante, hacerlo de manera manual es complicado y, seguro, lioso.

Desde ISOTools queremos facilitarles esta reincorporación, queremos automatizar y agilizar sus procesos al máximo, para que proteger la seguridad y salud de sus trabajadores, no sea un inconveniente en la continuidad de su negocio.

De igual modo, reducir el intercambio físico de documentación, es una de las medidas para evitar contagios, e ISOTools, no sólo les ofrece esa opción, sino, además, la seguridad de que sus datos quedarán registrados, seguros y accesibles, según permisos, en la nube.

Somos conscientes de vuestras necesidades, y desde ISOTools, nuestro apoyo y colaboración para superar esta situación entre todos y todas.

ISO 44001

El trabajo colaborativo frente al individual, no solo contribuye a crear sinergias entre las personas que lo llevan a cabo. También ayuda a difundir el conocimiento entre las partes involucradas, a un mayor enriquecimiento de ideas, así como a un ahorro importante de costos. En el contexto laboral, este es muy importante. Tanto es así, que la Organización Internacional de Normalización (ISO) ha creado la certificación ISO 44001 de sistemas de gestión colaborativos.

El desarrollo de proyectos y la ejecución de trabajos en colaboración no es nada nuevo. Desde hace ya décadas se ha demostrado que las empresas que apuestan por el trabajo colaborativo alcanzan mayores cotas que aquellas que promueven la individualidad entre sus trabajadores. A pesar de ello, en el contexto laboral hay muchos procesos, herramientas y actividades que potencian la individualidad. Habrá que detectarlas y replantearlas para que se puedan abordar desde un punto de vista colectivo.

La digitalización, una gran canal para promover la colaboración entre trabajadores

Aunque la tecnología pueda verse como una herramienta que permite al ser humano llevar a cabo un mayor número de actividades por sí mismo, hay que analizarla desde un punto de vista totalmente opuesto. Como una manera de conectar personas. Con su implantación en el contexto laboral, la manera de ejecutar los proyectos laborales ha cambiado paradigmáticamente. Hasta el momento, para llevar a cabo cualquier actividad o proyecto colaborativo, había que cumplir con un requisito fundamental: que todos los integrantes estuvieran presentes en el mismo lugar.

La digitalización empresarial permite a las compañías y organizaciones poder llevar a cabo proyectos colaborativos en los que profesionales de distintos países, formaciones, idiomas y organizaciones puedan trabajar en una misma dirección. Para ello solo hace falta conexión a internet y un ordenador, móvil o tablet. Por otro lado, existen herramientas que permiten recopilar datos de forma colaborativa desde distintas partes del mundo. Con este tipo de herramientas, una gerencia puede analizar datos de todas las oficinas de su compañía sin prácticamente tener que comunicarse con ninguna de ellas. Las herramientas de BI son un buen ejemplo de esto.

ISO 44001, Sistemas colaborativos de gestión de relaciones comerciales

Las colaboraciones profesionales y los proyectos llevados a cabo de manera conjuntan solo son eficaces si la relaciones entre trabajadores funcionan. Por esto surge la norma ISO 44001 de sistemas colaborativos de gestión de relaciones comerciales, cuyo principal objetivo es el de ayudar a las compañías y organizaciones a aumentar y mejorar las relaciones de colaboración, tanto de manera interna como entre otras compañías.

Dicha norma, publicada en el año 2017, aporta a las organizaciones los requisitos generales de un sistema de gestión para las relaciones comerciales, así como los pasos y componentes del proceso operativo que se debe de establecer. Al tener la misma estructura general (de alto nivel) que otros estándares normativos ISO, se facilita su integración con múltiples sistemas de gestión. También hay que señalar que cuenta con un ciclo de vida formado por ocho etapas, cuyos aspectos a regular son: garantizar relaciones sostenibles, creación, conocimiento, evaluación interna, selección de socios, trabajo en equipo, mantenerse juntos y estrategias de salida.

Como señala la propia Organización Internacional de Normalización, ISO 44001:2017 puede aplicarse tanto en organizaciones privadas como públicas de todos los tamaños, desde grandes corporaciones multinacionales y organizaciones gubernamentales, a organizaciones sin fines de lucro, así como en pymes y pequeñas empresas.

La aplicación de ISO 44001 es modular

En ISO se señala que la norma ISO 44001: 2017 puede aplicarse a una organización en varios niveles diferentes, como, por ejemplo:

• A una sola aplicación. Esto hace referencia a una unidad operativa, división operativa, proyecto o programa único, fusiones y adquisiciones. Esta aplicación se realizaría de manera interna en la propia compañía.
• Una relación individual. Incluyendo relaciones uno a uno, alianza, sociedad, clientes comerciales, empresa conjunta.
• A múltiples relaciones identificadas. Incluidas alianzas con múltiples socios, consorcios, empresas conjuntas, redes, acuerdos empresariales ampliados y cadenas de suministro de extremo a extremo. Se trata de relaciones externas con otras compañías. Un contexto en el que las relaciones colaborativas pueden resultar muy positivas.
• Pudiendo ser aplicada de manera completa en toda la organización para todos los tipos de relaciones identificadas.

No cabe duda de que este tipo de iniciativas colaborativas en las compañías, estén certificadas o no, contribuyen a mejorar la excelencia empresarial en muchos contextos de la empresa. Contribuyendo a mejorar el funcionamiento interno de la propia organización, así como su relación con otras compañías o aliados estratégicos.

ISOTools Excellence es el software de gestión para la excelencia empresarial

A través del Software ISOTools, las organizaciones tienen a su alcance la evaluación constante de su adaptación a los diferentes Modelos de Excelencia Empresarial, como es el caso de las certificaciones de diferentes estándares ISO o del Modelo EFQM.

ISOTools consigue llevar a cabo la evaluación de la calidad total de la organización englobando todos aquellos enfoques mencionados anteriormente. Por otro lado, ayuda a las organizaciones a digitalizar y automatizar los sistemas de gestión que la compañía tenga implantados.